2022-01-31 17:19:12

電子帳簿保存法の改正！対応するために企業が知っておくべきこと

2022年1月に電子帳簿保存法の改正が行われました。
さらなる電子取引の効率化が期待されるなか、電子帳簿保存法そのものや改正内容に関してあまり理解していない方も多いかもしれません。
また新たに、2021年12月10日に公表された『令和4年度税制改正大綱』で、2年間の猶予期間が与えられることになりました。

こちらでは、改正に向けて企業が知っておくべきことをご紹介します。
（出典：国税庁　「電子帳簿保存法関係」）

電子帳簿保存法について動画解説！

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿などを電子データの形式で保存することを認め、ルールを定めた法律です。
従来は、多くの書類に関して紙で保存することが義務付けられていました。しかし、紙での書類保管は、管理の手間や保存場所の確保、印刷代といった点からコスト面や効率面で問題があります。

電子帳簿保存法は、帳簿としての効果・信頼性を損ねず、こうした問題を解決するため、1998年に制定された法律です。
制定当初はデータ保存が認められるための要件が厳しく、一部の企業にしか利用されていませんでした。
その後、数回の改正を経て要件が緩和されたため、近年では多くの企業が書類電子保存を導入しています。

電子帳簿保存法のメリット・デメリット

電子帳簿保存法が適用されると、以下のようなメリット・デメリットが考えられます。

メリット

紙での書類保管は、破損やかすれ、日焼けなどによって文字や内容が読みにくくなってしまうなど多くのリスクがつきまといます。
また、書類の数が膨大になると、物理的な保管スペースも必要になります。しかし、データであればいつまでも読みやすい状態のまま保存することが可能な上、物理的なスペースも必要ありません。

さらに、書類を探す際も、書類を一枚一枚めくって確認する必要はありません。ワード検索で、探している書類をすぐ見つけられるため業務効率が向上します。

デメリット

帳簿を電子データで管理するためには、ツールやシステムが必要です。
ツール・システムの導入コストやランニングコストはひとつのデメリットといえます。特に、スタートアップ企業や個人事業主の場合は、このコストが大きな負担となるかもしれません。

また、既存の書類を電子化する場合は、スキャンを手作業で行う必要があります。
多くの書類を保管している現場ほど、最初は作業負担が大きくなるでしょう。

電子帳簿保存法で認められている保存方法

電子帳簿保存法では、主に以下のような保存方法が認められています。

保存区分	概要
電磁的記録の保存	パソコンで作成した書類を、記憶媒体に保存する方法です。ハードディスク、DVDといった物理メディアのほか、クラウドストレージに保存することも可能です。
スキャナ保存	既存の紙書類をスキャンして電子化する方法です。対象となる書類は、契約書や請求書といった取引関連の書類のみに限定されています。
電子取引データの保存	メールで受け取った帳簿データなどを保存しておく方法です。

2022年1月の改正で電子帳簿保存法はどう変わる？

2022年1月の電子帳簿保存法改正ではどのような変更点があるのでしょうか。
「要件緩和される部分」「義務化される部分」「強化される罰則」の3方向から電子帳簿保存法の改正についてお話します。

要件緩和される部分

まずは、要件緩和される部分についてお伝えします。

事前承認制度

これまでは、電子的記録保存・スキャナ保存を開始するために、税務署への申請・承認が必要でした。
しかし、改正後は承認が不要になり、体制が整えば任意のタイミングで開始できるようになります。
また、電子取引データについては以前から承認が必要なかったため、今回の改正によりすべての保存方法で承認がいらなくなったことになります。

システム要件

改正後は以下の3点の要件を満たせば電子データ保存が認めらます。

・システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること

・保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

・税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること

優良保存認定制度

改正前のシステム要件を満たしている場合は「優良な電子帳簿」に認定され、過少申告加算税が5%免税されるというメリットがあります。

検索項目

データを検索するための要件となる項目について、改正後は以下の3点に限定されます。・取引年月日
・取引金額
・取引先

適性事務処理要件

スキャナ保存に関して設定されていた社内規定整備、相互けん制、定期検査といった要件が廃止されます。
定期検査では書類の原本が求められましたが、改正後は必要ありません。そのため、電子化してすぐに原本を破棄できます。
また、これまでは2名以上で事務処理を行う必要がありましたが、改正後は1名でも作業ができるようになります。

タイムスタンプ要件

スキャナ保存では、タイムスタンプが必要です。

これまでは書類の受領から3営業日以内データ化しタイムスタンプを付与した上で、受領者が自署する必要がありました。
改正後は、タイムスタンプの付与期限が「最長約2カ月と概ね7営業日以内」に拡大され、自署は不要になります。
条件を満たしたクラウドサービスを利用する場合は、タイムスタンプそのものが不要になります。

義務化される部分

データで受け取った国税関係書類についてはデータの状態で保存しておくことが義務付けられ、紙に出力して保存することは認められません。
電子的にやり取りしているすべての取引データが対象のため、それまで電子帳簿法とは関係がないと思っていた場合でも、一度やり取りしているデータを確認してみる必要があります。

強化される罰則

税金に関して隠蔽・仮装を図っていたことが発覚した場合、35%の重加算税が課されます。
電子データにおいて隠蔽・仮装が認められた場合はさらに10%が加算され、合計45%の重加算税が課されます。
また、確定申告でも注意が必要です。

国税庁が発表した「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」では、電子取引の保存要件を満たしていない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があることを示唆しています。
これまで書類提出で青色申告を行っていた場合は、書類保存方法を大きく変える必要があります。

電子帳簿保存法改正への対応方法

企業は電子帳簿保存法の改正にどのように対応していけばよいのでしょうか。以下では、具体的な対応方法についてお伝えします。

保存の要件をおさらい

まずは、電子帳簿保存法で定められている電子取引の保存の要件をおさらいしておきましょう。
保存要件は「可視性」と「真実性」に分類できます。

可視性の要件とは、取引年月日、取引金額といった主要な情報で検索できることを求める要件です。
真実性の要件とは、記載内容が事実と相違なく訂正されていないことを示すことを求める要件であり、タイムスタンプの付与などが必要となります。

対応方法

以下では、具体的にどのような方法で電子帳簿法改正に対応していくのか解説します。

システムの導入

経理や会計、取引などの業務に、現在はさまざまなクラウドシステムが活用されています。
多くのシステムは電子帳簿法改正に際してバージョンアップする見込みであり、ユーザー側は特に手間をかけることなく改正に対応することが可能です。

まだ導入していていない場合は、ペーパーレス化や業務効率向上にもつながるシステムの導入をおすすめします。
会計ソフトや経費精算ソフト、販売管理ソフトといった種類があるため、自社に合ったものを選びましょう。

ファイルサーバの利用

企業で物理的に設置したファイルサーバを利用することも可能です。
それまでファイルサーバを利用している場合は、電子帳簿法改正後も電子取引データの格納場所として活用できます。
エクセルなどと紐付けて管理することで、可視性の要件を満たすことも可能です。

保存要件	対応方法
可視性の確保	保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと「取引年月日」「取引金額」「取引先」の検索機能を確保し、日付と金額は範囲指定の検索機能を付け、さらに2つ以上の項目を組み合わせて検索できること
真実性	電子データの訂正・削除履歴の確認及び通常の業務処理期間外の入力履歴の確認ができること電子データと、それに関連する電子データとの関連性を確認できること電子データの保存に伴うシステム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること

保存要件

対応方法

可視性の確保

保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
「取引年月日」「取引金額」「取引先」の検索機能を確保し、日付と金額は範囲指定の検索機能を付け、さらに2つ以上の項目を組み合わせて検索できること

真実性