2022-02-10 15:32:49

ビジネスフォンが故障！原因・チェックポイントなどトラブル解消のための対応策

オフィスでは、内線・外線での通話に対応したビジネスフォンが利用されています。
ビジネスフォンは比較的、法定耐用年数の長い機器ですが、何らかの原因により故障することは避けられません。
ビジネスフォンが故障すると電話対応や取引先への連絡ができなくなるため、速やかにこうした故障に対応しなければなりません。

こちらでは、ビジネスフォンが故障する原因や対応策についてお話しします。

ビジネスフォンについて動画解説！

ビジネスフォンの仕組みとは

ビジネスフォンは、家庭用の一般的な電話とは異なります。
家庭用電話は、電話回線と電話機を直接つなぐだけで使用可能です。
対してビジネスフォンでは、電話機と電話回線の間に「主装置」という機器が組み込まれます。
この主装置によって複数の外線・内線の共有、保留転送など企業の電話対応に役立つ機能を実現しています。

主装置の役割

ビジネスフォンの構成要素のひとつである主装置の役割についてもう少し詳しくお話しします。

主装置の主な役割は外線と内線、もしくは内線同士をつなぐことです。
主装置があることにより、1つの電話回線で複数の電話機を利用できるようになります。
また、番号データを記録する電話帳機能が搭載された主装置も一般的です。

ビジネスフォンまでの構成

ビジネスフォンの代表的な構成要素である「電話回線」「ONU」「ルーター」「主装置」「ビジネスフォン端末」についてそれぞれ解説します。

電話回線

電話回線とは、固定電話・電話交換機を接続する回線のことで、電話で通話をするためには、必須の構成要素です。
電話回線は主に、アナログ回線、ISDN回線、光回線の3種類があります。

アナログ回線は最も古くから普及している電話回線です。
銅線によって、音声をアナログ信号で伝達します。
ISDN回線は、銅線を利用してデジタル信号を伝える回線です。
音声情報のデジタル化により、アナログ回線と比較して音声が良質になりました。

現在最も主流な光回線は、ガラス線を利用して光の点滅によって情報を伝える回線です。
インターネットの回線として一般的ですが、電話回線としても使用されています。

ONU

ONUは「Optical Network Unit」の略であり「回線終端装置」を意味します。
光回線とパソコンなどの端末を接続するための機器です。

ルーター

ルーターは、異なるネットワーク同士を接続するための機器です。
ルーターを介することで、1つの回線を複数の端末で利用できるようになります。

ビジネスフォン端末

通話を行うためには、ビジネスフォン端末が必要です。
受話器と番号ボタンがある点は一般的な家庭用電話機と同じですが、他にもビジネスフォンならではの特徴があります。

ワンタッチで任意の内線につなげるボタンや、番号を表示させる液晶パネルが搭載されたモデルが代表的です。

ビジネスフォンの故障例

オフィスでビジネスフォンを日常的に使用していると、故障が起こることがあります。
以下では、代表的なビジネスフォンの故障例をご紹介します。

発着信不良

考えられる故障例のひとつが、発着信不良です。
発信しているにもかかわらず相手に届かない、相手からの電話がこちらに届かない、といったトラブルが起こることがあります。
業務上の電話であれば連絡が滞ることになるため、こうしたトラブルが頻発するのは大きな問題です。

液晶画面の不具合

ビジネスフォン端末の液晶画面には、発着信している電話番号・アドレスデータなどが表示されます。
しかし、不具合によってこうしたデータが見にくくなったり、そもそも表示されなくなったりするケースがあります。
ビジネスフォンの利便性を著しく損ねる不具合です。

通話中のノイズ

ビジネスフォン端末での通話中にノイズが入る、通話が途切れるといったトラブルが起きることがあります。
最初は気にならない程度でも、通話ができなくなるまで悪化する場合があるため、不具合に気づいた時点で早めに対処しておきましょう。

ビジネスフォンの故障で考えられる原因とは

上述したようなビジネスフォンの故障はどのような原因で起こるのでしょうか。
実際の故障例はビジネスフォン端末ではなく主装置の経年劣化によって起こるケースが大半です。

ビジネスフォンの故障で考えられる代表的な原因をご紹介します。

ホコリの侵入

代表的な原因は、主装置へのホコリの侵入です。
主装置のケースの隙間からホコリが侵入すると、内部の回路が接触不良になり不具合が起きる場合があります。

ビジネスフォン端末本体はデスクの上など目立つ場所に置かれることが多いため、清掃を行いやすいですが、主装置は目立たない場所に設置されることが多いため、放っておくとホコリが付着してしまいがちです。
ホコリによる故障を防止するためには、電話機本体だけではなく主装置に関しても定期的な清掃が求められます。

機器の劣化

主装置のなかにはCPUユニットという基盤が組み込まれています。

CPUユニットはビジネスフォン全体を処理する役割を担っており、24時間365日稼働しています。稼働時間が長くなってしまうことで負荷がかかってしまい、必然的に劣化が早く進んでしまうのです。
多くの場合、CPUユニットの不具合は主装置の再起動によって改善しますが、こうした不具合が頻発する場合は別の対処法を検討しなければなりません。

配線の老朽化

接続している配線の劣化によって不具合が起こることもあります。
ビジネスフォン本体、主装置、細かなケーブル類は定期的に交換するのが一般的ですが、見えない配線については長期間放置されがちです。
そのため、経年使用によって老朽化しているケースは少なくありません。

主装置やビジネスフォン端末を交換するタイミングで、配線の状態も確認することをおすすめします。

ビジネスフォンが故障した際のチェックポイント

上述したようなビジネスフォンの故障が起きた場合は、原因の究明に努めましょう。
以下では、具体的にチェックしていただきたいポイントをご紹介します。

電源が入っているか

基本的なことではありますが、ビジネスフォンは電源が入っていなければ利用できません。
ビジネスフォン端末本体だけではなく、主装置、ルーター、ONUまですべての機器の電源が入っているか確認しましょう。
ケーブルの抜け落ちなどで、電源が入っていないケースがあります。

一部の電話の問題かすべての電話が使えないのか

一台の端末のみが使えない場合は、端末の問題と言えます。修理や交換を視野に入れましょう。
社内の一部、例えば特定の島の電話のみが使えない場合、考えられるのはケーブル配線の問題です。
社内すべての電話が使えない場合は、システムそのものに根本的な問題が起きているか、回線の問題と考えられます。

配線に問題はないか

主装置とビジネスフォン端末をつなぐ配線が正常に接続されているか確認してみましょう。
外観上は問題がないように見えても接続されていないケースがあるため、ケーブルを抜き差ししてみてください。
装置に問題が起きていない場合は、こうした配線チェックだけで解決することがあります。

主装置を再起動して回復するか

主装置のCPUユニットに不具合が起きている場合、通常は主装置の再起動で回復します。
再起動する場合は必ずマニュアルを確認し、製品に合った方法で実施してください。
メーカーが想定していない方法で再起動すると、内部の電話帳データが破損したり、主装置がさらに故障したりすることが考えられます。

主装置の内部で回路のショートなどが起きている場合は、再起動でも回復しません。
一般の方が装置を分解して修理するのは困難なため、メーカーや販売業者に修理を依頼しましょう。

また再起動で回復した場合も、不具合の頻発によって再起動をしても直らなくなる可能性を鑑みて、機器の入れ替えを検討した方が良いかもしれません。

回線に不具合が起きていないか

ビジネスフォン全体が利用できない場合は、回線そのものの不具合も疑いましょう。
災害などにより、回線に障害が発生する場合があります。
復旧作業が行われている場合は、回線業者のホームページなどでアナウンスされますが、状況がわからない場合は直接問い合わせてみることをおすすめします。

ビジネスフォンと回線の業者を統一すれば、問い合わせの工数を減らして問題解決をスムーズに進められます。

治らない場合はビジネスフォンの修理を

ビジネスフォンの不具合は、ユーザー側では治らない場合があります。
ビジネスフォンが使えない状態を放置しておくことは好ましくないため、なるべく早めに修理を依頼しましょう。

修理期間・費用の目安

一般的には、ビジネスフォンの導入と同時に定額保守契約を締結します。
月々定額の料金を支払うことで、修理サポートを無料で受けられます。
定額保守契約を締結していない場合は、修理費用を実費で負担しなければなりません。

実費で修理を依頼する場合、ビジネスフォン端末の故障であれば3,000～5,000円程度の費用が発生します。
修理の規模が全体に及ぶ場合は、工賃や作業員の派遣費用などを総計して25,000～35,000円の費用負担が発生します。

修理は数日から数週間に及ぶことがあります。
その間は電話を利用することができないため、取引先や顧客にあらかじめ連絡しておくようにしてください。
事業者によっては修理完了までの代替機を提供してくれるケースもあるため、確認してみましょう。

故障が続く場合はビジネスフォンの入れ替えも検討

あまりに故障が頻発する場合、同じビジネスフォンを修理して使い続けるのは賢明ではありません。
そうした場合は、ビジネスフォンの入れ替えを検討しましょう。

一口にビジネスフォンと言っても、メーカーや製品によって細かく性能が異なります。
故障を機に、より自社にあったビジネスフォンへの入れ替えを検討してみてはいかがでしょうか。

新品のビジネスフォンは初期コストがかかるので避けたいという方には、中古のビジネスフォンを導入するという選択肢もあります。
中古のビジネスフォンであっても、基本的な機能は問題なく利用可能ですが、IP電話なら新品でも初期コストをぐっと抑えられます。
それぞれの良さがありますので、プロに相談しながら検討してみてください。

まとめ

ビジネスフォンの故障事例や対処法についてご紹介しました。
企業において電話が利用できない状況は一刻も早く復旧しなければなりません。
まずは、主装置の再起動、配線のチェックなど、ユーザー側でできることを落ちついて実施してください。

原因や対処法がわからない場合は、無理に自力で対処しようとせず、メーカーや販売業者にサポートを依頼しましょう。
スターティアでは、ビジネスフォンの導入から導入後の保守まで一括でサポートするサービスを提供しています。
ご状況に応じた最適なプランを案内しているほか、設定に関する問い合わせや障害発生時のサポート体制も充実しています。
オフィスの電話環境を構築したい場合は、ぜひご相談ください。