2021-03-31 10:00:32

社内会議より難易度高！オンライン商談のメリット・デメリットと実施のポイント8選

新型コロナウイルスの影響で急増したリモートワーク。
それに伴い、社内会議や他社との打ち合わせがオンライン（WEB）になった会社も多いのではないでしょうか。
そして、オンラインになったのは社内会議や打ち合わせだけではありません。商談の場もオンラインで行うことがありますよね。
商談は対面よりも難易度が高いと感じている人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンライン商談のメリット・デメリットと、実施する際のポイントをご紹介します。

オンライン（WEB）商談とは？

商談といえば単なる打ち合わせとは異なり、契約が決まるか決まらないかという、より重要な場面です。
従来の商談であれば用意した資料を見ながら、お互いの顔を見て話を進めていきます。
プロジェクターなどを使ってプレゼンテーションを行うこともあるでしょう。
そして無事話がまとまったら、契約書にサインをしていただくことになります。

オンライン商談では、この一連の流れをパソコンやタブレットを使用し、オンラインで画面を見ながら行います。
契約書の締結は電子契約の利用、もしくは後日書類を郵送でやりとりをすることになります。

オンライン商談のメリット

オンライン商談のメリットは感染症の予防ができることだけではありません。他にも多くのメリットがあります。

移動のための費用や時間を削減できる

対面での商談となると、商談場所まで移動するための交通費や時間が必要です。
しかしオンライン商談の場合、パソコンなどのデバイスと通信環境が整えば、自宅やオフィスなどで実施することが可能です。
電車で行ける範囲はもちろんのこと、飛行機や新幹線を利用しなければならないような遠方の場合、
大幅な交通費と時間の削減ができます。

会議室確保の必要性が減少する

静かな環境で通信するために会議室が必要な場合もありますが、お客様側が来客用に会議室を確保する必要はありません。
また、受付対応やお茶出しなどの手間も省けます。

日程調整がしやすい

移動時間が不要となるため、こちら側の時間提示の幅を広く持つことができます。
先方としても会議室の確保が不要な場合も多く、日程調整がしやすいメリットがあります。
場合によっては、出先などから先方担当者に参加いただくこともできるので、さらに日程調整の幅が広がります。

商談数を増やしやすい

移動時間や費用が削減され日程調整がしやすいことにより、商談数を増やしやすくなります。
商談数が増えれば、それだけ契約できる可能性も上がりますので、売上拡大につながるといえます。

商談を取り付けやすい

オンライン商談は時間や場所の制約が少なく、お互いに負担が少ないため、お客様としても気軽に商談の場を提供しやすくなります。
訪問してもらってまで…という場合でも、オンライン商談であれば心理的なハードルが低いため受け入れてもらえる可能性が高まるでしょう。
ただし、こちらはある意味、商談が成立する可能性が低い顧客との接点が増えてしまうことでもあるので、
自社の営業体制や、商品の特性などによってはデメリットになるかもしれません。

商談を録画できる

商談を録画できることのメリットは3つあります。
①メモをし忘れた場合、理解に不安がある場合などに、振り返りができる。
録画していることが前提であれば、メモをすることに気を取られずに商談に集中できます。
②社内の情報共有に活用できる。
本来であれば参加すべきであった人や上司に、その日の商談内容を見て状況をリアルに把握してもらうことができます。
③教育に活かせる。
優秀な営業社員の商談を録画しておけば、同行をしなくても、いつでもその映像を見せて学ばせることができます。
また、新人の商談を録画しておき、それを先輩や上司などに見てもらって、アドバイスをもらうこともできますよ。

オンライン商談のデメリット

オンライン商談には多くのメリットがありますが、デメリットもあります。
それを踏まえた上で実施するようにしましょう。

通信障害が起こる可能性がある

オンライン商談では、通信障害によって音声が乱れたり、画像が乱れたりする可能性があります。
聞き取りづらいことはもちろん、映像が乱れることは、思った以上にストレスになるものです。
せっかくのわかりやすい説明も、音声が途切れてしまっては正しく伝えることが難しいでしょう。
場合によっては、オンライン商談を途中で中断しなければならない可能性もあります。

お客様がオンライン会議（商談）に慣れていない場合がある

リモートワークやオンライン会議が増えてきているとはいえ、慣れた企業ばかりではありません。
オンライン商談をすることに抵抗がある場合や、先方にオンライン会議システムの使い方の説明が必要な場合もあります。
自社サイドについても、まだまだ不慣れだという場合もあるでしょう。

相手の表情や心情を汲み取りづらい

画面で相手の姿を見ることができても、やはり対面している時と比べて、表情はわかりにくいものです。

「退屈している」「興味を持っている」などの心情は、表情だけではなく、
体全体の動きからも読み取ることができるため、画面から心情を汲み取るのが難しいといえます。
事前に資料を送付して手元に印刷してもらうこともできますが、お客様に手間をかけてしまいます。
そのため事前に資料を送付しつつも、画面共有にて説明をすることが多いと思いますが、
画面共有をしている間は小さな画面で相手の表情を確認することになり、さらに様子を読み取るのが難しいといえるでしょう。

有形商材を手に取って見てもらうことができない

持ち運び可能な有形商材を扱っている場合、対面であれば見本を持参して直接見てもらうことができます。
しかし、オンラインではそれができず、商品の魅力を伝えるのが難しくなります。

信頼関係を築くのが難しい

対面する場合と比べると、やはり信頼関係を築くのは難しくなります。
対面よりは時間をかけて信頼関係を築いていく必要があるでしょう。
コロナ禍においては仕方ない部分はありますが、今後対面が可能となった際には、
ある程度の信頼関係が築けてから、オンライン商談に移った方が良い場合もあります。

オンライン商談を実施する時のポイント8選

オンライン商談を成功させるためのポイントを8つご紹介します。

①通信環境の事前確認を行う

通信環境が悪く、音声や画像が乱れてはうまくいくものもうまくいかなくなってしまいます。
できれば、お客様と事前に通信環境の確認を行っておきたいですが、難しい場合は自社サイドだけでも確実に通信ができるかどうか確認をしておきましょう。
また、通信が乱れやすい場所、時間帯などがないか色々と試しておくと良いですね。

②事前に資料を送付する

必ず事前に確認いただけるわけではありませんが、商談前に資料を送付しておきましょう。
先に目を通していただけていれば、商談はスムーズに進みます。
また、先方の興味の強さをはかるポイントにもなるでしょう。

③ゆっくり、はっきり話す

対面と比べて、どうしても聞き取りづらいことが多いため、ゆっくり、はっきりと話すことを心がけましょう。
「聞き取りづらい」と思われてしまうと、相手の話を聞きたいという気持ちが薄れてしまいます。

④自己紹介の時間を作る（オンライン名刺交換をする）

名刺交換をした後、アイスブレイク的にお互いの自己紹介をする時間を持つことも多いと思いますが、
オンライン商談では名刺交換ができません。
オンラインでも、名前だけでなく簡単に自己紹介をする時間を設けると、その後の商談がスムーズに進みやすくなります。
オンライン名刺ツールを使用している場合は、そちらを活用するのも一つの方法です。

⑤理解度の確認や質問の確認を定期的に行う

お客様側に不明点などが出てきた時に対面と違い、表情でこちらが察したり、
お客様が手をあげて知らせたりすることが難しい場合も多くあります。
そのため意識的に「何か質問はございますか？」といった言葉かけを行い、お客様の理解度を確認しながら進行しましょう。
スライドを共有して説明をする場合は、あらかじめ質問を投げかけるページを設けておくのも1つの方法です。
また、一方的に話し続けるのではなく、適度な間を設けることで相手が発言しやすい状況を作ることも心がけましょう。

⑥声に出して相槌を打つ

対面であれば、小さく頷くことや目をしっかり見ることで興味を持って聞いていることを伝えることができますが、
オンライン商談ではそれが伝わりづらいものです。
対面よりも、声で伝わる情報が重要になってきます。
そのため、相槌は声に出して表現をすることを心がけましょう。

⑦対面よりも短い時間で終了することを心がける

オンライン商談は、対面の商談比べて時間が長く感じやすいといわれています。
対面以上にわかりやすい資料を作成し、端的に伝えられるように準備しましょう。
対面での商談が1時間程度であれば、オンライン商談は30〜40分程度を所要時間の目安としておくと良いです。

使用する資料に関しても、注意が必要です。
おそらく、対面商談と同じ資料では情報が多すぎて読み込むのに時間がかかってしまいます。
視覚的に理解できるようにしたり、伝える情報を絞り込んだり、と資料を工夫することで、
読んでもらえる資料にすることを心がけましょう。

長く感じる原因には、話が一方的になりやすく、うまく意思疎通ができていないことが影響していると考えられるので、
スキルを磨けば解決できる問題ではあります。
1時間、時間をいただけた場合はどのように商談を進めるのか、しっかりとシミュレーションをして臨むようにしてください。

⑧商談後のフォローはより早く、丁寧に

オンライン商談は対面商談と比べて記憶に残りにくく、熱が冷めるのが早いといわれています。
商談後のフォローはより早く、丁寧に行うことを心がけましょう。
商談が終わったら、遅くとも当日中に、『商談のお時間をいただいたお礼』『いただいたご要望の確認と対応期日』『質問があればその回答』『お客様にご判断いただく事項の期日』などをお送りします。
オンラインでの対応は、スピード感があることが1つの大きなメリットになりますので、商談後のフォローもスピード感を持って実施してください。
もう一度商談が必要な場合も、日程調整のしやすいオンライン商談の特徴を活かし、あまり期間をあけずに次の商談日を設定することをお勧めします。

最後に

コロナ禍を生き延びるためにも、オンライン商談をうまく活用するスキルはぜひ身につけておきたいことだと思います。
また、この状況が落ち着き、対面での商談を安心して行えるようになったとしても、
オンライン商談を組み込むことで、幅の広い顧客対応が可能になるのではないでしょうか。
オンライン商談のメリット・デメリットを理解し、コツをつかんで、新たな契約につなげてくださいね。