OCRとは？

ペーパーレスにつながる複合機の機能『OCR』をご紹介します。
OCRとは、紙文書のテキスト部分を認識して、文字データに変換する機能のことです。

OCR機能を搭載した複合機で紙の文書をスキャンすると、
紙に印刷されたテキストを文字データとして取り込みます。

OCR機能の有無は、複合機によってそれぞれです。

メリット

OCRのメリットは主に3つあります。

①データの再利用ができる

紙文書にあるデータを、Word、Excel、PDFなどの文書データに変換します。

以前作成した文書のデータを再利用して新たな文書を作成したり、
データの修正が手軽にできるようになったりなど、
従来なら一から作り直す必要があった作業を一気に効率化できます。

②検索性

紙文書は、ファイルに綴じてラベリングをすることで検索性を保持していました。
カテゴリごとにラベリングを行うので、
最後は手作業で該当の書類を見つけるしかありませんでした。

OCRでデータ化すると、文書に記載してあるキーワードで
文書を検索できるようになります。

③省スペース

戸棚などに保存していた書類やファイルを、
データ化してファイルサーバーに格納すれば、大幅な省スペースになります。

新しくファイルサーバーを購入したとしても、戸棚よりずっと小さいですし、
クラウドストレージを活用すれば、物理的なスペースは一切必要ありません。

リモートワーク中でも気軽に過去のデータを確認できます。

デメリット

便利なOCR機能ですが、万能というわけではありません。
以下のデメリットも踏まえて検討するようにしましょう。

導入コスト

新しい機能を追加するには、やはり導入コストはかかります。

しかしOCRを導入すると、作業の効率化による人件費の削減や、
省スペース化による賃料の削減に繋がりますので、
長期的にみると導入コストよりお得に利用できる場合もあります。
作業量とコストを比較して、検討しましょう。

読み取り能力は100％ではない

年々精度は上がっていますが、全ての文字を正確に読み取ることは簡単ではありません。
読み取り後に多少の手直しは必要になるかもしれません。

100％読み取れるわけではないとはいえ、作業量を大幅に削減できることは間違いありません。
多少の手直しがあることも踏まえて検討しましょう。

まとめ

今回はペーパーレス特集の第一弾として、OCR機能をご紹介いたしました。
ペーパーレス化はDXの第一歩にもなります。
メリット・デメリットをふまえて、導入を検討されてはいかがでしょうか。

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【著者・監修者企業】

スターティア株式会社

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資格

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労働者派遣事業 厚生労働省許可：派13-316331
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電気通信事業者 総務省届出：A-29-16266
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