2020-11-13 10:00:57

低コストで今すぐできる！オフィス環境の改善アイデア

オフィス環境を改善すると、従業員の生産性が高まるほか、
満足度もアップし、離職率も下げられるという効果が期待できます。
ですが、オフィス環境を変えるとなるとコストがかかるのが問題。
そこで、低コストで今すぐできる環境改善のアイデアをご紹介します。

オフィス環境の改善アイデアについて動画解説！

オフィス環境を改善

レイアウト変更

簡単に言ってみると、「今あるもので気分を変えてみよう」ということです。
ですが、単なる模様替えではなくて、業務内容や社員の動線を考えて、
今の配置が本当に合っているのか、使いやすいのかどうかを今一度考え直してみましょう。

デスクの配置は最適でしょうか？
デスクの配置は、業務スピードや、従業員同士や上司とのコミュニケ―ションが円滑に行えるかどうかに影響してきます。
従業員が満足している配置になっているのか、今一度確認しましょう。

続いて、複合機の位置は今の場所で問題はありませんか？
よくある例として、オフィスの出入り口に大きな複合機が設置されていて、
出入りする人と複合機を使用する人とぶつかったりすることがあります。
あなたの会社はあてはまってはいないでしょうか。
ちょっとしたことですが、ぶつからないよう気にかけながら作業するのは結構ストレスになりますし、
ぶつかった拍子に怪我につながる可能性もあります。

さらに、複合機のとなりにシュレッダー等を置いているオフィスもあるのではないでしょうか。
シュレッダーを使っている人と入ってくる人が鉢合わせ…なんとこともしばしば。
作業スピードが落ちますし、ちょっとしたイライラポイントにもつながりかねません。
そんな小さなストレスでも、毎日の事であれば大きなストレスになります。
機器を移動するだけであれば費用はかかりませんし、改善して作業効率をあげてみませんか？

必要な什器をプラスして購入

オフィス、デスクに収納場所が少なく、気が付いたらデスクの上に資料や書類が山積みになっている…なんてこと、よくありますよね。
必要な書類を見つけるのに時間が掛かったり、見当たらなかったり…なんてこともあるので、
そんな時間は非常に非効率で無駄な時間です。
さらに、大事な書類がなくなってしまったりしたら、取引先に迷惑をかけてしまうということにもなりかねません。
そんなことにならないように、従業員には必要な分だけ収納しやすい什器を割りあてましょう。
自分専用の収納スペースがあれば、デスクの上も散らかりにくく、作業効率もアップすることでしょう。

大人になっても、片付けが苦手な人は意外と多いです。
そんな人には、割り当てられた什器がいっぱいになって入らなくなったら、什器の中を整理することを習慣付けてもらいましょう。
習慣化すれば、片付けが苦手な人もデスクに書類が山積みにならず、作業効率のアップが期待できるでしょう。

パーテーションを置いて、一室をプラスする

オフィスの広さにもよりますが、壁を作るとなると非常にお金もかかりますし、時間も必要になります。
ですが、パーテーションを仕切りとして２，３枚置けば、一室新しく作ることができ、ちょっとした会議室として使えて便利です。
休憩所としてソファーを置いたりすると、気分も変わりリフレッシュ空間にも早変わりします。
パーテーションはメーカーにもよりますが、高くもなく、様々な使用用途があるため、
低コストでレイアウト変更するには非常におすすめのアイテムです。

業務効率の改善

帰宅時間申請ボートを導入

働き方改革により大きく見直しされた残業と長時間労働。
そんな中、まだオフィスの中では
「先輩、同僚がみんな残業しているので自分一人だけ先に帰りづらい」
「勤務時間内に業務を終えることができない」
というような様々な理由で、残業や長時間労働を続けている従業員は多くいるのが現状です。
こうした問題に対して、会社として取り組むべきことは「勤務時間内に帰ることができる環境づくり」からではないでしょうか。

口頭で言っても、前述のような帰りづらい風習があると、もちろんなかなか改善はされません。
そこで、帰宅時間申請ボード>を導入するのはいかがでしょうか。
取り組み内容としては、従業員全員が見られる位置にボードを設置します。
そして、各従業員が自分で目標とする帰宅時間をボードに記載します。
ボードは自分の席に個別に設置しても、全員で一つのボードを設置してもO Kですが、
部署全員がそれぞれの目標時刻を確認できるようにしておくことがポイントです。

この取り組みで何よりも大事なのが、「従業員全員の帰宅時間を見える化」すること。
仕事にメリハリをつけ、目標の時間に帰るために作業効率をアップさせるというのが狙いです。
そして、目標の帰宅時間に周囲を気にせず帰宅することができる環境、雰囲気を作り出すことができるのです。
また同僚同士がそれぞれの帰宅時間を意識することで、お互いに協力し合いながら仕事をすすめられ、
残業時間削減、時短の効果が大いに期待できます。

このアイデアは、日本建築産業職員労働組合協議会によって行われたアイデア大賞・図画コンクールで大賞を受賞したものです。
是非、あなたの会社でも取り入れてみませんか？

立ったままの会議を導入（会議時間の短縮）

長時間の会議とは、非効率かつ必要な作業時間を奪われるというイメージが湧いてくるのは仕方がないかもしれません。
会議の時間短縮、効率化を図ることで、従業員が本来の担当業務に集中することができ、
残業時間削減、業務効率のアップが期待できるでしょう。

そこで導入したいシステムが「立ったまま会議」です。
その名の通り、椅子に座らずに立ったまま会議をします。
その結果、従業員一人当たりが出席する会議時間が今までの会議時間の半分になり、
残り時間を担当業務にあてることができたという事例があります。
誰でも、ずっと立っていたらもちろん疲れてきますし、疲れる前に終わらせようという出席者みんなの一致団結で、
意見もスムーズに出てくるようになり、だらだらした雰囲気もなくなったというような改善点が見られたようです。

他にも会議時間を短くするアイデアはたくさんあります。

例えば
・会議時間は長くても１時間までにすると決める。
・会議時間を1時間単位ではなく、５分単位で設定する。
・他人事にならないように、会議への参加メンバーは必要最低限に絞る。
・資料作成の時間を節約するため会議資料にパワーポイントは使わない。
上記のような例が挙げられます。

会議のための資料を作る時間を普段の担当業務にあてれば、さらに残業時間を減らせます。
会議のための資料作りに残業するなんて本末転倒。
その時間ははっきり言って無駄です。あくまでも会議の内容が分かれば良いので、
効率よく、要領よく仕事をすることを社内ルールにしてしまいましょう。

チャットを利用する

「チャット」とは、パソコンやスマホなどを通じて、
複数人とリアルでメッセージをやり取りすることができるコミュニケーションツールです。
情報共有をタイムリーにしたい場合は、このチャット型の情報共有ツールを導入すると良いでしょう。
従来のメール作成は時間が掛かったり、電話連絡は相手とタイミングが合わずに何度も折り返ししたりと、
ストレスがかかることがあったことでしょう。
チャットであれば、タイムリーかつ短い文章でコミュニケーションを取り合えるのので、業務効率アップにつながります。

チャットのシステムはたくさんあるので、会社組織内のみ利用可能な社内ＳＮＳや、
外部ともやり取りが可能なビジネスチャットなどの中から、自分の会社にあったシステムを導入することをお勧めします。

整理・整頓の改善

前述でも新しい什器をプラスすることをお伝えしましたが、それにまつわる整理・整頓の改善をしていきましょう。

今のご時世、ほとんどの書類がデータ化の時代とされていますが、
まだまだデスクの上に書類が山積みになっている人も少なくはないはずです。
すべての情報をデータ化したいと思っていても、会社が組織である以上、なかなか個人の力では何ともできないこともありますよね。
取引先との書類、上司からの指示書、電話のメモ等、増やしたくなくてもどんどん増えていく紙の山は、
しっかり整理整頓しないと仕事のパフォーマンスも下がってしまいます。

そこで、書類の整理整頓の技術のポイントをお伝えします。

①一目でわかる色分けクリアファイルや色分けラベルを活用
②書類は現在進行の書類と完結した書類に分けて期限を決めて処分
③帰宅前の５分間は机の整理・整頓の時間として使い、明日のスタートダッシュの準備

具体的に説明していきましょう。
①例えば、色別のクリアファイルに「未処理の書類」「最新の情報の収集」「月の計画と目標関連」
「外出用持ち歩き資料」「顧客別ファイル」と区別し、目的と用途に合わせてまとめると、
今必要か、すでに不要になったかどうかがすぐにわかります。

②完結した書類を保管する場合は、必ず保管期限をしっかり決めましょう。
期限を過ぎた場合は、必要のない書類なので処分します。
ここでポイントなのは、処分する際はそれに関連したメモや書類も必ず処分することです。

③忙しい時こそ、ミスは起こるものです。時間が惜しいからと言ってデスクの上が汚いままだと、効率も悪く、ミスが起こりやすくなります。
退社前のたった５分を整理整頓にあてるだけで致命的なミスが予防できるのであれば、これは非常に有意義な時間の使い方です。
その5分はその日の振り返り、次の日の予習時間と思って、自分自身に意識を向けていきましょう。
ここでのポイントは、完璧に片付けようと思わなくて良いことです。
完璧を求めると時間がかかってしまい、余計なことも考えがちですので、リラックスしながら片付けていきましょう。

まとめ

ご紹介した通り、快適な仕事場に必要なポイントとして、ストレスなく、いかに効率よく動けるか、がとても重要となります。
このような、1分1秒でも無駄なく、ストレスが少しでも軽減されるような職場環境を目指していくことは、低コストでも可能です。
もちろん、キレイでおしゃれなオフィスに憧れる従業員もいるでしょう。
ですが、居心地、使い勝手が良いのかというと、まだ別の話なのかもしれません。

まずは従業員のリアルな声を聞くことも大切です。
今回ご紹介した方法も参考にしていただきながら、
できることから一つ一つ改善していくことで満足度はアップしていくはずです。

オフィス環境の改善をご検討されている方にとって、お力になれれば幸いです。

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