2023-12-26 19:04:34

ビジネスフォンの導入ガイド！家庭用電話機との違いや導入メリットを徹底解説

DX推進時代を迎えてもなお、「電話」はビジネスシーンに欠かせない連絡手段です。
近年は電話回線ではなく、インターネット回線で音声通話を行ったり、業務効率を押し上げる便利機能を備えていたりする電話機も増えました。
その一つが、業務用の電話機である「ビジネスフォン」です。
今回は、ビジネスフォンの基礎知識や家庭用電話機との違い、企業における導入メリットを徹底解説します。

ビジネスフォンとは？

ビジネスフォンはビジネスユースに特化した業務用電話機のことです。

一般的には、主装置と複数台の電話機を接続して利用します。
主装置とは、ビジネスフォン端末を一元的に管理し、外線・内線の発着信を制御するための機器です。

具体的には、外部から発信された通話を保留にしたり、ほかの内線に転送したりと、電話業務を効率化させる多彩な機能を備えています。

加えて、ビジネスフォンには、時間や曜日に応じて留守番メッセージを自動で切り替える機能、ワンタッチで自動応答に切り替えるワンショット留守電、繁忙時に便利なお待たせメッセージなどが備わっています。
また、会社の電話と個人のスマートフォンを連携させるなど、リモートワーク中の電話業務を効率化させる機能もあります。

ビジネスフォンと家庭用電話機の違い

ビジネスフォンと家庭用電話機の違いは、使用目的と機能性にあります。

家庭用電話機は通常、家庭内での利用を想定して設計されています。
電話機を電話回線と直接接続し、簡単な初期設定だけですぐに利用できます。

初期費用は電話回線の契約費用、電話機、ケーブルの購入費用のみで、導入費用は比較的リーズナブルです。
対して、ビジネスフォンは業務用として設計されており、オフィスや事務所などでの利用を想定しています。

ビジネスフォンの運用には主装置あるいは「PBX（rivate Branch Exchange）」が必要で、これらが内線と外線、内線同士を繋ぐ役割を果たします。

主装置やPBXがあるからこそ、オフィス内や離れた複数拠点間の内線化、外部からの着信を複数の電話機で受信するといったことが可能となります。
その設置には回線工事や電話工事が必要で、家庭用電話機に比べると導入費用は高額です。

一方、ビジネスフォンは、オフィス内での内線通話には通話料が発生せず、主装置を使用することで必要最小限の電話回線で運用できるため、通信コストの削減も期待できます。
業務用と謳うだけあり、コストパフォーマンスや機能面、利便性は、家庭用電話機と比べてかなり高いです。

個人事業主や小規模事業者の場合、家庭用電話機で電話業務を行う場合もありますが、基本的にはビジネスフォンの導入・運用をおすすめします。

ビジネスフォンとPBXとの違いは？

PBXとは、大規模なオフィスやコールセンターなどで採用される電話交換システムのことです。

ビジネスフォンとPBXの基本機能や役割は共通しますが、電話機の接続可能台数や導入・運用コスト、拡張性に違いがあります。

たとえば、PBXは数千台の電話機を一元管理できる一方、ビジネスフォンは最大でも100台程度です。
導入に必要なイニシャルコストは、PBXは数百万円以上、ビジネスフォンは数万〜数十万円で済みます。

また、PBXは社内システムやハードウェアとの接続・連携が可能ですが、ビジネスフォンは対応機器が少なく、拡張性はそこまで高くありません。
こうして比較すると、機能面や拡張性はPBXに軍配が挙がりますが、そもそも中小企業において、数千台の電話機を運用するのは希でしょう。

事業規模によるものの、その多くはビジネスフォンのスペックや機能で事足ります。
むやみにPBXを導入しても費用対効果が下がるため、社内ニーズや予算を考慮して選ぶことが大切です。

ビジネスフォンに必要な「主装置」と「ユニット」の基礎知識

主装置は複数の公衆回線（外線）を受け入れ、社内の専用電話機（内線）へと分配する機能を持った箱型のハードウェアです。

自社の電話環境を統率する「司令塔」のような装置で、ビジネスフォンの各種機能は、主装置の働きで実現されています。

そんな主装置は「ユニット」と称される部品で構成され、その種類によって機能が異なります。
主装置には複数のスロット（差し込み口）が備わっており、様々な機能を持つユニットを装着することで、自社のニーズや規模に応じたカスタマイズが可能です。

たとえば、外線ユニットは電話回線を主装置に収容し、外線の着信を各ビジネスフォンに振り分ける役割を果たします。
同じく内線ユニットは、オフィス内の内線を制御する機能があります。

さらに単独電話機ユニットは、家庭用電話機やFAXをビジネスフォンに接続するためのユニットで、総合受付などで使用される受付用の単独電話機を主装置に接続して利用します。
これらのユニットを適切に主装置に実装することで、電話の受発信をはじめ、さまざまな電話業務の効率化を図れるようになります。

ビジネスフォンの主な機能

ここでは、ビジネスフォンの主な機能をご紹介します。

内線機能

内線機能は、オフィス内で内線通話をするための機能です。
追加オプションやサービスによって、離れた拠点間の通話やスマートフォンの内線化が可能になります。

オフィス内であれば通話料金がかからず、通信コスト削減の観点からも有効です。
ただし、支社・支店など、異なる場所と内線で繋いだ場合は、通話料金が発生します。

転送機能

ビジネスフォンの転送機能は「内線転送」と「外線転送」の2種類に大別されます。

内線転送とは、外線の着信をほかの担当者や部署の電話機に転送することです。
外線に出て用件を確認した後、転送ボタンと相手の内線番号を押し、入電の旨を伝え、受話器を置くと自動的に転送されます。

さらにビジネスフォンから内線に収容された多回線利用環境下の携帯型ビジネスフォンに、外線を転送する「ボイスワープ」と呼ばれる機能もあります。
一方、外線転送には「ツインコール外線転送」があります。

ツインコール外線転送は、外部からの電話を同時に、複数の電話機へ着信させる機能です。
オフィスのビジネスフォンと従業員それぞれが持つスマートフォンを着信先に設定できます。

これにより、担当者が外出中や在宅勤務中でも電話に応対できるようになります。
これらの転送機能を適切に使いわけることで、ビジネスフォンの運用メリットを最大限に引き出せるでしょう。

時間外アナウンス機能

時間外アナウンス機能は、電話受付時間外に自動で音声アナウンスを流す機能のことです。
文字通り、営業時間外による受付不可の案内、営業時間の案内などに利用されます。

自動応答機能

ビジネスフォンの自動応答機能は、着信時に自動で音声ガイ
ダンスを流し、発信者がプッシュボタン操作で適切な担当者・部署に電話を振りわける機能を指します。
自動応答機能の適切な利用により、電話対応の効率化が図られ、業務の負担軽減や人件費の削減が期待できます。
また、顧客からの問い合わせに細かく対応することで、顧客満足度の向上にも貢献するでしょう。

わかりやすい例でいうと、音声自動応答システムである「IVR（Interactive Voice Response」があります。

IVRは、顧客が録音された音声案内に従って数字を入力することで、問い合わせ内容に応じた部署に着信を振りわける機能です。

たとえば、基本情報の提供は自動音声ガイダンスで行い、専門的な問い合わせのみオペレーターに接続するといったことが可能になります。
コールセンターなどで広く利用されており、電話の「たらい回し」による顧客のストレスを軽減できる仕組みといえます。

それぞれの活用シーンが異なるため、自社のニーズや業務内容に合わせて使いわけましょう。

通話録音機能

通話録音機能とは、会話内容を録音し、音声データで保存する機能です。

本機能は聞き逃しや聞き違いの抑制、不正発言の防止、コンプライアンスの向上、クレーム対応といったさまざまな目的で活用されています。
多くの場合、ビジネスフォンの主装置に内蔵されており、通話中に録音ボタンを押すだけで録音が開始されます。

録音された内容は後から再生して確認可能です。
通話録音機能は、業務効率化や顧客トラブルの回避に大いに役立つ、電話業務における重要機能の一つといえます。

ビジネスフォンの配線方法

ここでは、ビジネスフォンの一般的な配線方式である「スター配線」「バス配線」「LAN配線」の3種類についてご紹介します。

スター配線

スター配線は、主装置から各電話機に独立した配線を接続する方式のことです。
たとえば、20台の電話機がある場合、主装置から直接20本のケーブルが各電話機に接続されます。

この配線方式は、ビジネスフォンを用いた電話環境構築において主流であり、多くのオフィスで採用されています。

スター配線のメリットは、各電話機が主装置に直接接続されているため、一台の電話機が故障してもほかの電話機への影響が最小限に抑えられることです。

また、配線の管理やトラブルシューティングが容易であり、故障時の原因特定や復旧が比較的簡単に行えます。
注意点として、スター配線では、電話機の数だけケーブルが必要となります。

運用する電話機が多かったり、必要なケーブルが極端に長かったりする場合、配線工事の手間とコストが増加します。
結果、イニシャルコストが割高になる可能性があります。

バス配線

バス配線は、主装置から直接ケーブルを引くのではなく、中間で配線を分岐させて各電話機に接続する方法です。

1本のケーブルから「ローゼット」と呼ばれる機器を使用して配線を分岐させ、複数の電話機を繋ぎます。
バス配線のメリットは、主装置に接続するケーブルの本数が少なくて済むため、オフィス内のスペースを節約できることです。

また、中間のローゼットに配線するだけで、電話機を簡単に増設できます。
レイアウトの柔軟性も高く、配線における物理的制約を受けにくい方式といえます。

デメリットとしては、バス配線が1本の配線でつながっているため、一箇所で問題が発生すると、全ての電話機に影響が出ます。
特にモジュラーケーブルやローゼットでのトラブルが起きた際には、全体に影響がおよぶリスクがあります。

バス配線はその特性上、小規模なオフィスや事務所に最適です。

LAN配線

LAN配線は、インターネット回線を利用した「IP電話」で使用される配線方法です。

従来の電話回線とは異なり、LANケーブルを用いて主装置から各電話機に接続します。
この方式では、オフィスや事務所で利用しているインターネット回線を同時に管理でき、ネットワーク網として一元管理できます。

また、IP多機能電話機を使用することで、社内システムとの連携・統合や、オフィス移転時の電話番号維持が可能です。

ビジネスフォンの導入メリット

家庭用電話機を使用している事業者に向けて、ビジネスフォンの導入メリットを3つのポイントからご紹介します。

業務効率化とコスト削減

家庭用電話機からビジネスフォンに切り替えることで、電話業務の効率化や通信コスト削減が期待できます。

これについては、ビジネスフォンと組み合わせる主装置の種類により導入効果が変化します。

たとえば、クラウド上に主装置同等のシステムを構築する「クラウドPBX」の場合、ハードウェアの設置やメンテナンスの必要がありません。
外線・内線の発着信にインターネット回線を用いるため、オフィス外の社員同士や、遠方との拠点間においても、無料で内線通話が可能です。

各種デバイスとの連携が容易

ビジネスフォンはPCやスマートフォンなどのデバイスと連携可能です。
これにより、業務効率の向上や社内コミュニケーションの円滑化が期待されます。

デバイスとの連携には、電話とコンピューターシステムを統合させる「CTIシステム」やクラウドPBXの導入が一般的です。

災害対策（BCP対策）になる

ビジネスフォンとクラウドPBXの導入は、「BCP（事業継続計画）」対策として有効と考えられています。

BCP対策とは、自然災害やテロなどの緊急事態が発生した際、事業を続けるためのプランや準備を意味します。
クラウドPBXを導入することで、オフィスへの出社が難しい有事の際も、自宅やほかの場所から電話応対ができるのです。

従業員のスマートフォンを内線化できる

従業員のスマートフォンを内線化することで、場所に縛られない電話業務ができるようになります。
テレワークやリモートワークなど、多様な働き方にも柔軟に対応できる仕組みです。

このようなシステムは、業務の効率化とコスト削減に加え、社員のワークライフバランスの向上に寄与します。

自社にマッチするビジネスフォンの選び方

ここでは、自社にマッチするビジネスフォンの選び方をご紹介します。

回線の種類で選ぶ

ビジネスフォンでは、アナログ電話回線や光回線、IP電話など、複数の回線が用いられます。
各回線には特徴があり、音声品質や利便性に大きく影響します。

たとえばIP電話は、インターネット回線を利用するため通話料金が安くなります。

ただ、通話品質が通信状況に依存するため、混線時は遅延したり音質が劣化したりする恐れがあります。
自社の通信環境や予算に合わせて、最適な回線を選ぶことが大切です。

主装置のスペックで選ぶ

ビジネスフォンの主装置は、その種類によって外線数や利用可能な電話機の台数に上限があります。
想定される外線数や電話機の台数を算出し、要件を満たすスペックの主装置を選びましょう。

なお、外線数は別名「通話チャンネル数」といい、全従業員の約3分の1が適正本数とされています。

機能や料金で選ぶ

ビジネスフォンには内線機能や転送機能、留守番電話機能など、多彩な便利機能が用意されています。
業務上で必要となる機能を見極め、それらが内蔵されているビジネスフォンを選びましょう。

また、新品・中古・リース・レンタルといった導入方法や、初期費用および月々の料金プランについても、しっかりと確認することが大切です。

まとめ

ビジネスフォンは、現代の企業における電話業務に欠かせない「インフラ機器」のような役割を担います。
特に家庭用電話機を利用している中小企業や個人事業主の場合、ビジネスフォンに切り替える恩恵が大きくなります。
さらなる電話業務の効率化、通信コスト削減を検討するなら、多機能ビジネスフォンやクラウドPBXの導入を検討してください。