電話はオフィスに必要不可欠な設備のひとつです。
 
多くのオフィスでは、電話環境としてビジネスフォンが導入されていますが、ビジネスフォンを導入する際に検討しなければならない要素が回線の種類です。
 
こちらでは、ビジネスフォンの概要やビジネスフォンに接続する回線の種類について解説します。

また、注目していただきたいビジネスフォンの機能についても解説しますので、オフィスに電話環境を用意したい場合は参考にしてください。

 

ビジネスフォンの概要とメリット

まずは、ビジネスフォンがどういったものなのかおさらいしておきましょう。
 
ビジネスフォンとは、外線と内線を複数接続できる電話機のことです。

一般家庭に普及している電話機は、1つの本体に1本の電話回線しか接続できません。
 
対してビジネスフォンは、複数の電話回線を接続できるほか、内線で電話機本体同士を接続できます。
 
家庭用の電話機と異なり、複数の通話を同時に処理することが可能です。
 
1人の従業員が電話で通話している状況でも、他の従業員が別の電話をかけたり受けたりすることができます。
 
外部との電話のやり取りが多いオフィスでも、電話回線の専有によって連絡できなくなるケースを防げる点がメリットです。
 
また、内線を活用することで保留や転送による取り次ぎができます。

受付担当が電話をとり、必要に応じて担当者へ取り次ぐ、といった対応はビジネスフォンによって実現されているのです。

ビジネスフォンに接続される電話回線

ビジネスフォンに接続される電話回線として、以下の3種類が挙げられます。
 

• アナログ回線
• ISDN回線
• 光回線・IP電話

それぞれの電話回線について解説します。

アナログ回線

アナログ回線は、一般的な家庭で使用されることが多い電話回線です。
 
銅線にアナログ信号を通して通話の音声を伝え、音声を直接回線に送ることから糸電話のような回線と言えます。

銅線が安価だったことから、戦後のインフラとして一気に普及しました。
 
近年の新しい電話回線と比較すると、1回線あたり同時に1つの通話しかできない点がデメリットです。

そのことから、同時に複数の電話を処理しなければならないオフィスの電話回線として向いていません。
 
一方で、通話の安定性については現在でも高く評価されており、停電や災害時でも問題なく通話できるケースが多いようです。

このことから、特に重要な施設につながる電話回線に、あえてアナログ回線を選択している企業もあります。

ISDN回線

ISDN回線は、アナログ回線と同じように銅線を使用している電話回線のことです。
 
ただし、アナログ回線とは異なり、通話の伝送方式をデジタル化しています。
 
この変更により、アナログ回線と比較して音質が向上しています。

ビジネスフォン用の電話回線としては、1つの回線で2までの通話ができる点がメリットです。

また、既設のメタル回線を使用するため、回線設置の費用を抑えられます。
 
一方、通話料金が高い点がデメリットとして挙げられます。

光回線・IP電話

光回線、光ファイバーの回線を使用する新しい回線です。
 
1つの回線で複数の通話を処理できることから、ビジネスフォンに接続する電話回線として普及しています。

また、インターネット用の回線を利用することで実現された低料金化も、急速に普及した要因のひとつです。
 
IP電話は、「インターネットプロトコル」という技術を利用してインターネット回線で通話を行うサービスのことで、通話料金の安さがメリットであり、オフィス用の電話サービスとして人気です。

ビジネスフォンの電話回線選びはチャンネル数に注目

上記のとおり、電話回線の種類によって同時に処理できる通話の数が異なります。
 
1回線あたり処理できる通話の数は、その回線の「チャンネル数」によって変わります。
 
ビジネスフォンの電話回線を選ぶ際は、チャンネル数に注目することが大切です。

ピーク時にかかってくる、もしくはこちらからかける電話の数相応にチャンネル数がなければ、不都合が生じてしまいます。
 
一方で、チャンネル数を増やすとコストがかかるほか、ピーク時以外は無駄になってしまうのが問題です。
 
業態や業種によっても異なりますが、オフィスに必要なチャンネル数の目安は、従業員数の3分の1程度だと考えられています。

回線数・チャンネル数・電話番号数の違いをおさらい

回線数、チャンネル数、電話番号数は混同されがちですが、それぞれ意味が異なります。

ビジネスフォンを設置するうえでは、これらの用語の違いについて理解しておくことが大切です。
 
回線数、チャンネル数、電話番号数の違いについて解説します。

回線数

回線数は、外部から施設に入ってくる電話線の数を意味します。

同時に通話できる数や、施設の電話番号の数と一致しているとは限りません。

チャンネル数

チャンネル数は電話を処理できる数、つまり電話の発信・受信を同時にできる数のことです。
 
上記のとおり、電話回線によってチャンネル数は異なります。
「電話回線のチャンネル数×電話回線数」が、その施設のチャンネル数ということになります。

電話番号数

電話番号数は、その施設に割り振られている電話番号の数です。
 
同じ施設内で、FAX用、各フロア用など、違う電話番号を複数使用するケースがあります。
 
電話回線数やチャンネル数とは必ずしも同じではありません。

ビジネスフォン選びで注目すべき機能

ここまでは、電話回線の選び方について解説しました。

オフィスでストレスなくビジネスフォンを利用するためには、本体の機能に注目してビジネスフォンを選ぶことも大切です。

以下では、ビジネスフォンの代表的な機能について解説します。

保留転送

保留転送は、電話を一旦保留にして、任意の電話機に転送する機能です。
 
最初に電話を受ける人が問い合わせに対応できるとは限りません。
 
他の従業員がやり取りしたほうが適切な場合は、一般的に一度保留し、別の担当者の電話番号に転送することが可能です。

代理応答

代理応答とは、任意の電話機で他の電話機にかかってきた通話に応答できる機能です。
 
例として、遠くに設置されている電話機が鳴っており、誰も応答する様子がないとします。

代理応答機能を利用すれば、その電話を近くの電話機で応答できます。
 
鳴っている電話機のそばに行かなくても応答できるため、特に広いオフィスなどでは役立つ機能です。

リダイヤル発信

リダイヤル発信は、過去に発信した番号にボタンを押すだけで発信できる機能です。
 
一般的にビジネスフォンには数十件程度の発信履歴が蓄積されます。

履歴から選択し発信するだけで発信できるため、番号入力の手間がかかりません。

オートリダイヤル

オートリダイヤル機能は、電話をかけた相手が話中だった場合、自動的に後でかけ直す機能です。
 
話中で連絡がつかなかった後にかけ直し忘れるのを防ぐことができます。

ワンタッチダイヤル

ワンタッチダイヤルは、あらかじめ登録しておいた機能をボタンひとつで実行できる機能です。
 
外線への電話だけではなく、内線も登録できます。

短縮ダイヤル

短縮ダイヤルは、任意の電話番号への発信を短い番号入力で実行できる機能です。
 
「001」など短い番号に好きな電話番号を割り振ることができます。

電話でやり取りしている取引先が多いケースなどに便利な機能です。

不在転送

不在転送は、不在時にかかってきた電話を指定の電話に転送できる機能です。
 
一時的に席を離れる場合は、近くにある内線電話を転送先に指定しておくことで、自分にかかってきた電話に応答できます。

携帯電話に転送できるサービスもあります。

不在メッセージ

不在メッセージは、不在時に内線がかかってきた際に、相手の電話機に不在を知らせるメッセージを表示させる機能です。
 
戻ってくる時間も伝えられるため、相手の手間を軽減できます。

話中呼出

話中呼出は、オフィスで電話中の別の電話機を呼び出せる機能です。
 
担当者が通話中に別の電話が来た場合などに役立ちます。

コールウェイティング

コールウェイティングは、通話中にかかってきた電話に最初の電話を一度保留にして対応できる機能です。
 
一般的には、「キャッチホン」と呼ばれています。

内線会議通話

内線会議通話は、内線でつながれた複数の電話機で会議のように通話できる機能です。
 
複数人で打ち合わせをしたい場合に活用できます。

コストを抑えたければ中古のビジネスフォンもおすすめ

ビジネスフォンを導入する際には、回線の設置、工事、本体の購入などで大きなコストがかかります。
 
少しでもコストを抑えたい場合は、中古のビジネスフォンを導入するのもおすすめです。

最新機能は搭載されていませんが、基本的な機能は新品と大きな差はありません。

それほど電話対応が多くないオフィスであれば、十分に使用に耐えうるでしょう。

 
一方で、中古品であることから状態は品物によって異なります。

本体の傷や黄ばみなど、経年劣化が見られる可能性があります。
 
また、故障のリスクが高い点にも注意が必要です。
 
ビジネスフォンの寿命は一般的に10年程度だと考えられています。
 
導入した時点で劣化が進んでおり、数年でリプレイスが必要になるケースも考えられます。

まとめ

ビジネスフォンを導入する場合は、回線の種類、及びチャンネル数について慎重に検討することが大切です。

少なすぎると複数の電話が同時にかかってきた際に応答できなくなるケースがあります。
 
一方で、多すぎてもコストがかかるため、一般的には従業員数の3分の1程度のチャンネル数を用意するのが目安です。

ビジネスフォン本体を選ぶ際は機能に注目するとともに、コストが懸念される場合は中古も検討しましょう。
 
現在は、スマホをビジネスフォンとして活用する選択肢もあります。
 
スターティアでは、ビジネス電話環境として利用する「ビジネスフォン」のサービスを提供しています。
 
ぜひご検討ください。

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