2021-05-26 10:00:45

テレワーク推進に必須！最適なICT環境を整える方法について解説

新型コロナの蔓延により、急速に世の中に広まったテレワーク。
ゆっくりと準備する時間がないままにスタートすることになった企業も多かったのではないでしょうか。

そのため、生産性や業務効率が下がってしまったり、従業員の士気が下がってしまったり、
思ったように推進ができていないことも多いようです。
テレワーク推進にはICTの活用が必須です。
そこで今回は、テレワークに適したICT環境を整える方法について解説します。

最適なICT環境を整える方法について動画解説！

テレワークとは？

テレワークは、ICT（情報通信技術）を活用することにより、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことです。
場所については在宅勤務の他に、出先のカフェや移動時間に働くモバイル勤務と、
コワーキングスペースやシェアオフィスなどで働くサテライトオフィス勤務があります。

テレワークは、テレがTele（離れて、遠方の）、ワークがWork（仕事）を意味していて、これを組み合わせた造語です。
リモートワークといわれることもあります。

テレワークのメリット

雇用面

柔軟な働き方を求める人が増えていることから採用がしやすくなったり、
育児や介護で離職しなければならなかった人がそのまま働き続けることができたり、
雇用面にメリットがあります。

ワークライフバランス

通勤に要していた時間がなくなることから、ワークライフバランスが向上するという面もあります。
さらにICT環境を整えることができれば、生産性の向上も十分に期待できるのです。

コスト削減

ICT環境を整えるにあたってコストを不安視する方も多いですが、テレワークが推進できれば
コスト削減につながっていきます。

導入コストにより最初は赤字ですが、テレワークを続けていくことに拠り
オフィス賃料（オフィス面積や立地を変える）や光熱費などのオフィスコスト、
従業員の交通費などを大きく削減することができます。

BCP（事業継続）対策

テレワークはBCP（事業継続）対策にもなります。
今回の新型コロナのような不測の事態であっても、ITC環境が整っていればリモートで業務が継続できます。

もし今後、地震が発生したり、大きな台風が直撃したりして、
出社が困難になったとしても、テレワークなら在宅で業務を続けられますので
テレワークはBCP対策として有効と言えるでしょう。

セキュアなリモート環境を実現

テレワーク導入において解決すべき課題とは？

テレワーク導入において発生する課題は、大きく以下の3つです。

コミュニケーション不足

リモートワークでも、もちろん電話やメールは使えます。
そしておそらく多くの企業は、オンライン会議システムまでは利用しているのではないでしょうか。
これでコミュニケーション対策はできていると考えていたかもしれませんが、これでは十分とはいえません。

オフィスで勤務していた時には、対面でちょっとした確認や雑談などを交わしていたと思いますし、
先輩に聞いたり、後輩に教えたりといったやりとりも活発に行われていたのではないでしょうか。
こうしたコミュニケーションは、チーム力を高めたり、人材を育成したりするにあたって非常に重要です。

情報共有や進捗の確認についても、テレワークにより不足が生じる例は多いです。
こうした状況は、顧客対応などにも影響し、思わぬミスにつながってしまうことがあります。

非効率で曖昧な労務管理

労務管理の曖昧さは、働く側にとっても、経営者側にとってもストレスになります。

テレワークでは仕事のオンとオフの区別がつきにくく、管理する側も勤務時間や勤務態度を把握できないため、
個人によって申請時間に差が生まれてしまうこともあります。

勤務態度が把握できないことは、評価の難しさにも繋がりますから、評価制度についても課題となることが多いです。

セキュリティ対策

新型コロナでテレワークが急速に普及したことにより、ハッカーからすると容易に攻撃できる対象が増えたことになります。
実際に日々多くの攻撃が仕掛けられており、被害を被った企業も少なくありません。
テレワークの推進において、セキュリティ対策は大きな課題となります。

インターネットを介した不正アクセスやウイルス感染はもちろんのこと、
モバイル勤務やサテライトオフィス勤務においては、覗き見されるリスクや、盗難・紛失のリスクも課題となるでしょう。

テレワークの課題はICT環境の整備で解決

コミュニケーションツールの導入

テレワークによるコミュニケーション不足の解消には、コミュニケーションツールを導入しましょう。
コミュニケーションツールによって機能は様々ありますが、「Web会議」の他に、
「チャット」「スケジュール共有」「データ共有」機能はどのような企業でも必要でしょう。

遠隔地にいてもこれまでと変わらないようなスムーズなコミュニケーションが取れること、
そして情報共有ができることはテレワーク推進に必須といえます。

労務管理システムの導入

労務管理を効率化し公平性を確保するには、労務管理システムを導入しましょう。
ただし、導入前に労務管理のルール作りをする必要があります。

こちらも様々なツールがありますが、「作業状況の記録」「給与システムとの連携」「休暇・残業申請機能」の
3つのポイントを基準に選ぶと使いやすいです。

作業状況の把握には、定期的にスクリーンショットを撮影したり、操作を記録したりできるものが最適です。
勤務時間の把握には、パソコンの操作ログなどを用いて作業時間を把握できるシステムがオススメです。

給与システムと連携できれば、給与計算をしなくて良くなりますから、業務負担が軽減されます。

休暇申請などを書面で行っていた企業は多いと思いますが、代わりとして書面をメールで添付して送り、
承認して送り返す…というのも手間ですし、管理も面倒です。
休暇や残業の申請機能があれば非常に便利になります。

あまりガチガチに管理しすぎると逆に働きにくさを感じる従業員も出てきますので、運用方法には注意しましょう。

PC環境の整備

テレワークを支える基盤ともいえる、PC環境。
家に仕事を持ち帰って作業をするのと、テレワークでは必要な環境が異なります。
PC環境は特に重要な項目なので、次の章で詳しく解説していきます。

セキュリティ対策万全！オフィスと変わらぬICT環境の整備

テレワークを実施するには、オフィスで仕事をするのと変わらない環境で仕事ができ、
セキュリティ対策が万全のICT環境を整備する必要があります。

そのための方法は、主に以下の4種類です。

リモートデスクトップ方式

オフィスにもともと設置されているパソコンのデスクトップ環境を、
外部デバイス（パソコン、タブレット、スマートフォンなど）から遠隔操作する方式です。

外部デバイスにはオフィスにあるパソコンのデスクトップ画面が転送表示されるので、オフィスと同じように作業を進められます。
フルリモートではなく、週に何度か出勤するような場合でも、
オフィスで行っていた作業の続きをそのまま別の場所から行えるので便利です。

基本的にはオフィスのパソコンと同じセキュリティレベルが保たれる上に、
データは外部デバイスではなくオフィスのPCに保存されるため、情報漏洩のリスクを減らすことができます。
　

導入方法

専用のアプリケーション・クラウドサービスを準備し、認証キーを購入します。
　

導入コスト

比較的安く、簡単に導入できます。
ただしオフィスパソコンの電源をオンにしておかなければならないことから、光熱費がかさむ点には注意が必要です。

仮想デスクトップ方式

デスクトップ情報をサーバーに集約し、仮想デスクトップ環境を構築します。
そして、個人に割り当てられた仮想デスクトップ環境に外部デバイスからアクセスし、遠隔操作する方式です。
リモートデスクトップ方式と同様に、外部デバイスにデータが残らないため、情報漏洩のリスクを減らすことができます。

さらに管理者がアップロードなどのメンテナンスを一括で行うことができ、
個人が勝手にアプリやソフトフェアなどをインストールすることができないため、
環境の管理がしやすく、セキュリティレベルを高次に保ちやすいです。
　

導入方法

専用サーバーを準備し、仮想デスクトップ環境を構築します。
　

導入コスト

ある程度まとまった初期費用が必要です。
特にデータ量が大きければ大規模なサーバーが必要になるので、費用が高額になります。

クラウド型アプリ方式

インターネットを介して、同じクラウドサーバー上にあるアプリケーションにアクセスし、作業を行う方式です。
（Microsoft365やGoogle Workspaceなどが有名）

インターネット環境さえあればどんなデバイスからでもアクセスできます。
インターネットの速度が遅くても、操作性への影響が少ないこともメリットです。

アプリケーションはクラウドサーバーにあり、データもクラウド上に保存されるので、
オフィス内のパソコンが万が一使えなくなっても、別のデバイスから作業を行うことで事業を継続できます。
ただし、外部デバイスにもデータを保存できるので情報漏洩のリスクがあります。

データの管理には注意が必要です。
ダウンロード制限がかけられるアプリもあるので、セキュリティの面ではそちらを選んだ方が良いでしょう。

導入方法

クラウドベースのアプリケーションを選択して、ライセンス契約します。

導入コスト

ライセンス費用はかかりますが、初期費用はほとんどかかりません。

VPN（Virtual Private Network）方式

VPN（Virtual Private Network）を経由して業務を行う方式です。
VPNとは、WANを利用して企業の拠点間、または自宅との間を
専用線のように相互接続し、セキュリティを高めた通信を可能にする技術です。

オフィス内でもテレワーク中でも社内のシステムが使えるため、作業がしやすい点がメリットです。
会社のPCを自宅に持ち運んでリモートをする場合は盗難・紛失のリスクが高く、
セキュリティ面では不安がありますので、十分な対策が必要です。
多重認証などの技術的制限をかけることに加えて、セキュリティに関する社員への教育の徹底が求められます。