電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された法律で複数回の改正が行われています。
直近では2022年にも改正され、そのうち、電子取引における電子データ保存の義務化については2023年12月31日まで猶予期間が設けられました。
改正電子帳簿保存法はすでに施行されており、猶予期限の終了日も刻々と迫ってきています。
そもそも電子帳簿保存法とは？というところから、電子帳簿保存法の内容、対応策について解説します。
【追記】2023年10月16日より、タイムスタンプ対応が可能となりました。
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そもそも電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿などを
電子データの形式で保存することを認め、
ルールを定めた法律です。
請求書データの該当例：7つ
- 1取引先からメール添付で受け取った
請求書 - 2ネットからダウンロードした請求書
- 3クラウドサービスを介して受け取った
電子領収書 - 4発注先指定のEDIシステムを利用して
発行した領収書 - 5Webカード明細アプリ決裁明細
- 6ペーパーレスFAXでデータ化した請求書
- 7USBやDVDで受け取った領収書データ
不正行為が発覚した場合は
罰則があります
会社として信用を失う前に、ルールに
則った運用方法に対応しましょう
電子データを電子保存する上で決めること
改ざん・削除の防止と予防
選択肢・対応方法
下記のいずれか１つを満たした状態での電子保存する
A. タイムスタンプが押されたデータをもらう
B. データ受領後にタイムスタンプを押す
C. 訂正削除の履歴が残るシステムの利用
D. 事務処理規定を設けての運用
すぐに見つけられる
対応方法
下記3つの項目で検索できる様な形で保存する
・取引年月日・取引金額・取引先
データの置き場所
対応方法
下記3つの項目で検索できる様な形で保存する
1、2を満たした状態であれば、制限はありません
※7年間の保存義務あり
例1ー ハード機器（サーバー/NAS/PC/USBなど)
例2ー クラウドストレージサービス
例3ー システム（SaaSなどのサービス上にて）
スターティアがご提案する
対応策
スターティアが提供するファイルサーバ・Lay DriveⅢと、電子データの検索要件を満たしたCOCORO OFFICEの導入によって、電子取引における電子保存の義務化への対応を、簡潔なプロセスで迅速に実施できます。
Lay DriveⅢとCOCORO OFFICEによる電子保存への対応業務フローは、下図のとおりです。
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・実行容量4TB/8TBの大容量！
・RAID6※により、HDDを4台のうち2台まで同時に保全！
・不意な電源ダウンを防止する無停電装置（UPS）とセット！
・間違えて消してしまった…安心の世代バックアップ標準搭載！
※RAID（Redundant Arrays of Inexpensive Disks、レイド）とは、複数のHDDをひとつのドライブのように認識・表示させる技術です。
万が一のHDD故障時にもデータ復旧・アクセスを可能にする安全性の向上や、複数HDDへの分散書き込みによるデータ保存の高速化など、RAIDモード毎に特長があります。
よくあるご質問
しかし、2022年1月1日以降は事務手続きの負担軽減のため手続きが不要となりました。
電子保存自体も任せている場合は、「取引年月日/社名/金額」で検索できる要件を満たしているか念のためご確認ください。 ※電子データ：領収書・請求書・納品書・注文書・見積書
※令和3年のデータ
①PDFをプレビューしながらファイル名を変更できないため、時間がかかる
②7年間の保存義務がある為、件数が多いとファイル名のみの検索は難しい
※複数の条件で検索出来た方が運用的には望ましい
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