2022-04-04 15:34:18

リモートワークにはデメリットも？離れた社員の働きぶりを「見える化」する方法

近年新しい働き方として注目されているリモートワークは、2020年新型コロナウイルスの感染拡大によって多くの企業が導入に至りました。
その後、感染状況が落ち着いている時期もリモートワークを継続して実施し、定着した企業も少なくありません。
リモートワークは感染拡大防止だけでなく、通勤の負担軽減、ストレス軽減など様々なメリットが報告されています。

しかしながら、いくつかのデメリットも指摘されています。
こちらの記事では、リモートワークの具体的なデメリットや、社員の働き方を「見える化」する方法についてお話しします。

リモートワークのデメリットとは

リモートワークにはどういったデメリットがあるのでしょうか。
以下は、近年の普及で浮き彫りになってきたリモートワークの課題です。

コミュニケーションが不足する

リモートワークはその性質上、対面でのコミュニケーションが不足します。

このことから、本来であれば必要な情報共有が十分に行われないことも少なくありません。
共有漏れや誤解によって、業務に支障が出ることも懸念されます。
また、人と対面することが極端に減ることから、従業員によっては孤独感を覚えることもあるようです。
このことから精神的に不安定になってしまうと、メンタルヘルスの問題にも発展します。

勤務時間が超過する

リモートワークでは、従業員がいつ仕事を始めて、いつ仕事を終えているのか、実質的に管理する方法がありません。
このことから会社の意図に反して従業員の勤務時間が超過するケースがあります。
いわゆる、「隠れ残業」と呼ばれる問題です。

リモートワークで隠れ残業が発生する背景には、以下のような原因が考えられます。

限られた時間でパフォーマンスを出すことが求められている。

リモートワークで自己管理が難しくなり、勤務時間のなかで仕事を処理できなくなった。

「残業する従業員は勤勉だ」という風潮が残っている。

もちろん、いかなる理由があろうと従業員の隠れ残業は好ましくありません。
コンプライアンス違反にもつながるため、是正すべき問題です。

セキュリティリスクが高まる

リモートワークでは、オフィスの外でパソコンなどの端末を操作して仕事をするため、セキュリティリスクを懸念する声もあります。

特にカフェやコワーキングスペースで作業をする場合、機密情報が他の人の目に触れないように配慮しなければなりません。
端末自体を紛失したり、盗難されたりして、社外秘の情報や社内の個人情報が流出してしまったケースもあります。
社員が不正なWebサイトやソフトウェアを利用し、パソコンがマルウェアに感染してしまうリスクも否定できません。
社員のリテラシー向上やセキュリティソフトの導入が求められます。

社員の生産性が低下する

リモートワークでは、従業員の働きぶりを目視で確認することができません。
従業員は各々でモチベーションを管理しなくてはなりません。

各従業員が能動的に働く意欲を見出し、リモートワークでもベストを尽くしている状態が理想ですが、実際には上司や同僚の管理外の環境に置かれることで労働意欲が低下する社員も少なくありません。
いわゆる、「さぼり」が問題視されています。

上司や同僚の目から離れることがこうしたさぼりの最もたる要因ですが、自宅での作業の場合は他の問題もあります。
ベッドやソファが近い環境、漫画やゲーム・インターネットの誘惑なども従業員のさぼりを引き起こす要因です。
明確なさぼりとまではいかないまでも、多くの企業がリモートワークへの移行によって従業員の生産性低下に直面しています。

リモートワークのデメリットを解消するためには？

上述したリモートワークのデメリットを解消するためにはどうすればよいのでしょうか。
代表的な取り組みとして以下のようなものが挙げられます。

コミュニケーションの機会を積極的に設ける

上述したとおり、コミュニケーションの不足はリモートワークにおける大きな問題のひとつです。
特に、完全リモートワークに移行した場合は、対面してコミュニケーションをとる機会をほとんど設けられません。
しかし、対面以外のコミュケーションであれば、リモートワークでも問題なく利用できます。

ひとつはビジネスチャットです。
普段は「おはようございます」「お疲れ様でした」といった簡単なコミュニケーションだけでも問題はありません。
ビジネスチャットといっても取引先や顧客と連絡をとるわけではないため、気軽にコミュニケーションをとることができます。

また、定期的にWeb会議ツールなどを利用して音声・ビデオでのコミュニケーションをとることもおすすめです。
テキストだけではわからない従業員の状況を共有できます。
自宅での作業で陥りがちな孤独感の解消にもつながるでしょう。

自宅以外の環境での業務を提案する

自宅での作業でついついだらけてしまう従業員がいる場合は、自宅以外での作業を提案してみてはいかがでしょうか。

人間の集中力は環境の影響を多分に受けます。
「リモートワーク＝在宅勤務」と認識されがちですが、コワーキングスペースやモバイルオフィスもリモートワークの環境としては一般的です。
従業員によっては、自分以外の人がいることで集中力が増すことがあります。

成果・タスク型の業務管理にシフトする

業務管理の仕組みがリモートワークに合っていないケースも考えられます。
オフィスに通勤する場合は、単純に労働時間で仕事量を管理するのが一般的でした。
一方、従業員自信でモチベーションをコントロールしなければならないリモートワークの場合、労働時間による管理では緊張感を持って働けないケースがあります。

そんななか、リモートワーク向きの業務管理手法として普及しているのが、成果・タスク型の業務管理です。
限られた時間のなかでどう働くかを従業員の裁量に任せきりにするのではなく、具体的なタスクをアサインすることで明確な成果を期待する手法です。
時間経過だけでは仕事をしていると見なされないため、リモートワークの業務でも緊張感が生まれます。

評価方法を見直す

上述したタスク・成果ベースの業務管理への変更をする場合、評価方法の見直しも求められます。

オフィスのような上司や同僚と同じ環境で仕事をする場合、評価にはコミュニケーション能力や働きぶりの印象が多分に反映されます。
当然そうした要素もビジネスマンとしては重要ですが、リモートワークでは以前と同様の基準で評価を下すことができません。
リモートワークにおいては、評価基準についてもタスクの達成率や成果物をベースにする必要があります。

リモートワークでも社員の働き方を「見える化」するには？

ここまでご紹介してきたようなリモートワークにおける課題は、従業員がそれぞれ別の環境で仕事をしていることによって生じています。
それぞれの働き方を「見える化」できれば、こうした問題が解消されるかもしれません。
以下では、リモートワークでも社員の働き方を「見える化」できるリモートワーク監視ツールをご紹介します。

リモートワーク監視ツールとは

リモートワーク監視ツールとは、リモートワーク中の勤務状況をチェックするためのツールです。
大まかな勤怠から、アプリの使用状況など、チェックできる内容はツールによって異なります。

リモートワーク監視ツールの種類

以下では、リモートワーク監視ツールの種類を簡単にご紹介します。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤を管理するクラウドシステムです。
オフィスにおけるタイムカードのように機能します。
リモートワークにおいてもシビアな労務管理を行いたい場合には必須のツールです。

在籍確認システム

在籍確認システムは、パソコンの前に着席して作業しているか確認するためのツールです。
ウェブカメラによって遠隔で社員の様子を確認します。
業務中の無駄なネットサーフィンや、業務と関係のないアプリの利用を是正します。

アクセス監視・アプリ監視ツール

アクセス監視・アプリ監視ツールは、リモートワークで作業している社員がどのようなWebサイトにアクセスし、どのようなアプリを利用しているか監視するツールです。業務中の無駄なネットサーフィンや、業務と関係のないアプリの利用を是正します。

キーロガー

キーロガーは、キーボード入力内容のログを記録し、遠隔で監視するツールです。
業務と関係のない作業をしていなか、厳しく管理ができます。

監視ツールを導入するポイント

監視ツールは社員のリモートワークでの働きぶりをチェックするのに役立ちます。
一方で、導入に際しては以下のようなポイントを意識しなければなりません。

監視ツールを導入するメリットを共有する

従業員によっては厳しく監視されることで生産性が低下してしまうこともあります。

そのため、「従業員の働きぶりを証明するためのもの」という面を強調する必要があります。
もともとリモートワークでもベストを尽くしている従業員にとっては、働きぶりが評価されることにもつながるため、お互いにとってメリットがあるということを共有しましょう

監視の目的を明確にする

監視ツールを利用する場合は目的を明確に設定し、その目的を従業員にも伝えましょう。
目的が曖昧なまま導入すると、監視すること自体が目的になってしまうケースがあります。
また、目的を明かさず監視していることだけを従業員に伝えると、「どんな行動をどのように評価されるかわからない」といった疑心暗鬼の状態に陥ってしまうかもしれません。

ツールのデータだけで働きぶりを判断しない

監視ツールでわかるのは、あくまで働きぶりのデータのみです。
従業員は人間であり、業務中にはそれぞれがデータでは測ることができない課題や問題に直面しています。
好ましくないデータが出ているからといって、さぼりだと断定するのは禁物です。
気になるデータが出ている場合は、まず社員に仕事の悩みや問題がないかヒアリングしてみましょう。