2020-10-20 09:08:30

オンライン面接（WEB面接）を成功させるためのポイントとは？

新型コロナウイルス感染症の影響により、2021年入社の新卒採用活動は激変しました。
現在も採用活動を継続している企業、そして就職活動を継続している学生は大勢いることと思います。
今回の採用活動で一気に増加したのがオンライン面接（WEB面接）ですが、これに苦戦する企業は多いようです。

そこで今回は、オンライン面接を成功させるためのポイントをご紹介します。

オンライン面接のメリット・デメリット

まずは、オンライン面接のメリット・デメリットについて理解しておきましょう。

メリット

応募者の幅が広がる（地域格差がなくなる、効率的に面接参加ができる等）
対面面接の場合は、どうしても都市部の学生が有利です。
移動時間と交通費という大きなコストがかかってしまうため、それが弊害となり面接を断念する学生が少なからずいます。
しかしオンライン面接であれば、そうした格差がなくなり、全国の学生と出会うことができるのです。

さらに、学生側も効率的に時間を使うことができるため、これまでよりも多くの面接を受けることが可能となります。
その結果、これまで応募がなかったような層からの応募が期待できるのです。

採用コストを抑えることができる
対面での面接では、会議室を準備したり、受付や待合室での対応などの手間がかかったりします。
外部の会議室を借りる場合はその費用もかかりますし、
遠方の会議室まで面接官が移動する場合はその費用もかかることになります。
オンライン面接ではこうした準備や費用がカットできるため、採用コストを抑えることができるのです。

面接実施の回数やタイミングの調整がしやすい
会議室の準備などが不要のため、面接官のスケジュールさえ確保できれば、
面接の回数を増やしたり、すぐに面接日程を組んだりすることができます。
早いタイミングで数多くの面接を実施できれば、良い人材を確保できる可能性が高まるのです。

デメリット

対面と比べて受け取れる情報が少ない
オンライン面接では、対面の時ほど相手の様子を感じ取ることができません。
応募者の本来の姿や能力を正しく理解するには、面接官のスキルが問われます。

オンラインコミュニケーションの難しさがある
緊張のほぐし方や間の取り方にも違いが出てくるので、面接のやりにくさを感じる面接官は多いです。

通信障害が起こる可能性がある
双方の通信環境によって、音声や画像が途切れてしまうなどのトラブルが起こる可能性があります。
特にこの度のコロナ禍においては、リモートワークの増加により通信速度が遅くなったり、
繋がりにくくなったりといったことが起こりやすくなっていました。

何度も聞き直さなければならなかったり、繋ぎ直さなえればならなかったりすることもそうですが、
正しく聞き取れていない可能性があることが大きな問題となります。

応募者にオンライン面接システムの準備をしてもらう必要がある
WEB面接システムには多くの種類があり、特にこのコロナ禍でますますその数は増えています。
そうなると、自社で使っているオンライン面接のシステムを、応募者が使ったことがあるかどうかはわかりません。
アプリをダウンロードしてもらったり、操作方法について説明したりする必要が出てきます。

オンライン面接成功へのポイント

オンライン面接を成功させるためには、デメリットをカバーする対策を取らなければなりません。
ここからは、オンライン面接成功へのポイントをご紹介します。

ポイント①あらかじめ設定確認の時間を設ける

応募者が事前にアプリのダウンロードができていなかったり、設定が完了していなかったりすることで、
面接開始時間が大幅に遅れてしまい、面接時間が十分に取れなかったという話は意外と多いです。

少し手間ではありますが、事前に設定確認の時間を取ります。面接前日に一度連絡を取って設定確認をし、
できていない場合は準備を促す、もしくは、面接の時間プラス5〜10分をあらかじめ確保しておくと良いでしょう。
もし、設定の問題が起こったために予定した日程で面接が行えなかった場合、再調整の手間がかかりますし、
最悪の場合、延期したために他の企業への入社を決めてしまう可能性もあり、大きな機会損失になりかねないのです。

ポイント②オンライン面接システムトラブル時の代替案を決めておく

オンライン面接システムの動画が固まってしまったり、音声が途切れてしまった時、何度繋ぎ直してもうまくいかないことがあります。
そういった場合の代替案を決め、事前に応募者に伝えておきましょう。

具体的には、音声が途切れてしまう場合は画像を繋いだまま音声だけ電話での通話に変更する。
画像が乱れて気になる場合は、電話面接に切り替える、などが考えられます。
応募者がスマートフォンで参加するのか、PCで参加するのかによっても対応が異なるので、
事前に参加デバイスを確認しておくこともポイントです。

ポイント③オンライン面接で起こり得る不安な点について初めにフォローする

面接案内のメールや面接開始のタイミングで、WEB面接で起こり得る、
応募者が不安に思う以下のような点についてフォローを入れておきましょう。
・聞き取れなかった場合には、遠慮なく何度でも聞き返してください。
・音声が途切れる、画像が乱れるなどのトラブルは、遠慮なく申し出てください。
・万が一回線が途切れてしまった場合でも、繋ぎ直す、もしくは再度日程を調整するので安心してください。

ポイント④オンライン面接で使えるアイスブレイクを考え、リラックスさせる

面接の初めに、応募者をリラックスさせるため行うアイスブレイク。
オンライン面接では、対面以上にしっかりとアイスブレイクを行いましょう。
緊張をしっかりほぐすことで、応募者の本来の姿を引き出すことができます。

アイスブレイクの内容ですが、対面の時には「今日は雨が降っていて大変な中ありがとうございます。」といった定番のお天気話や、
「ここまで迷わずにこられましたか？」といった話ができますが、オンライン面接では同じようにはいきません。
ちょっとしたことですが対面とは勝手が違うため、スタート時にうまくアイスブレイクができないということも起こっています。
そこで事前に、オンライン面接でのアイスブレイクを考えておくことお勧めします。

例えば同じ天気の話でも「こちらは大雨が降っていますが、そちらはどうですか？」という話なら使えますよね。
他に現住所の特産物や観光名所について質問しても良いでしょう。時事問題なども当たり障りがなさそうですが、
もし応募者が知らない話題であった場合、逆に緊張させてしまうこともあります。

最も注意したいのは、背景にうつっているものに対してコメントすることです。
例えば「後ろに見えているカーテンの色が綺麗ですね」といったとすると、
初対面の人にプライベートに踏み込まれたように感じて、不快に思わせてしまう可能性があります。

ポイント⑤話すときはいつもの7〜8割程度のスピードではっきりと

オンライン会議の機会などが増えているので感じている人も多いと思いますが、
オンラインは対面と比べて思った以上に聞き取りにくいことが多いです。
そのため、いつもより7〜8割程度のスピードでゆっくりと、そしてはっきりと話すことを心がけましょう。
早口であるという自覚がある人であれば、半分くらいのスピードと意識しても良いかもしれません。
小さな子供やご年配の方に話しかけるようなイメージで話すのも良いと思います。

ポイント⑥声に抑揚付け、大きめのジェスチャーで

オンラインでは表情や体の動きも伝わりにくく、いつも通りでは硬い印象を与えてしまうことがあります。
声にしっかりと抑揚をつけて感情を表現し、いつもより少し大きめのジェスチャーをつけて伝えるようにすると、
画面からも温度を感じさせることができるでしょう。

ポイント⑦メモは手書きか別のパソコンで

最近では、面接の評定シートを手書きではなくパソコン入力で行うことも多いと思います。
面接中に、パソコンを持ち込むことも増えてきているでしょう。
オンライン面接でもパソコンでメモを取る人はいると思いますが、
その場合は応募者と繋がっているパソコン以外に、メモ用のパソコンを準備するようにしましょう。

マイクはよく音を拾うようにできており、通話しながら同じパソコンでタイピングすると、
タイピング音で話が聞こえづらくなってしまいます。
また、「メモされている」のがよくわかり、応募者に緊張を与えてしまうことがあります。
別のパソコンであってもタイピング音はしてしまうので、できるだけ静かなタイピングを心がける、
もしくは、メモは手書きで対応しましょう。
自分のマイクに入り込んだノイズをワンクリックでミュートすることができるアプリケーションなどもあるので、
利用するのも1つの方法です。

ポイント⑧雑音が入らないように注意する

対面面接で携帯の電源をOFFにするように、オンライン面接でも雑音が入らないように配慮しましょう。
タイピング音だけでなく、メール通知音やS N S通知音なども途中で入ってしまうと非常に気になります。
通知は必ずOFFにしておきましょう。

ポイント⑨事実情報から応募者への理解を深める

対面と比べて、オンラインでは言葉以外の情報が得にくい面があるのであれば、できる限り多くの事実情報を応募者から集めて、
そこから本人の人となりや性質を見極めるというスキルも必要となってきます（対面面接でも有効なスキルです）。
1つのエピソードではなく複数のエピソードを聞くことで、話に矛盾がないか、
より特性が表れている部分はどこか、といったこと等がわかりやすくなります。
そういった点も意識しながら面接を進めることで、応募者への理解を深めることができるでしょう。

最後に

いかがでしたか？
今後、新型コロナウイルスの影響がなくなったとしても、
オンライン面接を採用面接の1部として活用し続ける企業は増えると考えられます。
慣れるまでは少し大変かもしれませんが、
メリットを活かし、デメリットをうまくカバーすることで、より良い採用ができるようになるはずです。
新卒採用のみならず、中途採用でもオンライン面接はもちろん実施できます。
まだオンライン面接を実施していない企業も、この機会にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。