2022-01-31 17:06:16

電子帳簿保存法の申請方法は？法改正で申請・承認が不要になる？

電子帳保存法は頻繁に改正が実施されており、その度に電子帳簿の保存要件が緩和されています。
事業者にとっては、電子帳簿を保管するハードルが下がってきているといえるでしょう。
2022年1月の改正ではついに申請が不要になり、事業者は好きなタイミングで電子帳簿の保存を開始できるようになりました。

こちらでは、電子帳簿保存法の改正内容や対応についてお話しします。

電子帳簿保存法について動画解説！

2022年1月に改正された電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、どんな法律なのでしょうか。以下では、電子帳簿保存法の概要や、これまでの変遷についてお話しします。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、ビジネスで作成される書類を電子データで保存することを認め、ルールなどをまとめた法律です。以下のような書類が対象です。

・帳簿
仕訳帳、総勘定元帳
・決算関係書
賃借対照表、損益計算書、棚卸表
・重要書類
契約書、納品書、請求書、領収書
・一般書類
見積書、注文書、検収書

電子帳簿保存法が制定された主な目的はペーパーレス化の促進です。
紙媒体での書類や帳簿のやり取り・保管は古くから一般的ですが、効率やコストが問題視されていました。

一方で、スキャンデータでの書類保存、コンピュータで作成した書類での取引などは、書類の有効性・信頼性を保つのが難しかったことも事実です。
電子帳簿保存法はこうした電子データの有効性・信頼性を担保し、ペーパーレス化された効率的な業務プロセスの実現のために施行されています。

電子帳簿保存法の変遷

電子帳簿保存法の施行は1998年にさかのぼります。施行当初は、コンピュータによって作成された国税関係の帳簿・書類のみを対象とする法律でした。
以降は時代のビジネスニーズやトレンド、税制改正を反映し、対象範囲の拡大や要件緩和による改正が何度か行われています。

2005年の改正では、スキャンデータによる書類保存が認められるようになりました。
一方で、「3万円未満のものに限られる」「電子署名がなければ認められない」といった条件付きでした。

2015年の改正では、上述した金額の制限がなくなり、さらに電子署名が不要になるという要件緩和が行われています。
タイムスタンプの付与や第三者による定期検査、複数人で作業を行うことなどが義務付けられ、要件がさらに明確化されました。

翌年の2016年にはデジカメ、スマートフォンで撮影したデータもスキャンデータと同様に認められるようになりました。

2019年にはスキャナ保存の認証を受けている事業者は、過去分の重要書類のスキャナ保存が可能になりました。
また、JIIMA認証を受けているソフトを使用している場合に限り、申請が簡略化されました。

2020年の改正では、ECサイトでの決済、ネットバンクのWeb明細、クラウドソーシングで発行した請求書など、システム上で完結した電子取引が税務上で認められることになりました。
また、改ざんできないように保護して管理することなどが、新たな条件として追加されました。

そして2022年の1月、さらに新たな改正が行われました。

電子帳簿保存法は改正によってどう変わった？

2022年1月の改正によって電子帳簿保存法はどのように変わったのでしょうか。
以下では、スキャナ保存、電子取引データ保存、電子帳簿保存の3点から変更点についてご案内します。

スキャナ保存

スキャナ保存においては、事前承認制度が廃止になりました。また、他の部分での要件緩和も多く見られます。

これまで必要だった自署は不要になり、タイムスタンプは、付与期限が最長2カ月と大幅に長期化されました。
また、訂正や削除の履歴が残るなどの要件を満たしたクラウドシステムに保存する場合は、タイムスタンプ自体が不要です。
さらに、複数人による保存チェックや定期検査も不要になりました。

電子取引データ保存

電子取引データについても、スキャナ保存と同様にタイムスタンプ付与の猶予が延びました。
また、要件を満たすシステムを使用している場合に限りタイムスタンプが不要になる点も同様です。
検索要件に関しても、項目の限定や要件の廃止といった緩和が見られます。

一方で、要件が厳しくなった部分もあります。
電子取引データを紙で保存しておくことはできなくなりました。
改正後は、データが原本の明細、書類などを紙で出力すると、税務上の証拠として認められなくなります。

電子帳簿保存

電子帳簿は、改正以降「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」に分類されます。
「その他の電子帳簿」とは、訂正・削除の履歴保存、検索可能といった要件を満たさなくても認められる簡易的な帳簿です。
改正前の要件をすべて満たさなくても認められますが、電子帳簿としての有効性を有しています。

一方で、改正前の要件を満たす帳簿は「優良な電子帳簿」として分類されます。
その他の電子帳簿と比較して要件が厳しくなりますが、申告漏れがあった際の加算税が5%に軽減されるメリットがあります。
また、青色申告で特別控除を受ける場合は、優良な電子帳簿での届出が必要です。

最大の要件緩和である申請・承認フローの廃止

大きな要件緩和のひとつといえるのが、申請・承認フローの廃止です。

これまで、国税関係の書類や帳簿を電子データ・スキャンデータで保存する場合は、3カ月前までに税務署長に申請し、承認を受ける必要がありました。
この条件のため、任意のタイミングで電子帳簿保存を始めることができなかったのです。
また、申請に関わる手続きも決して簡単ではありませんでした。

改正後は、この申請・承認が廃止されるため、事業者の好きなタイミングで電子帳簿保存を開始できるようになりました。
また、電子取引は、もともと申請が不要です。今回の改正で国税関係帳簿・書類・電子取引すべてにおいて事前申請が不要になりました。

緩和だけではない！義務化と制限

上述した要件緩和だけではなく、厳しくなった部分もあります。
気をつけなければならないのが、電子取引によって授受した国税関係書類のデータ保管は、任意ではなく義務だという点です。
紙に出力して保存していても、税務処理上は認められません。
国税関係書類をデータで受信するすべてのケースが「電子取引」に該当します。

例として、請求書のPDFをメールの添付ファイルで受信する場合や、請求書発行サービスなどを利用する場合もすべて「電子取引」です。申請が不要になる点も踏まえると、これまで電子帳簿保存法を意識していなかった企業にも関係してくることが考えられます。

また、タイムスタンプが必要な点にも注意しましょう。
例として、請求書添付のメールを保存しているだけでは適法にはなりません。
自社がどんな電子取引を行っており、どんな保存方法に切り替える必要があるのか判断しなければなりません。

電子帳簿保存法の対応に遅れるとどうなる

電子帳簿保存法は2022年1月に改正されました。
電子帳簿保存法の改正は、2021年12月10日に公表された『令和4年度税制改正大綱』の中で「やむを得ない事情がある場合」は令和5年12月31日まで猶予が与えられることになりました。

改正への対応に遅れた場合や、改正内容を知らずに改正前のオペレーションを継続していた場合にはどのようなリスクが考えられるのでしょうか。

改正に対する理解の現状

電子帳簿保存法の改正に直接関わるのは、企業の経理担当です。
電子取引データ保存が義務化されることを考えると、ほぼすべての企業の経理担当が改正内容について正しく理解しておく必要があります。
現状では、どの程度理解が広がっているのでしょうか。

株式会社ラクスは電子帳簿保存法に関する意識調査の結果を2021年10月25日に公開しています。
「電子帳簿保存法の改正内容について知っていますか」という質問に対し、対象者の24.1%が「知らない」、49.3%が「詳細までは知らない」と回答しました。
7割超の経理担当が、電子帳簿保存法の改正について十分に理解していなかったことになります。

改正直前や改正後に対応を急ぐのは、準備不足や誤解が生じることも考えられるためおすすめできません。
自社の経理担当が改正について正しく理解しているか確認しましょう。
またご自身が経理を担当しているという方は、改めておさらいしておくことをおすすめします。

法改正の対応遅れによって考えられるリスク

改正への対応遅れによって考えられる具体的なリスクをご紹介します。

青色申告の承認取り消し

青色申告には、最大65万円の特別控除が受けられる、欠損金を繰越できるなど、多くの恩恵があります。
しかし、上述したとおり、提出する電子帳簿によっては青色申告の承認を取り消されることがあるため注意が必要です。
青色申告が取り消された場合、事業者としての信用が落ちてしまうケースもあります。一度取り消されると、1年間再申請ができません。