2023-09-21 09:00:44

複合機の法定耐用年数は？減価償却の基礎知識とともに解説

オフィスに複合機を導入する場合、多くのケースで最初に印刷枚数などの機能や費用面に着目します。

しかし、性能や費用と同様に大切なのが、「法定耐用年数」に関する理解です。

法定耐用年数は、複合機の減価償却方法やリース期間など、さまざまな要素と密接に関連しています。
そのため、法定耐用年数の知識が不足していると、適切ではない機種を選択してしまい、経済的な損失を招くリスクが高まります。

本記事では、複合機の法定耐用年数や減価償却、リース期間に関する基本的な知識をわかりやすく解説し、お客様の複合機選びをサポートします。
最後に、スターティアが提供する複合機・コピー機のリースやレンタルサービスもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

複合機の法定耐用年数とは？

複合機やコピー機などの資産価値が高い機器には、法定耐用年数が定められています。

法定耐用年数とは、法律で決められた「本来の機能を保ちながら使い続けることができる期間」のことです。

「減価償却資産の耐用年数等に関する省令」（昭和四十年大蔵省令第十五号）によって定められています。
複合機を導入する場合、法定耐用年数を理解しておくことが重要です。

こちらでは、一般的な複合機の法定耐用年数と、期間を過ぎた場合の扱いについて解説します。

一般的な複合機の耐用年数

一般的に、複合機およびコピー機の法定耐用年数は5年とされています。

ただし、5年で必ず寿命が訪れるというわけではなく、定期的なメンテナンスにより、複合機やコピー機の寿命を延ばすことは可能です。

上記の数字がもっとも意味を持つのが、減価償却処理を行うタイミングです。

減価償却とは、固定資産の購入にかかった費用を、使用可能期間で分割して経費計上する会計処理のプロセスを指します。
ここでいう使用可能期間が法定耐用年数のことです。

たとえば100万円の複合機を導入した場合、その年の経費として100万円をまとめて計上するのではなく、原則20万円ずつを5年にわたって減価償却することになります。
ただし、上記はあくまで固定資産を購入した場合のルールです。
リースやレンタルなど、自社が所有する資産とみなされない場合には、減価償却を行う必要はありません。

法定耐用年数は使用期間を制限するものではない

法定耐用年数は、実際の使用期間を示すものではありません。
あくまで税法上の減価償却の基準となる期間です。

5年が過ぎても複合機が正常に動作している場合、引き続き使用することは問題ありません。

実際、多くの企業や組織では、法定耐用年数を超えて複合機を使用しているケースが多数見受けられます。
ただし、どのような機器であっても、長期間ハードに使い続けていると故障のリスクが高まるのは事実です。

複合機を導入する場合は、メーカーが指定する使用法を守り、日常的にメンテナンスを行うことが大切になります。

複合機の減価償却方法と種類

複合機の減価償却の方法には、「定額法」と「定率法」の2種類があります。

定額法は、毎年一定額の償却額で経費計上を行う方法です。
たとえば、複合機の導入に150万かかった場合、原則30万円ずつを5年間にわたって経費計上することになります。
減価償却の期間については、該当資産の法定耐用年数を参照します。

一方、定率法は償却金額が毎年変動する方法です。
残存価額に対して一定の割合で償却額を計算します。

具体的には「未償却の残存価額×定率法の償却率」の計算式で算出が可能です。償却率は法定耐用年数ごとに定められており、複合機（5年）の場合は0.4となっています。

以下、定額法と定率法の選び方や少額減価償却資産の特例、複合機の勘定項目について解説します。

定額法と定率法の選び方

減価償却を行う際、定額法と定率法のどちらを選ぶかは、資産の種類と法人か個人事業主かによって変わります。

前提として、法人の場合は原則、定率法が適用されます。
ただし、建物・建物付属設備・構築物を減価償却する場合は、定額法を選択しなければなりません。

また、複合機などの定率法が適用される資産についても、「減価償却資産の償却方法の届出書」を税務署に提出することで、減価償却の方法を変更できます。
個人事業主の場合は、原則定額法が適用されます。

ただし、機械装置・車両運搬具、工具器具備品については、届出書を提出することで、定率法へ変更することも可能です。
定額法のメリットは、毎年の償却金額が変わらないことから、資金繰りがしやすい点にあります。

一方、定率法は初年度の償却金額がもっとも高くなるため、新しい設備を導入した年の課税所得を減らせる点がメリットです。
両者のメリットを比較したうえで、最適な方法を選択しましょう。

少額減価償却資産の特例とは？

少額減価償却資産の特例とは、中小企業者等が30万円未満の減価償却資産を取得した際に、取得価額相当額を損金の額に算入できる税制措置です。

正式名称は「中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」といいます。
本来、法定耐用年数が1年以上で、かつ取得価額が10万円以上の機器を導入する場合は、固定資産として計上しなければなりません。

しかし、少額減価償却資産の特例があることで、特定の条件を満たした中小企業者等は、30万円未満の減価償却資産を一括で経費として計上できるようになります。
税金の負担を軽減でき、資金繰りがしやすくなるでしょう。

複合機の勘定科目とは？

勘定科目とは、会計において取引や事業活動を記録・分類するための単位やカテゴリーのことです。
たとえば、企業が商品を購入した際には「仕入」、売上を得た場合には「売上」、給料を支払った場合には「給料」といった勘定科目に記録されます。

これにより、企業の財務状況や利益、損失などを明確にし、正確な会計処理や財務諸表の作成が可能です。
複合機は、購入費用によって勘定科目が変動します。

具体的には、購入費用が10万円未満の場合は「消耗品費」、10万円以上の場合は「備品」もしくは「工具器具備品」と扱われます。

複合機の法定リース期間とは？

複合機をはじめとしたOA機器は、購入だけでなくリースで導入するケースも少なくありません。
そのため、法律ではリース期間に関する定めも用意されています。

こちらでは、複合機の最短リース期間と最長リース期間について解説し、それぞれの特徴を詳しく説明します。

最短リース期間と最長リース期間

リース契約の期間は、ベンダーとユーザーの同意によって自由に決められるものではありません。

法定耐用年数に応じて上限と下限が設けられており、最短リース期間は「法定耐用年数×0.7」で、最長リース期間は「法定耐用年数×1.2」で算出されます。

上記の計算式に当てはめると、複合機のリース期間は最短で3.5年、最長で6年となります。リース料金や金利はリース期間の長さによって変動し、契約年数が短いほど金利が高くなる傾向があるため、多くの会社は5〜6年程度のリース契約を結ぶのが一般的です。

長期契約の場合

長期間にわたり複合機を使用する予定の企業では、5年以上のリース契約を選択するのが一般的です。

長期リースのメリットとしては、月々のリース料や金利が低くなること、機器の更新の手間やコストを削減できることが挙げられます。

複合機を導入するにあたり費用面を重視する場合は、長期リースが合理的といえるでしょう。
ただし、長期契約の場合、トラブルによって複合機が故障すると、残債だけを支払わなければならないリスクが高くなります。

これを防ぐためにも、定期的なメンテナンスを実施し、保守サービスが充実した提供会社を選ぶことが大切です。

短期契約の場合

短期のリース契約は、通常3年程度の契約を指します。
短期リースのメリットは、最新の機能や性能を持った複合機を常に使用できる点です。
技術進化が著しい現代では、数年で性能に大きな変化が起こることも少なくありません。

また、短期契約は3年ごとに新しい機種へ変更できるため、故障リスクも低減できます。

「日々の印刷枚数が多く故障が不安」「常に新しい機種を使用したい」という場合には、短期リースがおすすめです。

ただし、短期契約は月々のリース料が高くなる傾向があります。
そのため、予算や使用頻度、必要な機能などを総合的に考慮して、最適なリース期間を選択することが求められます。

リースとレンタルの違い

3年よりも短い期間で複合機を導入したい場合は、レンタルを選ぶのも一つの方法です。
リースは3〜6年程度の中長期的な契約ですが、レンタルの場合は数日や数カ月、3年未満で契約できます。

イベントや事業所の移転などを控えている場合に、短期的に複合機を設置したいケースでは、レンタルを選ぶといいでしょう。

まとめ

今回は、複合機の法定耐用年数の考え方や減価償却方法、リース期間についてお伝えしました。
ビジネスのデジタル化が進む近年、オフィスにおける複合機の重要性は増しています。
法定耐用年数や減価償却に関する正しい知識を身につけ、自社にとって最適な複合機を導入しましょう。

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スターティアは20年以上にわたり、20,000社以上のお客様に複合機・コピー機のリースやレンタルサービスを提供してきました。
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また、東証プライム上場のスターティアホールディングスグループとしての強みを活かし、リーズナブルな価格でのサービスを実現しています。
多くの取引実績があるからこそ可能な価格設定です。

さらに、スターティアでは複合機・コピー機だけでなく、電話機やネット回線などのサービスも提供しています。
オフィスの困りごとをすべて当社にお任せいただけるのも魅力です。

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