2021-03-02 11:41:50

この業務いる？無駄だと思われている業務5選と改善策

日々会社であたりまえのように行われている業務の中には、
従業員の多くが「この業務って必要？」と疑問視されているものが含まれている場合があります。
そんな業務がさっさとやめてしまうか、やる意味がある業務に変えてしまいましょう！

無駄だと思われている業務と改善策について動画解説！

仕事における無駄とは何か

仕事において無駄なことは何かというと、利益やなんらかの成果に結びついていない作業のこと言います。
無駄な仕事をすればするほど、時間や費用が無駄になるだけではなく、
「なんでこんなことをやっているんだろう…」と従業員のモチベーションを下げてしまうことにもなります。

誰も好き好んで無駄なことをやるわけはないのですが、なぜこうした無駄が生まれ、そのまま放置されてしまうのでしょうか。
それには大きく2つの要因があると考えられます。
一つは
「無駄なことに気付いていない」
「業務効率化の意識を持っていない」
という意識の不足、
もう一つは
「気がついていても、見て見ぬふりをしている」
「変化をすることを避けている」
「特に問題がないので、波風を立てたくないと思っている」
という事なかれ主義的な考え方です。

歴史のある企業や大企業では時に、効率より会社の慣習を優先することで無駄が生まれ、
それに対して意を唱えることができない従業員は多いことでしょう。

これからご紹介する無駄なことを省いていこうとする行為は、これまで当たり前として行われていたことも多く、
一人の従業員が働きかけるにはパワーが必要です。
そのパワーに対して、その無駄をなくしたことで得られるメリットはそれほど大きいとは感じられないかもしれません。
しかし日々の無駄の積み重ねは大きな無駄を生み出しますし、どこかで思い切って変えていく必要があるでしょう。

もしあなたが経営者や、それに準ずる立場にあるのであれば、従業員の意見を聞いた上で、
無駄な業務を思い切ってやめるか、意味があるものへと変えていきましょう。

無駄だと思われている業務と改善方法

①朝会（朝礼）

あなたの会社では、朝会を実施していますか？その内容はどういったものでしょうか？

朝会はそもそも、製造業で1日の仕事分担を決めて効率的に作業を進めるために始まったのだそうです。
現在ではわざわざ朝にそうした集まりをする必要がない場合がほとんどです。
現在の朝会といえば、上司からの話、順番で回ってくるスピーチ、情報共有……、
理念唱和を行っている企業もあるかもしれませんね。

こうした内容はルーティン化されてしまっていて、
「大して意味のないような話を聞くだけ」
「直行した日でも困ったことはない」
「情報共有システムで見た方がわかりやすい」
といった意見も多く、無駄な仕事だと考えている人も多いのです。

＊改善方法
朝会を思い切ってやめてしまうことだけが、解決策でありません。
価値のある朝会を行うことも考えてみましょう。

朝会にはメリットもあります。
チームワークや企業文化を構築するきっかけとなったり、本当に重要な情報を共有したり、問題解決の場とすることもできるのです。

なんとなく行うのではなく、一つ一つの内容を意味のあるものにしましょう。
有意義な朝会にするポイントは以下を参考してください

時間は短く(10~15分程度を目安に。必要がなければより短くても良い)
全員が発言権を持った状態で実施する（聞くだけにならない）
事前に伝えるべき情報を精査する（無駄な情報を伝えない）
朝会参加者全員に関連する情報だけを共有する時間にする
これだけは知っておいて欲しいという情報を共有する
昨日までに起こっていた問題の解決策を示す
今起こっていて、全体で解決すべき問題を提示する

②会議

会議も、従業員にとって「無駄だ」と思われている仕事の一つです。
本来、会議とは意思決定の場であって、それほど時間がかかるものではないはずです。

無駄に長い会議になってしまう要因には、以下のようなことが考えられます。

・時間を決めていない（もしくは、守られない）
・目的（ゴール）が明確に設定されていない
・資料が多すぎる（目を通すだけで時間がかかる）

他にも参加の必要がない人が参加させられている場合もあり、その人にとってその会議は無駄以外の何者でもありませんね。
長い会議をした結果、最適な結論が出ればまだ良いですが、
結論すら出ないまま会議が終わることもあり、まさに無駄な時間となってしまいます。

＊改善方法
会議自体は必要な仕事であって、大事な意思決定を行ったり、新たなアイデアが生まれたりする場であるべきです。

有意義な会議にするポイントは以下を参考してください

時間を決めて実施し、終了時間は必ず守る
参加者は厳選する（本来不要な人を招集しない）
資料は最小限に留める
事前に目的（ゴール）を共有し、会議が始まったらすぐに議論を開始する
ホワイトボードを活用し議事録作成の手間を省く（撮影したものを共有する）
会議の終わりには、その結論を確認する
会議で決まったことは実行に移す

③資料作成

資料の作成には多くの時間がかかっていることが多く、資料の作成のために残業をしているという従業員も少なくありません。
そもそも、作成したのを最後に一度も読まれることのない資料はありませんか？

また、社内の資料をそこまで綺麗に作り込む必要はありますか？
このような資料の作成は、無駄だといえます。

この会議にはこの資料をいつも作成しているからと、その利用価値や必要性をあまり考えず、
もしくは無駄だと思いながら作り続けていることもあるとしたら、やめてしまった方が良いです。
形だけの資料作成は、すぐにやめてしまいましょう。

＊改善方法
特に定期的に作成されている資料について、その後その資料はどうなっているのかを確認し、
全く使われていないのであれば、思い切って作成をやめましょう。

社内で使う資料については、パワーポイントは使用しないというルールを設けている企業もあります。
体裁を整えた美しい資料は必要なく、本当に必要な情報をできるだけ完結に文章でまとめたものを共有した方が効率的である考えからです。

パワーポイントの資料はポイントが箇条書きされているだけで、
あとで資料を見ても口頭説明がなければ何が言いたいのかわからないことも多いです。

グラフやアニメーションを作成することもありますが、社内会議用の資料にこのような装飾は不要と言えるでしょう。
難易度は高いですが、本当に必要な情報を完結にまとめた資料を作成できるようになれば、会議の質も高まることでしょう。

④判子での承認（申請書類）

新型コロナの感染拡大による１回目の緊急事態宣言期間に問題となった「押印のための出社」。
なんらかの申請や請求書や契約書の発行のために、在宅勤務中にも出社しなければならない人が多くいました。

コロナ禍以前から押印という手続き方法に疑問を抱く人は多く、それが一層浮き彫りとなりました。

口頭確認でも問題ないようなことでも、判子をもらわなければ業務を先に進められないこともあり、
無駄どころか業務の妨げになっていることもあります。

企業間でのやり取りでも郵送や印紙代のコストや手間がかかり、
書類を往復させる時間もかかるため、より簡単な方法を求める声も大きいです。

判子をもらうということ以前に、紙の申請書類の提出も無駄だと思われている業務の一つです。
有給取得の申請などにも紙の書類提出をしなければならない企業もあり、
申請する方も承認する方も、「わざわざこんな手間をかけなくても…」という不満があるようです。

＊改善方法
電子契約の導入がオススメです。
これは、「紙+押印」の代わり、「電子データ＋電子署名（タイムスタンプ）」で契約を締結できる契約方式です。
この方法は、法律でも認められており、企業間の取引においても有効です。

電子契約サービスを提供する企業も増加し、新型コロナによる1度目の緊急事態宣言下では利用する企業が爆発的に増えました。

社内申請でも電子署名を利用する、ウェブ上で完結するワークフローを導入するなど、
今一度手続きについて見直してみましょう。

＼「脱ハンコ」へ！電子署名を解説／

⑤メール

特に若手にとって無駄だと感じられているのがメールのやりとりです。
チャットのような短文メールのやりとりが続いている状態において、メールは非効率的だと感じます。

メールは長期間のデータ保存に利がありますが、
数日前程度のやり取りを振り返る場合にはチャットの方が長けています。

また、メールの場合は毎回「部署名・役職名・氏名・冒頭のあいさつ」を入力するなどのルールがありますが、短文メールの場合はこれらのかしこまった文章は無駄に感じられます。

CCに入れて複数配信することもできますが、全員返信ではなく個別返信にしてしまうこともありますし、
やはりチャットと比べて複数でのやりとりにも不便があります。

＊改善方法
ビジネスチャットツール（クラウド型コミュニケーションツール）の導入をお勧めします。
社内外の両方で、プロジェクトやチームごとにチャットグループを作成しておけば、情報や資料の共有も簡単に行うことができます。
メッセージの対象者も、特定の誰か、参加者全員など、クリック一つで選択できるようになっています。
チャットグループの作成数に上限があるプランであれば、無料で使えるものもありますので、まずは使ってみることをお勧めします。

最後に

今回ご紹介した無駄だと思われている業務は一例です。
企業によって、従業員によって、その内容は異なるでしょう。

業務外ではありますが「ほぼ強制的な飲み会が無駄」という意見もあります。
まずは、従業員が社内で無駄がないか意識し、その意見を集めましょう。
出てきた無駄は取り除いたり、改善したり、必要性があるのであればその理由を伝えることによって、
効率的かつ前向きに業務に取り組めるようになるのではないでしょうか。