名刺の保管について

ビジネスに欠かせない、名刺。
しかし、枚数が増えると管理が大変です。

「名刺ファイルがかさばる」
「以前受け取った名刺を探すのが大変」
といった経験をされたこと、一度はあるのではないでしょうか。

データ化するにも枚数が多すぎると、やる気になりませんよね。
『名刺スキャン』なら、スキャンするだけで
社名・氏名・部署・住所・電話番号など、必要情報を読み取りデータ化してくれます。

名刺スキャンの種類

アプリ

名刺管理管理アプリはスマートフォンが登場してから一般的になりました。
個人が無料で利用できるアプリを利用するケースがよくみられました。

アプリでは、名刺を一枚ずつスマホのカメラで撮影し送信、
運営会社が名刺の内容をデータ化することで
名刺の内容がアプリに反映されます。

■メリット
・無料で利用できる
・外出先から閲覧できる
・名刺の検索が容易になる

■デメリット
・無料の場合、利用枚数に上限がある
・枚数が大量の場合は、撮影に時間がかかる
・セキュリティ面

複合機・コピー機

複合機やコピー機でスキャンすることで名刺をデータ化します。
スキャンデータは一部の名刺管理ソフトとの連携も可能です。

■メリット
・名刺を会社、チームとして管理できる
・名刺の検索が容易になる
・スマホアプリと連携させれば、外出先でも閲覧できる
・複数枚の名刺を一度にデータ化できる

■デメリット
・複合機を導入する必要がある

名刺管理を最大限活用するために

名刺をデータで管理すると、相手の所属や氏名を確認する以外にも
以下の用途で利用できるようになります。

・名刺データをエクセルに落として、顧客リストを作成する
・名刺データを年賀状ソフトやCSVに落とし、年賀状リストを作成する
・名刺の住所情報を読み取り、グーグルマップ上に顧客の住所として表示させる
・メールアドレスを読み取り、メール配信リストを作成する

名刺をデータ化せずに管理しているという方は、ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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【著者・監修者企業】

スターティア株式会社

弊社はパソコン周り、オフィス環境、法律の改正、コスト削減など、ビジネスに関わるお困りごとの解決策を提供する当サイト「ビジ助channel」を運営しています。

資格

一般建設業 東京都知事許可（電気通信工事業）：(般-4)第148417号
古物商 東京都公安委員会許可（事務機器商）：第304361804342号
労働者派遣事業 厚生労働省許可：派13-316331
小売電気事業者 経済産業省登録：A0689
電気通信事業者 総務省届出：A-29-16266
媒介等業務受託者 総務省届出：C1905391

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