2023-04-28 12:08:24

【中小企業向け】IT担当者がやることと7つの重要業務

近年、非エンジニアがさまざまなIT業務を兼任するケースが増えました。
主な理由は人材不足ですが、重要度の高い業務を兼任担当者に一任するのは極めてリスキーです。
そこで今回は、中小企業のIT担当者がやるべき7つの重要業務を解説します。
なぜIT業務を専任人材に任せるべきなのか、複数の観点からご紹介しましょう。

高まるIT業務の重要性

政府のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進やテレワークの浸透など、近年はIT領域においてさまざまな「変化」が起きています。
その上で中小企業を筆頭に、IT業務の重要性が高まっているのです。

これまで多くの中小企業は、社内のIT業務をPCやシステムに詳しい人が兼任担当する傾向にありました。
人件費の関係から専任人材を置かなかったり、経営者自らが対応していたりと、IT業務の優先度を下げている企業は少なくありません。

しかし、DX推進などの流れを受け、IT業務の重要性が再確認されました。
事実、社内にテレワーク環境を整備したり、自社のセキュリティ対策を見直したりと、さまざまな施策を講じる企業が増えた印象です。

こうしたIT業務は、IT担当者である専任人材に一任するのが望ましいでしょう。
では、IT担当者の主な業務とは一体どのような内容なのでしょうか。

中小企業のIT担当者がやること

ここからは、中小企業のIT担当者が担う業務を7つにわけてご説明します。

1.ITトラブルの対応

自社システムなどのITトラブルを解決したり、ヘルプデスク業務を担ったりする仕事です。
前提として、オフィスで働く人達は、全員がITに精通しているわけではありません。
ITトラブルにより業務が滞り、専任人材の知識や経験が求められるケースもあるでしょう。

兼任担当者ではカバーできない領域も多く、十分なITスキルを有する専任人材の必要性を感じさせます。
専任人材にヘルプデスク業務を一任する場合、自社には以下のメリットがあると考えられます。

● マニュアルやFAQを作成し、社内で共有できる
● 基本的なITトラブルの解消
● IT業務のアウトソーシング
● ITに関する情報共有や社員教育の実践

社内の簡易的なIT業務はマニュアル化し、誰でも対応できるよう整備するのが理想です。
自社に最適化されたマニュアルやガイドライン、FAQを専任人材に作成させることで、IT業務の効率化や改善が期待できるでしょう。

また、基本的なITトラブルの早期解消（復旧）、IT業務のアウトソーシングなども可能です。
社内リソースが不足すると判断した場合、ノンコア業務を中心とするIT業務をアウトソーシングするのが効率的です。

その際、どの仕事をどのような会社にアウトソーシングするのか、現状把握から分析、選定ができる人材を置くのが望ましいでしょう。

2.IT資産の保守・管理

社用PCやコピー機・複合機、ハードディスクなどの記憶媒体、ソフトウェア、IDやパスワードなどを一般に「IT資産」といいます。

社内のIT資産を管理・運用することも、IT担当者の大切な仕事です。
とりわけ重要度が高いのは、社内におけるセキュリティ対策でしょう。

社員一人ひとりのアカウント情報やハードウェア・ソフトウェアのアップデート管理、ライセンス管理、社内ネットワークの管理は、IT担当者の重要業務です。
こうして見るだけで、非IT人材の兼任担当者ではカバーが難しいと判断できます。

それにもかかわらず、企業のセキュリティ対策は極めて重要です。
万が一、顧客情報の漏洩が発生した場合、自社の信用失墜は避けられません。

情報漏洩リスクを回避するのはIT担当者の役目であり、顧客情報などを扱う企業は、そうした専任人材を設置する責務があります。

3.ITベンダーとのコミュニケーション

社内のDX化が進むにつれて、業務効率化を目的としたOA機器を導入する可能性があります。

たとえば、新システム導入時はソフトウェア・ベンダーから運用方法や管理・保守の説明を受けることになります。
その際にベンダーを選び、コミュニケーションを取るのも、IT担当者の役目です。

上記の通り、従業員や役員、経営者すべてがITに精通しているとは限りません。
IT担当者は自社の代表として、ベンダーと直接やりとりすることになります。
主にIT担当者が担う仕事は、次の4つです。

● 新しい機器・設備の見積もり比較
● 導入時の社内における役割分担
● サポート体制および範囲の品質チェック
● ベンダーの担当者や組織としての体制チェック

たとえば、社内に新しい業務システムを導入するとします。
導入費用を抑えるには、複数のベンダーに相見積もりを取り、費用や工数、納期などを比較検討しなければなりません。
その良し悪しを見極めるのがIT担当者の役目といえます。

また、システム導入時の役割分担、ベンダーのサポート体制や範囲、担当者および組織の質を判断するのも、IT担当者の大切な仕事です。
ITスキルなくしてこれらの対応は困難であるため、専任人材を雇って設置するメリットは大きいでしょう。

4.社用PCの保守・管理

現代のオフィスワークでは、一人一台のPCを運用するのが当たり前となりました。
一方、社内で運用するPCの台数が増えたことにより、それを管理する人材もまた必要です。

IT担当者は、新入社員に新しい社用PCを用意したり、退職する社員からPCを預かって初期化・廃棄したりする役目があります。
さらに社用PCを一斉に入れ替える際も、予算内から適切な機種を選ぶのが仕事です。

とりわけIT担当者が携わるのが、社用PCの調達と導入でしょう。
調達とは文字通り、新しいPCを選んで業務に取り入れることです。

その方法には「購入」「リース」「レンタル」の3種類があり、コストや保守・管理などの側面から、最適な調達方法を見極める必要があります。

たとえば、「購入」は中長期的に見るとコスト面で有利ですが、「リース」および「レンタル」は保守・管理をベンダーが代行してくれます。
保守・管理業務を賄えるのであれば、「購入」で導入するのがベストでしょう。

一方、IT担当者のリソースが厳しい場合、「リース」または「レンタル」で保守・管理をベンダーに一任するのも手です。
IT担当者は、社用PCの最適な調達方法をケースバイケースで選択しなければなりません。

5.社内セキュリティの強化

上記で触れたように、企業における「情報」の取り扱いには細心の注意が必要です。
社内における情報セキュリティの強化は、IT担当者に課せられた最重要任務といえるでしょう。

IT担当者が把握すべきポイントは、次の通りです。

● アカウント管理
● 最新アップデートファイルの適用（ハードウェア・ソフトウェア）
● ウイルス対策
● データバックアップ
● サイバー攻撃からの多層防御

最大の情報漏洩リスクは、企業を狙ったサイバー攻撃にほかなりません。
社内ネットワークに悪意ある第三者の侵入を許した場合、顧客情報やアカウント情報が盗まれるおそれがあります。

自社から脅威を守るためにも、社内セキュリティの強化は必須といえるでしょう。

6.ITテクノロジーの活用による業務効率改善

DX推進の本質は、先端テクノロジーを活用した業務効率改善にあります。
いわば「企業のデジタル化」であり、段階的に施策を実行し、業務効率化を図るのが一般的です。
IT担当者は、いかに事業を継続させながらデジタル化を進めるかを考えます。

たとえば、ファイルクラウドベースの共有ストレージの導入を検討するとしましょう。
サービスを選定する上で、IT担当者が意識を向けるべきポイントは、次の4つです。

● 課題を整理し、導入する目標を決める
● 情報収集をする
● 外部の専門家に相談する
● 導入して最適化・定着を促す

まず行うのは、社内業務における課題の洗い出しです。
書類管理や事務作業など、手作業だと非効率的な業務は数多くあります。

たとえば、承認を目的とした各種書類への押印もその一つです。
近年はハンコのデジタル化が進んでおり、承認をビジネスチャットで済ませる企業も増えています。
これにより、工数や業務負荷を大幅に削減でき、業務効率化が期待できるでしょう。

7.自社のDXの推進

自社のDX促進においても、IT担当者の重要業務です。
そもそもなぜ企業は、DX推進を図るべきなのでしょうか？

その背景にあるのが、2018年に経済産業省が提唱した「2025年の崖問題」があります。
経済産業省のレポートによると、日本の企業が2025年までに社内のデジタル化を進めない場合、莫大な経済的損失に見舞われるとしています。
同年に経済産業省は「DX推進ガイドライン」を公表し、企業へのDX推進を促してきました。

「2025年の崖問題」を回避するためにも、社内へのIT人材の設置は急務です。