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2022-04-04 15:33:16

会社にとって多大な時間の浪費となる迷惑電話をブロックするには?

会社にとって多大な時間の浪費となる迷惑電話をブロックするには?

会社に迷惑電話がかかってきたり、新しい商品やサービスの案内がしつこくて迷惑に感じたりしたことはありませんか?
実際にこうした電話への対応に迫られ、業務に割くはずだったリソースが消費されてしまうことは少なくないようです。
社員にストレスを感じさせないためにも、迷惑電話の対応はなるべく減らしたいですよね。

こちらの記事では、会社にかかってくる迷惑電話をブロックする方法についてご案内します。

 

会社への迷惑電話の例

会社にはどんな迷惑電話がかかってくるのでしょうか?
以下では実際に会社にかかってくることが多い迷惑電話の例をご紹介します。

しつこい営業電話

会社には営業電話が日常的にかかってきます。
新商品の案内や導入したサービスの満足度調査などが一般的な内容です。
もし営業電話の内容が会社にとって有益な案内であれば、時間をかけて耳を傾けても良いでしょう。
しかし、実際には不要な案内であるケースが大半です。

電話に出ている以上、会社の代表として受け答えしなければなりません。
また、営業電話をかけている企業が将来的に取引先になる可能性も考慮して対応する必要があります。
そのため、不要な営業電話であってもなかなか電話を切ることができず、社員の貴重な時間が消費されてしまうケースがあります

クレーム電話

会社には、クレームの電話がかかってくることがあります。
クレーム電話をかけてくる人や、理由はさまざまです。
当然、製品やサービスに対する正当なご指摘ならば真摯に受け止めなくてはなりません。
しかしながら、嫌がらせのためのクレーム電話は対応が難しいものです。

主な例として、製品への不満により限度を超えたクレームを申し付ける顧客、商談でトラブルになった取引先、会社に恨みを持つ退職した社員などが挙げられます。
特に原因がないでっちあげのクレームも少なくありません。

専用の窓口が設けられている場合はこうしたクレームの処理を任せることができます。
しかし、小中規模の会社の場合、クレーム窓口を設けているケースは少ないため、ノウハウを持っていない社員が電話に出た場合、対応に苦しみ、ストレスの原因になります。
正当なクレームならば従業員の成長につながりますが、原因のないクレーム対応はマイナスしかありません。

イタズラ電話

イタズラ電話が会社にかかってくる場合もあります。
喚き散らす、セクハラまがいの言葉を浴びせるなど、内容はさまざまですが、多くの場合、特に目的や明確な動機はありません。

当然ながら、まともに対応すべき電話ではありません。
毅然とした態度で対応を終わらせるべきですが、何度もかかってくると対応する社員の時間が消費されてしまいます。

無言電話

無言電話も迷惑電話の代表例です。無言電話は悪質ではないものと、悪質なものに分けられます。

悪質でない無言電話に分類されるのは、リダイヤルボタンの誤操作などでかけられる電話です。
相手にとっては意図してかけている電話ではありません。

対して、故意にかけられる無言電話は悪質な無言電話に分類されます。
社員の対応を楽しむ愉快犯による電話が大半ですが、会社の情報を音声で盗み取ろうとするような危険なケースもあります

従業員の会社用携帯にかかってくるケースも

以前であれば、上述したような迷惑電話は会社の据え置き電話にかかってくるケースが一般的でした。
一方、近年ではスマホの業務利用が浸透していることも理由となり、従業員の会社用携帯に迷惑電話がかかってくるケースも増えています

どういった経路で会社用携帯の番号が流出しているのでしょうか。
以下では、代表的な入手経路をご紹介します。

交換・紛失した名刺

一般的に、名刺には会社用携帯の番号が記載されています。

名刺を交換した相手から迷惑電話がかかってくる可能性は否定できません。
また、紛失した名刺が第三者に拾われて、番号が流出することもあります。

メールの署名欄

メール本文下には、署名欄を設けるのが慣例となっています。
署名欄には、氏名や会社名のほか、会社用携帯の番号を記載するのが一般的です。
そのため、メールのやり取りを行ったことがある人から迷惑電話がかかってくるケースがあります。

流出した社員リスト

企業情報や所属している社員の情報をリストとしてまとめて、販売している事業者があります。
営業活動では、こうしたリストが活用されることも少なくありません。

本人が意図しないところで番号が流出していることになりますが、営業活動に利用されているという点だけで違法性を問うのは難しいようです。

ランダムな番号の発信

無作為に番号を入力し、つながった相手の反応を楽しむ愉快犯もいます。
この場合、当然ながら電話口の相手と企業の間にはなんの関係性もありません。
電話番号を入手してかけてきているわけではないため、社員にとっては防ぐことが困難な手口といえます。

迷惑電話による悪影響

当然ながら、迷惑電話は企業にとって好ましくありません。
迷惑電話による代表的な悪影響を以下でご紹介します。

労働時間のロス

迷惑電話に対応している間は、本来の業務に取り組むことができません。
そのため、何度も迷惑電話がかかってくると、その分社員の労働時間にロスが生まれます。
また、電話対応を繰り返していると、その都度集中力が途切れ、業務の生産性も下がってしまうことでしょう。

業務が進まなくなるだけではなく、人件費が無駄にかかることになるため、迷惑電話の対応に追われることは会社にとっては悪影響でしかありません。

従業員のメンタルへの悪影響

イタズラやクレームなど、迷惑電話の内容によっては対応する社員が恐怖心を感じることもあります。
また、社員によっては「電話に出る」という行為自体にストレスを感じるケースもあるでしょう。
電話によって作業が都度中断されることによるストレスも無視できません。

迷惑電話によって社員のメンタルに悪影響が出ることがあるため、これは組織の生産性や離職率にも関わってくる深刻な問題です。

会社への迷惑電話対策

迷惑電話が頻繁にかかってくる場合は具体的な対策が求められます。
以下では、迷惑電話への対策の例をご紹介します。

社内教育を実施する

営業電話は基本的に企業からかかってくるため、対応に苦慮するケースが少なくありません。
そこで、社内教育を実施することで、営業電話を適切に処理できるようになります。

営業電話の対応で大切なことは、明確な意思表示をして断ることです。
曖昧な返事をするとその場限りの解決になり、何度も商談を持ちかけられてしまうことがあります。

特定商取引法では、契約締結しない意思表示をした消費者に対して再度勧誘することが禁止されています。
このように、法律の後ろ盾があるため、営業電話に対してははっきりと断るように社員を教育することが大切です。

非通知を拒否する

悪質な迷惑電話は非通知でかかってくることが多いため、非通知をブロックする設定をしておくのも選択肢のひとつです。
非通知の迷惑電話が多い場合は検討しても良いでしょう。

注意点として、取引先や顧客が非通知でかけてきた場合は受電できないという点が挙げられます。
そのため、可能な限り番号を通知する設定でかけてもらうようにお願いしておくのが好ましいでしょう。
ただし、近年は迷惑電話が問題視されていることから、ビジネスにおいては非通知拒否の設定を行う企業が多くなってきています。
つまり、番号通知は一般的なビジネスマナーになってきているため、最近は非通知の受電をあまり意識する必要はないかもしれません

番号を指定してブロックする

迷惑電話の番号がわかっている場合は、番号を指定してブロックすることもできます。
一度かかってきた迷惑電話は、番号を控えておきましょう。

警察に相談する

迷惑電話がしつこい場合や、脅迫を受けるなど危険性が高いと判断される場合は、警察に相談することをおすすめします。
電話での相談窓口は「9110」です。

営業電話で断る意思を伝えると、悪質な業者の場合は怒り出すこともあります。
この場合、脅迫罪や営業妨害罪で訴えることができるケースがあるため、落ちついて電話を切り、番号や会社名、担当者名を警察に伝えてください

迷惑電話を簡単にブロックできる迷惑電話フィルタ

対策方法を4つご紹介しましたが、迷惑電話がかかってこなければ面倒な対策は必要ありません。
迷惑電話フィルタを利用すると、企業にかかってくる迷惑電話を簡単にブロックできます
 

通話録音と迷惑電話対策に!

 

迷惑電話フィルタとは

迷惑電話フィルタとは、企業にかかってくる迷惑電話を自動的に着信拒否する機器です。
あらかじめ電話番号を登録しておくことで、その番号からの着信をブロックできます。
しかし、迷惑電話の件数は増加する一方であり、手動による登録だけでは対応しきれない場合があります。

そんな時に便利なのが「トビラフォンBiz」です。

トビラフォンBizとは、スターティアが取り扱っている迷惑電話フィルタシステムのこと。トビラフォンBizの利用者全体が情報登録している迷惑電話番号の管理サーバーから情報を取得してくるため、自社にかかってくる迷惑電話以外の番号も自動的にブロックされます。
そのため、まだかかってきていない、他のトビラフォンBiz利用者も迷惑に感じている未知の番号をもブロックすることが可能です。

自社が独自に着信拒否・着信許可の設定を行うこともできるため、取引先や顧客からの電話に関しては問題なく受信するように設定できます。

迷惑電話フィルタでできること

迷惑電話フィルタには、あらかじめ膨大な数の迷惑電話番号が登録されています。
上述したとおり、新しい迷惑電話番号が確認されるとリストへの追加が行われるため、増え続ける迷惑電話に対応可能です。

通話履歴を管理できる機能も便利です。
発着信の日時、電話番号、録音データなどをクラウド上で確認できます。
録音データを活用すれば事実確認の効率化顧客対応の品質アップも実現できるでしょう。

通信の暗号化により、セキュリティが保たれている点も強みです。
盗聴やなりすましといった行為を回避できるため、企業の電話システムとして安全に利用できます。

まとめ

電話は企業にとって現在も不可欠な窓口ですが、その一方で、企業を狙う迷惑電話はあとを絶ちません。
今回ご紹介したように、迷惑電話は業務に悪影響を与えるため、あまりにも頻発する場合は対策が求められます。
迷惑電話を効率的にブロックしたい場合は、迷惑電話フィルタの利がおすすめです。

スターティアが提供している迷惑電話フィルタサービスは、自社で電話番号を登録できるだけではなく、独自の電話番号リストを毎日更新しているため、導入するだけで多くの迷惑電話番号をブロックできます
音声データの録音機能など、他の機能も豊富です。

迷惑電話を問題視している企業様は、ぜひ導入をご検討ください。

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