2023-04-12 09:00:51

仕事を効率化させるアイデアを紹介

仕事の効率化は、企業の生産性を向上させるため、また従業員がストレスなく仕事を進めるために重要です。

単に「早く終わらせるのを心がけること」では、仕事を実際に効率化させることは難しいでしょう。
明確なアイデアを用意して、仕事に取り組んでいくことが大切です。

この記事では、仕事を効率化させるための具体的なアイデアの代表例を紹介します。

作業の優先順位を決めておく

１つ目の効率化アイデアとして、「優先順位を決めること」が挙げられます。

まず、その日の仕事を見つめ直し、整理することが大切です。
さらに、それぞれの作業に優先順位をつけることで、現実的に無理のない範囲で仕事を進められるようになります。
具体的には、ToDoリストを作成するのがおすすめです。

現在のタスクをリストで書き出すことで、本日中に終わらせるべき仕事と先延ばしにできる仕事を分けます。
さらに、それぞれの作業に優先順位をつけると、業務時間のなかで作業を効率的に配置できるようになるでしょう。

また、時間帯に合った作業を配置することも重要です。
例として、頭が冴えている午前中に負荷が大きい仕事を配置すると、午後に行うよりも効率的に進めることができます。
反対に、集中力が低下してしまいがちな午後には、簡単な仕事を配置するのがおすすめです。

特に重要ではない仕事に関しては、完璧を求めないことも大切です。
細かな作業にこだわっていると、成果が小さいのにもかかわらず時間ばかりが奪われてしまいます。
作業内容によっては終わらせることを重視し、クオリティはあまり気にしないようにしましょう。

ショートカット機能を利用する

オフィスでの作業の大部分を占めるのは、パソコンでの作業でしょう。
パソコンでの作業は、積極的にショートカット機能を利用すると大幅に効率化されます。

以下は、Windowsでの代表的なショートカット機能です。

機能	キー
コピー	［Ctrl］＋［C］
ペースト	［Ctrl］＋［V］
切り取り	［Ctrl］＋［X］
クリップボード履歴閲覧	［Windows］＋［V］
すべて選択	［Ctrl］＋［A］
スクリーンショット	［Windows］＋［Shift］＋［S］

任意のアプリケーションをショートカットキーで起動することも可能です。

例としてWidowsでは、デスクトップのアイコンの「プロパティ」を開き、「ショートカット」の「ショートカットキー」を設定すると任意のキーを組み合わせてアプリケーションを起動できます。

細かな作業でも、何度も反復すると時間がかかります。
「この作業にショートカット機能を利用できないか？」という着眼点を常に持つことが大切です。

タイピングを練習する

正確で速いタイピングを身につけることは、オフィスでの業務の基本といえます。

あらゆる作業で役立つため、オフィス作業ではまずタッチタイピングを身につけるようにしましょう。
自己流のタイピングでは不都合が生じてくることがあるため、ホームポジションに準拠したタイピングを身につけることが重要です。
フリーで利用できるタイピングソフトなどがあるため、積極的に利用してスピードと正確性を高めましょう。

また、常に使うことになるキーボードの使用感も決して軽視できません。
効率を重視するのであれば、打鍵感やストロークに注目してキーボードを選びましょう。
ノートパソコンを利用している場合も、搭載されているキーボードの使用にこだわらず、柔軟に外付けキーボードの使用を検討しましょう。