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2020-11-11 09:00:46

リモートワークは社員にとって金銭的負担大。妥当な在宅勤務手当の決め方のヒント

金銭的負担

 

新型コロナウイルスの感染予防のために、リモートワークを始めた企業も多いと思います。
そして、準備や検討を重ねる間もなく、急遽スタートしたという企業も多いことでしょう。
こうした急ごしらえのリモートワークにより、社員の負担が大きくなっているという問題があります。
社員が納得してリモートワークを行うための、妥当な在宅勤務手当の決め方のヒントをご紹介しましょう。

リモートワークで社員にかかる負担と妥当な手当てのヒント

リモートワークをしている社員の負担には、一体どんなものがあるのでしょうか。
具体的な負担の例をあげながら、手当てのヒントについてもご紹介します。

仕事に必要な機器など

パソコン
こちらは、基本的に会社が用意することがほとんどだと思います。
セキュリティ問題に大きく関係することもあり、個人のP Cを使用させるのはリスクでもあります。
また、最近の若手社員の中にはスマートフォンしか持っていないという人も増えています。
もしパソコンを貸与していないのであれば、在宅勤務手当という形ではなく、
セキュリティ対策をしたパソコンをできるだけ早く準備することをお勧めします。

プリンター、シュレッダーなど
業務上、紙に印刷をする必要がある場合、プリンターやシュレッダーが必要となります。
しかし、社員一人一人に貸与するのは、コストや社員宅の置き場所の問題もあり難しい面もあるでしょう。
プリントをする必要がないように業務フローを変更する、プリントをする場合は出社する、
コストはかかりますが書き込み可能なタブレットPCを貸与するなどの方法をとっている企業もあります。

文房具
ボールペンやクリップ、ハサミなどの備品も、オフィスにいれば社員の私物を使う必要がないものだと思います。
リモートワークにて購入した私物を使っているのであれば、厳密には社員の負担となっていることになります。
会社に来たときに必要な備品を持って帰るなどすれば解決できますが、
頻繁に文房具が必要となる場合は、在宅勤務手当の金額を検討する際に考慮しても良いでしょう。

通信費

元々使い放題のインターネット回線を引いている場合は問題ありませんが、
普段はスマートフォンやテザリングだけで充分だといった理由で、自宅にインターネット回線がない方も多いです。
その場合、新たにインターネット回線を利用すると4,000〜5,000円程度負担になることになります。

ただし、私用でも利用することにもなるため、どれくらいの割合までを企業の負担とするかは難しいところです。
家族がいる場合など、実際に業務に使用した金額だけを抜き出すのは不可能ですから、一定額を支給するというのが一般的です。
手当として支給する以外に、会社で契約したポケットWi-Fiを仕事用として支給している企業もあるようです。

光熱費

オフィスで仕事をしているときであれば、朝晩しか多くの電気代はかかりませんが、
リモートワークとなれば終日自宅にいることになります。
冷暖房がいらない季節であれば、照明の電気代と水道代程度ですが、冷暖房を使うと電気代は一気に跳ね上がります。

光熱費に関する手当てについては、全国家庭電気製品公正取引協議会が定めている、
1kWの電力を1時間消費した時の単価(料金) 27.0円を基本として考えても良いでしょう。
基本勤務時間が8時間、月間勤務日数を20日とした場合、4,320円となります。

1kwとは1000wですから、電子レンジを使って1000wで温めている電力と考えてもらうと、
ある程度の電化製品の使用をカバーできることがイメージできると思います。
逆に言えば、エアコンを使わない時期であればこれほどの電力は必要ないので、
もし光熱費としての支給を考えるのであれば、0水道代を含めて2,000〜3,000円程度が妥当かもしれません。

椅子、デスク、照明機器など

椅子とデスクくらい家にありそうに思うかもしれませんが、仕事に最適なものとなると、持っている人は意外と少ないです。
一人暮らしの部屋を想像してもらうとわかるように、ベッドの他の家具はテレビ台とローテーブルぐらいだという人も多いのです。
ローテーブルで仕事をしていると、高い確率で身体に支障をきたします。
これまで会議室で行っていた会議もウェブで行うことになりますから、さらにパソコンに向かい合う時間が増えるのでなおさらです。
一時的なものであればそれでも乗り切れるかもしれませんが、長期的になると厳しいでしょう。
配置する場所が確保できるかという問題もありますが、椅子、デスク、照明機器などの購入費を支給している企業もあるようです。

実際の在宅勤務手当の相場

一時的な手当として在宅勤務手当てを支給

冒頭でもお伝えしたように、緊急にリモートワークがスタートした企業がほとんどで、
その多くがすぐに制度を整えることができなかったのです。
そこで、一時的な手当として半年程度の期間に対して、3〜6万円程度の在宅勤務手当を支給した企業がありました。

毎月の在宅勤務手当として支給

毎月の在宅勤務の手当の場合、月4,000円〜20,000円程度で支給している企業があるようです。
大手企業でも月4,000円程度のところが多いようなので、20,000円というのは、ごく一部の限られた企業の金額であると考えられます。

その他リモートワークに伴う手当て

業務上直接的に必要なものではありませんが、オンライン飲み会や、オンラインランチタイムの費用を支給している企業もあります。
金額は1回あたり500円〜2,000程度が多いようです。

在宅勤務手当の費用の捻出方法

リモートワークが始まったから在宅勤務手当を支給したいと思っても、
何かの費用が一気に減るわけではない場合も多く、その費用の捻出に苦心する企業も多いでしょう。
ここからは、在宅勤務の費用の捻出方法についてご紹介します。

交通費

一番簡単に費用を抑える方法は、交通費の削減です。
フルリモートの場合は、すでに抑えられている費用かと思いますが、
週に何回かは出社するスタイルだという企業でも、定期券を購入するよりも回数券などを利用した方が安い場合が多いです。
通勤定期券の支給から交通費の実費支給に変更することで、一定の費用は捻出できるでしょう。

住宅費

単身赴任をしている社員も、完全リモートであれば家族と共に暮らしながら働くことが可能になります。
単身赴任者を減らすことで、支給していた住宅費を削減することができます。

事務所を移転する

事務所を移転すると、固定費を一気に下げることが可能です。
費用を抑えた事務所に移転する時の観点は2つあります。
1つ目は同様の立地で、面積の狭い事務所に移転すること。
2つ目は、広さはそのままに家賃が安いエリアに移転することです。
一部の人間がある程度の頻度で出社する場合は、便利な立地であることは譲れないと思いますが、
これまでほど大きなスペースは必要ないでしょう。

また、頻度は高くないものの、社員のほとんどが集まる機会が多い場合は、
後者のように利便性よりも広さを優先すると良いでしょう。
頻度が高くないのであれば、少し不便な場所であっても問題はないと考えられます。

光熱費

狭い事務所に移転したり、事務所を利用する頻度が減ることにより、光熱費も削減することができます。
特にエアコンを使う季節の光熱費はバカになりません。

社内クラブ活動費やレクリエーション費用

社内でのクラブ活動や、レクリエーション用の予算をとっている企業もあると思います。
リモートワークが定着すると、こうした活動はなかなか難しくなるでしょう。
これらの予算は、オンライン飲み会やオンラインランチ会の手当にあてると良いかもしれません。

社員に費用負担をしてもらう場合の注意点

もし、リモートワークによって社員に費用負担をしてもらうことになった場合、法律上問題はないのでしょうか。
結論から言えば、問題ありません。
パソコン代や事務用品代、コピー代などの経費負担については労働基準法に明確に規定されておらず、
会社ごとの判断に任されています。

ただし、絶対ではありませんが、こうした経費の負担範囲を決める場合は、就業規則の追加や変更を行うことが望ましいです。
企業と社員(労働組合)が協議をして規定をしておいた方が、後々問題になるリスクを減らすことができます。
緊急事態宣言下で急遽スタートした時点では仕方がないと受け入れていた社員も、
長期的なリモートワークによる負担が積み重なれば、不満が爆発してしまう恐れもあります。

在宅勤務手当は課税対象

在宅勤務手当として従業員に支給した場合、それは課税対象となります。
もしデスクや椅子などを購入した費用を社員が建て替え、その費用を実費精算した場合は課税対象ではありません。
そのため、あれこれと在宅勤務手当にまとめて支給してしまうよりも、
現物支給や実費精算にした方が、最終的に社員によってはありがたいという可能性もあります。
企業側にかかる手間暇も考える必要が当然ありますが、こうした点も考慮してルールを決めておくと良いと思います。

最後に

いかがでしたでしょうか?
直接的な不満として口には出していなくても、すでにリモートワークにおける負担を感じている社員は大勢いるかもしれません。逆に、特に困ったことはないという場合もあるでしょう。
まずは、リモートワークにおいて困っていることはないか、かかっている費用はないかなど、意見を聞いてみることをお勧めします。
社員の意見を十分に反映した上で決まった手当やルールであれば、社員のやる気も一層高まるのではないでしょうか。

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