2021-02-25 13:36:13

コロナ禍で登場のオンライン名刺（交換）ってあり？使い方とメリット・デメリット

オンライン名刺（交換）とは？

オンライン名刺（交換）とは、QRコードやURLなどを使って名刺情報を交換できるサービスのことです。
オンライン名刺のサービスはいくつかあるので内容には多少の違いはありますが、
現状では、名刺管理ツールのなかに名刺交換機能が含まれていることが多いです。

初対面でオンライン会議をするときなどに、オンライン名刺のURLを送ったり、
バーチャル背景にQRコードを表示したりするという使い方がメインとなりますが、
SNSやメールなどにURLを添付することも可能です。

オンライン会議にて顔合わせをしたものの、連絡先の交換をしておらず連絡が取れない…といったにケースは意外と多いです。
複数名でのオンライン会議では、先にメールでやりとりをした代表者１名の連絡先はわかるものの、
他の方はわからずじまいで改めて連絡先をお伺いする…といった手間が発生しているパターンもあります。
オンライン名刺交換を行うことで、こうしたケースを防ぐことができるでしょう。

名刺の役割とは？

近年では、データでのやりとり、メールやSNS、ビジネスチャットサービスなどの利用が増えていることから、
名刺交換は必要ないのではないか？という声も聞かれます。そもそも、名刺の役割とは一体なんでしょうか。

名刺交換では、その場で名前や部署名、役職名を確認することができ、
スムーズに商談を進めることができますし、お名前を間違えてしまうというようなリスクも減らせます。
メールの署名にも同じような情報が記載されていますが、それよりも名刺の方が印象に残りやすいというメリットもあるでしょう。

また、名刺に記載されている内容をもとに、アイスブレイクを行うことも多いものです。
珍しいお名前であれば、ご出身を訪ねたり、お名前の由来を尋ねたり、部署名から詳しい仕事内容を尋ねたりすることもできますよね。

そして名刺があるということは、一つの身分証明であると考えている方もいらっしゃいます。
逆に、名刺の準備がないことにより、先方が信頼感を損ねる可能性もあるでしょう。

このように、名刺にはただ情報を伝えるだけではない価値があります。
コロナ禍に限らず、リモートワークが増え、オンライン会議活用の機会が増えて行くことが予想される今、
オンライン名刺も併せて活用する価値があるのではないでしょうか。

オンライン名刺（交換）サービスの利用方法

オンライン名刺（交換）サービスの利用方法は簡単です。
以下に、一般的な手順をご紹介します。

①名刺管理またはオンライン名刺サービスのアプリやシステムに利用登録します。

②自身の名刺や名刺情報を登録します。

③名刺情報が入ったURLやQRコードが発行されます。

④発行されたURLを相手に送ります。
・相手が同じオンライン名刺サービスを利用している場合
相手がシステムに登録している名刺情報が送り返されます。また送った名刺情報も簡単にシステムに登録することができます。
・相手が同じオンライン名刺サービスを利用していない場合
サービスによって異なりますが、QRコードを読み取って自分の名刺を撮影し送り返してもらう方法が多いようです。また、表示される電話帳に情報を入力してもらうことができるサービスもあります。

⑤取得した名刺情報を名刺管理システムに登録します。（名刺管理システムの場合）
同じオンライン名刺サービスを利用していない相手であっても、送った名刺は利用しているデバイスに保存することが可能です。
オンライン会議の際にチャットを通じてURLを送ることもできますし、
会議の案内を送る際に、自社の参加者のオンライン名刺URLを事前に送っておくという方法もあります。
他に、発行されたQRコードをオンライン会議用のバーチャル背景に埋め込んで使用するという方法もあります。
こちらであれば、オンライン会議が始まって挨拶をするタイミングで、
相手にスマートフォンなどでQRコードを読み込んでもらい、名刺情報を取得してもらうことができます。

オンライン名刺（交換）サービスのメリット

①非対面で名刺交換ができる

一番のメリットは、対面をしなくても名刺交換と同等かそれ以上の情報を交換できるということです。
まだまだ収束の兆しが見えない新型コロナウイルスの感染防止対策だけでなく、働き方改革も関連して、
リモートワークの増加や、オンライン会議の増加が予想される今、
非対面でお互いの情報を交換し合あえることは大きなメリットといえるでしょう。

②通常の名刺より多くの情報が掲載できる

一般的な名刺のサイズでは、記載できる情報に限りがあります。
オンラインの名刺であれば部署、役職、名前、住所、電話番号、メールアドレスなどの基本情報以外にも多くの情報を記載することができます。
例えば、人となりを表すようなメッセージや情報を記載することで、よりスムーズに関係性が構築できるかもしれません。

写真の掲載は、顔と名前を併せて覚えてもらうために非常に有効ですが、
名刺には写真を載せていなかったり、載せていても小さすぎてわかりにくい場合があります。
その点、オンライン名刺ではより大きく鮮明に写真が表示できるので、顔と名前を同時に覚えていただきやすいというメリットもあります。
また、オンライン名刺であれば、記載されたURLから会社のホームページなどに直接飛ぶこともできる点も大きなメリットです。

③名刺作成コストが抑えられる

オンライン名刺にも利用費用はかかりますが、名刺の作成には用紙代に印刷代と使えば使うほどコストがかかります。
特に写真を入れたり、カラー印刷をしたり、特殊な用紙を使っている場合などは、一枚あたりの費用もそれだけ高くなります。
名刺の作成代を考慮して内容や印刷方法を決めている場合、
オンライン名刺になれば気にすることなくより多くの情報を載せたり、凝ったデザインにしたりすることができます。

④名刺を切らすリスクがない

従来の名刺であれば、名刺を切らしてしまうというリスクがありますが、オンライン名刺であればその心配はありません。
また従来の名刺との併用ではなく、対面の場合でもオンライン名刺を利用するようになれば、名刺忘れというリスクもなくなります。

⑤名刺を紛失するリスク

相手からオンライン名刺で情報をもらうことができ、システムに登録することができれば、名刺を紛失するリスクがなくなります。
初めてのお会いした方に対して、お礼のメールを送ろうとしたら名刺が見当たらず焦った…といったこともなくなるでしょう。

⑥名刺情報の管理がしやすい

従来の名刺であれば、持ち帰ってその情報を社内のシステムなどに登録する必要があります。
しかし、オンライン名刺はそもそもデータとしての情報を交換するため、
名刺交換が完了したと同時に名刺管理システムに情報が登録されることが多く、手間が省けます。

そもそも、データではなく紙の名刺でそのまま個々に管理しているということであれば、
データ管理にすることで検索やその後の活用がしやすくなり、営業活動やマーケティングに大きく貢献してくれるでしょう。
その上、社内での名刺の情報共有もしやすくなり、さらにビジネスを加速させることにつながるかもしれません。

⑦商談日時やメモなどが残しやすい

基本的に、オンライン名刺を交換した場合はその交換した時間が記録されるため、いつやりとりしたのか確認ができます。
加えて、オンライン名刺に商談内容などをメモすることができるサービスがついていることが多く、
今後につながる情報を残しておくのにも便利です。

⑧普段名刺をあまり使わない内勤担当でも活用しやすい

通常、名刺を交換するのは営業などの外勤担当者が多いです。
その後に内勤担当の営業アシスタント担当者などとやりとりすることはあっても、名字以外の情報を知る機会はほとんどないでしょう。
しかしこうした内勤担当者も、オンライン名刺の交換を行うことで、よりスムーズなやりとりができる可能性があります。
対面であっても、オンラインであっても、一度顔を合わせてやりとりをしていること、
写真であってもどんな人なのかがわかった状態であることは心理的な距離を縮めるため、
思った以上にスムーズなコミュニケーションに影響します。

オンライン名刺（交換）サービスのデメリット

①オンライン名刺（交換）サービスの利用料がかかる

オンライン名刺（交換）サービスは無料ではありません。導入すれば、一定のコストが発生します。
そもそも、名刺を使う機会が少ない企業の場合は、印刷代よりもコストがかかってしまう可能性もあります。
無料トライアルをうまく活用し、かかる費用とメリットをしっかりと比べてから導入するようにしましょう。

②現状はまだ利用者が少ない

同じオンライン名刺サービスを利用していなくても名刺の交換はできますが、
まだ新しいサービスであるがゆえに、そもそもオンライン名刺というサービス自体に不慣れな人がほとんどです。
交換がうまく行かない場合や、オンライン名刺に対して否定的な人がいる可能性も考えておかなければなりません。

③システム側の影響を受ける

例えば、システム側がメンテナンスに入ってしまったり、何らかの障害が起こってしまったりした場合、
サービス自体が利用できないという可能性があります。
また、万が一サービスを終了してしまった場合にも、その影響を受けることになります。
クラウド型のサービスであれば、その影響は特に大きいです。
サービスを提供する企業のサポート体制についても、事前に調べておく必要があります。

最後に

オンライン名刺（交換）サービスはまだ生まれたばかりです。
今後、スタンダートになるのか、なくなってしまうのか、正直わからないところはあります。
ですがもし、これまでオンライン会議などを行う中で、一度でも名刺交換ができないことに不便を感じたことがあるのであれば、検討してみる価値はあるのではないでしょうか。

オンライン名刺の利用コストはサービスによって異なりますので、
興味のある方は一度サービスを運営している企業に問い合わせてみてください。
無料トライアルを実施していることが多いので、一度利用してから導入を決めることをお勧めします。