2022-04-26 13:24:24

オフィス移転にはチェックリスト作成が必須！退去・入居で確認すべき内容を一挙紹介

多くの作業が伴うオフィス移転ですが、そのあまりの作業数の多さに途方にくれてしまう方も多いのではないでしょうか。こちらでは、オフィス移転でチェックリストを作成する重要性と、リストに加えていただきたい内容を紹介します。

チェックリストを作成してオフィス移転のタスクを明確にする

オフィス移転は、単なる「オフィスの引越し」ではありません。従業員の生産性や業務の快適さ、通勤のしやすさを向上させるためのものです。撤去するものや運ぶものの数も多くなります。また、必然的に大きなコストがかかります。そのため、オフィス移転は企業にとって重要なプロジェクトのひとつとして取り組まなければなりません。

場当たり的にオフィス移転を進めると時間的な余裕がなくなるだけではなく、移転場所や設備の選定に失敗してしまい、オフィス移転本来の目的を果たせないことも考えられます。こうした失敗を防ぐためには、計画的にオフィス移転のプロジェクトを進めなければなりません。

オフィス移転を成功させるため、チェックリストを作成しておくことをおすすめします。オフィス移転のチェックリスト作成で重要なのは、どんなタスクをいつまでに終わらせるのか明確にしておくことです。チェックリストで管理することにより、タスクの抜け落ちや期限が迫って焦るなどといったことがなくなります。

オフィス移転の前にチェックしておきたい内容

オフィス移転のプロジェクトをスムーズに進められるかどうかは、タスクを事前にどれだけ洗い出せるかにかかっています。以下は、オフィス移転の前にチェックしておきたい内容を、いくつかのカテゴリーに分けてご紹介します。

旧オフィスの解約・退去に関する内容

旧オフィス（現在のオフィス）の契約に関する内容についてあらかじめ確認しておきましょう。

解約予約

オフィスを移転する場合、一般的には退去の6カ月前には解約予約を行います。解約予約期間については契約書に記載されているため、事前に確認してください。また、敷金や預託金についても、あらためて確認しておくことをおすすめします。

原状回復工事

解約予約と同時に、原状回復工事の手配も行います。オフィスによっては、指定の業者が決まっている場合もあるため、確認が必要です。

新オフィスの選定・構築に関する内容

移転先のオフィス選定もタスクを洗い出してひとつずつ消化していきましょう。移転後の生産性や快適性に影響を与えることから、企業の業績にも関わってきます。以下のような内容について妥協せずに検討しましょう。

物件探し

すぐに理想的な物件が見つかるとは限らないため、新オフィスの物件探しは余裕を持ってスタートしましょう。ベストな物件は、オフィス移転の目的によって異なります。通勤の負担を軽減したい場合は、各従業員の居住地からの距離を考え、交通の便のバランスが良い場所を選ぶことが重要です。勤務環境を良くしたい場合は、広さや周辺の環境などにも注目する必要があります。取引先へ足を運ぶことが多い場合は、主要取引先へのアクセスも重要です。複数の視点からベストな物件を見つけるのは時間がかかるため、早めに物件探しを開始しましょう。

レイアウト計画

新しいオフィスが決まったら、同時にレイアウト計画をスタートさせます。入居する部署ごとに必要なスペースを検討し、新オフィスの間取りのなかで配置していきましょう。会議室や応接室、資料質、休憩室など、普段の業務では使わないスペースについてもレイアウトを検討してください。ある程度レイアウトが固まってきた場合は、オフィス移転の目的から外れていないか照らしあわせましょう。

家具・什器・OA機器の選定・発注

固まったレイアウト計画をもとに、必要な家具・什器・OA機器を選定します。まずは、旧オフィスから引き継ぐものを選別してください。不必要なものについては、廃棄の手配を進めます。

社内プロジェクトのオフィス移転プロジェクトに関する内容

上記のとおり、オフィス移転はひとつのプロジェクトとして進める必要があります。各タスクへのアサインや情報周知、業者の選定なども重要な仕事です。具体的には以下のような内容についてチェックしておく必要があります。

オフィス移転計画の周知

オフィス移転の計画が立案された段階で社内に周知しましょう。今後の予定だけではなく、オフィス移転の目的や移転後のメリットについても共有してください。プロジェクトを推進するのは限られたメンバーですが、移転計画に進捗があった場合はその都度社内に周知する必要があります。

オフィス移転作業の役割分担

オフィス移転に関わる作業は多岐にわたるため、役割分担を行うことが大切です。各作業の代表者を決め、細かなタスクの分担を任せると効率的です。

オフィス移転スケジュールの共有

オフィス移転は多くの社員が関わるプロジェクトのため、スケジュールの共有をしっかりと行いましょう。計画立案の段階で全社に共有するのはおおまかなスケジュールでも問題ありません。移転の1カ月前など実作業がともなう段階になれば、あれためて細かなスケジュールを共有します。

移転物品・残留物品・廃棄物の選定

社内で移転・残留する物品や廃棄する物品の選定を行います。各部署だけではなく、個人でも物品の選定を行うように指示しましょう。

引越し業者の選定

引越し業者の選定も早めに行っておきましょう。コストを抑えたい場合は、複数の引越し業者に相見積もりを依頼しましょう。

内装業者の選定

オフィス移転のスケジュールや予算に応じて内装業者を選定します。業者ごとに得意とするデザインが異なるため、移転後に希望しているレイアウトによって検討しましょう。

各種手続き・連絡・会社情報に関連する内容

オフィス移転には、社外の組織・団体も関連してきます。以下のような内容を確認し、移転後も滞りなく業務を継続できるようにしましょう。

金融機関の契約者情報変更

銀行など契約している金融機関への連絡を忘れずに行ってください。期限は契約している金融機関によっても異なりますが、オフィス移転の3カ月前には連絡するのが目安です。

電話回線・インターネット回線の移転

電話回線・インターネット回線の移転手続きもなるべく早めに進めておきましょう。特に、業者が忙しい時期は工事の手配ができず、移転先での電話・インターネット利用が遅れてしまうケースがあります。インターネットに関しては、移転にあわせて回線事業者・プロバイダーの変更を検討しても良いでしょう。
また移転先により、会社の固定番号が変わってしまう場合があります。NTTなどのキャリアや、取引がある電話工事会社等に確認をすることで、電話番号の確認が可能です。番号が変わってしまうエリアへの移転の場合に、どうしても番号を変えたくない要望がある場合は、クラウドPBXサービスを利用することで、番号を継続して利用することもできるケースもありますので、検討もしてみましょう。

各種契約企業・団体への連絡

リースでOA機器を導入している場合や、定期購入で備品を購入している場合などは、各業者・団体への連絡も行ってください。移転後も継続利用する場合は、住所変更の手続きを行いましょう。業者が移転後のエリアに対応している場合は、継続利用できます。解約する、別の業者に乗り換える、といった選択肢についても柔軟に検討してください。

メール署名欄・ホームページ・名刺の住所変更

メールの署名欄・ホームページ上の住所変更も忘れずに行います。メールの署名欄については、移転後しばらくは「○月○日に移転しました」といった注意書きを記載しておくと親切です。社員の名刺も新住所を記載したものを新しく発行しましょう。

各省庁への移転手続き

移転に際して、以下のような省庁への移転手続きを行う必要があります。

・法務局

・税務署

・都道府県税事務所

・社会保険事務所

・公共職業安定所（ハローワーク）

・労働基準監督署

・郵便局

・消防署

オフィス移転の3大チェックポイント

オフィス移転に関わる作業は多く、ひとつひとつ管理するのは大変です。以下では、特に重要な3大チェックポイントをご紹介します。

現オフィスの解約予告期間を確認しておく

現オフィスの契約書に記載されている解約予告期間を確認してください。解約予告期間は、オフィス移転の計画を始めるタイミングの目安になります。一般的な解約予告期間は、退去の6カ月前です。オフィス移転計画の開始は早ければ早いほど安心です。遅くとも解約予告と同じ6カ月前にはプロジェクトを始めるようにしましょう。

各作業を担当する業者を選ぶ

オフィス移転は業者のサポートが必要です。細かく分けると、以下のような作業でそれぞれ業者を選定する必要があります。
新オフィス選び
新オフィス作り
新オフィスの整備
引越し
旧オフィスの原状復帰

複数の作業を請け負い、オフィス移転のトータルプランニングを行っている業者もあります。業者選びを煩雑に感じる場合は、こうした業者を頼るのもおすすめです。

各種手続きの期限を確認しておく

オフィス移転には各省庁への多くの手続きが必要です。手続きによっては期限が決められているものがあります。移転前に必要な警察署・消防署への申請や、移転後の移転後の一定期間内に済ませなければならない本店・移転登記申請などがあります。各手続きの期限について忘れずに確認しておきましょう。

オフィス移転の準備・作業が困難な場合はアウトソーシングも検討

作業の多さや複雑さから、自社だけでオフィス移転を完結させるのは非常に困難です。少なくとも、本業のリソースが圧迫されてしまうことは免れないでしょう。そんな企業のために、オフィス移転をサポートしている企業もあります。
オフィス移転の目的や理想の環境を伝えると、物件の提案をしてくれるため便利です。各業者の手配もしてくれるため、本業の負担になりません。オフィス移転の作業の大変さを実感している場合は、こうした業者にアウトソーシングすることも検討してみましょう。

まとめ

オフィス移転にともなう作業は多く存在します。場当たり的に作業を進めるのは、確認漏れや遅れにつながることからおすすめできません。オフィス移転をする際は、チェックリストを作成したうえでひとつずつ着実に作業を処理していきましょう。オフィス移転による本業への影響を避けたい場合は、オフィス移転をサポートする業者の利用も検討してください。

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