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2022-08-03 16:22:49

タイムカードによる管理を時短する方法とは?勤怠管理システムに移行するメリット

タイムカードによる管理を時短する方法とは?勤怠管理システムに移行するメリット

タイムカードを使用した勤怠管理によって、社員の労働時間が圧迫されているオフィスは多いのではないでしょうか。
現在は、勤怠管理をシステムで行うオフィスも増えてきています。
この記事では、手書きのタイムカードによる出退勤管理によるデメリットや、勤怠管理システムに移行するメリットについて解説します。

 

手書きのタイムカードによる出退勤管理のデメリット

手書きのタイムカードによる出退勤管理には以下のようなデメリットがあります。

記入・集計に時間がかかる

手書きのタイムカードは記入に時間がかかります。
朝の出勤時は、社員の貴重な労働時間が奪われてしまうことになるでしょう。
1回あたりの記入時間は短時間ですが、毎日繰りかえすことを考えると通年では大きな時間のロスが生じます。
 
集計の担当者に負担が集中してしまう点も問題です。
目視での集計作業自体に時間がかかります。
各社員の記入が終わるまで待たなければならないため、集計担当者の退勤が遅れることも少なくありません。

勤務状況を速やかに把握できない

その時点での勤務状況を速やかに把握できない点も問題です。
各社員の記入が終わり、集計が完了して初めてその日の勤務状況がわかります。
そのため、出勤していない社員がいた場合、対応が遅れてしまうのです。

打刻時・集計時にミスが起こる

手作業の打刻・手書きのタイムカードでは、単純なミスにより間違った時間が記入される場合があります。
また、集計のタイミングでミスが起こることも少なくありません。
つまり、記入・集計と2回のミスしやすいタイミングが存在していることになります。
 
ミスが発覚した場合、修正の申請など手間のかかる作業が必要です。
誰もミスに気づかず、間違った出退勤時間がそのまま処理されてしまう可能性もあります。

改ざんの可能性がある

タイムカードを記入・管理している何者かが、意図的に内容を改ざんする可能性も否定できません。
残業時間を不正に少なく記録するために、内容を書き換えるケースなどが考えられます。
また、こうした可能性から、勤怠情報としての証拠能力が弱い点も問題です。

保管コストがかかる

紙でタイムカードを管理する性質上、保管コストがかかってしまうという問題もあります。
タイムカードは5年間の保管が義務付けられています。
手書きの場合、劣化によって読みづらくなってしまうケースがあるため、専用の容器などを用意しなければなりません。
また、保管スペースを確保する必要があります。

手書きのタイムカード管理を効率化する方法

以下では、上記のような問題を解決できる手書きのタイムカード管理以外の方法を解説します。

Excelで作成した勤怠管理シートを利用する

Excelで勤怠管理シートを作成し、従業員に打刻してもらう方法があります。
数式やマクロを駆使すれば、出勤・欠勤の日数、残業時間の集計も簡単です。
ある程度、Excelの編集に長けている人材がいれば、十分に実用に耐えうる勤怠管理シートを作成できるでしょう。
ただし、入力自体は手作業で行うため、ミスに注意しなければなりません。

タイムレコーダーを利用する

タイムレコーダーを利用する方法もあります。
特に集計機能が搭載されたタイムレコーダーを導入するのがおすすめです。
自動で、打刻情報が集計されるため、集計作業の効率化につながります。
 
打刻ミスや打刻忘れの修正も簡単です。
機種によってはパスワード認証や生体認証の機能も搭載されており、不正打刻を防止できます。
 
ただし、導入コストが高額な点がデメリットです。
上記のような集計機能付きのタイムレコーダーの購入には数万円の費用が発生します。
紙のタイムカードを補充するため、ランニングコストがかかる点も問題です。

勤怠管理システムを利用する

勤怠管理システムを導入するのもおすすめの方法です。
自社開発すれば、勤務体制に応じて使いやすい機能を搭載することも可能です。
最初からオールマイティーに使いやすいように設計された勤怠管理用のWebサービスもあります。

勤怠管理システムを利用するメリット

勤怠管理システムは多くのメリットにより、手書きのタイムカードからの移行先として選ばれています。
勤怠管理システムの具体的なメリットを解説しましょう。

従業員の労働時間を効率的に管理できる

従業員の労働時間を効率的に管理できる点は、勤怠管理システムの利用による代表的なメリットです。
打刻と同時にデータが登録され、自動的に集計されるため、集計の時間が大幅に短縮されます。
集計担当者が行うのは、簡単な確認程度です。

打刻漏れ・入力ミス・不正打刻を防ぎやすい

勤怠管理システムを利用すれば、打刻漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防止できます。
ミスが発生した場合も、修正をシステム上で行えるため、紙のタイムカードのような手間がかかりません。
 
不正打刻を防ぎやすい点もメリットのひとつです。
打刻するためには、IDとパスワードを入力する必要があります。
IDとパスワードが流出しない限り、誰かに成り代わってログインすることはできません。
 
また、入力された打刻情報は、限られたユーザーしか処理できない状態で管理されます。
このことから、打刻データの改ざんを防ぐことにもつながります。

従業員の勤務状況がリアルタイムでわかる

打刻された情報はシステム上にリアルタイムで反映されます。
そのため、その時点での勤務状況をすぐに把握し、出勤が確認できない社員に対して速やかに対応することができます。
 
また、順次集計が行われていくため、「遅刻が多い」「残業が多い」といった問題も月次の集計前に確認することが可能です。
このことから、問題が大きくなる前に適切な対処をとることができます。

勤怠情報の保管コストがかからない

勤怠管理システムを利用すれば、勤怠管理情報はすべてデータで管理されます。
そのため、物理的な保管スペースを確保する必要がありません。
紙のタイムカードで起こる劣化を気にする必要もなくなります。

勤怠管理システムの代表的な機能

勤怠管理システムには打刻情報の管理のほか、さまざまな機能を利用できます。
以下では、勤怠管理システムの代表的な機能を紹介します。

出退勤の打刻

勤怠管理システムで最も基本的な機能と言えるのが出退勤の打刻です。
こまかな方法はシステムによって異なりますが、ワンクリック、ワンタッチで打刻を完了できるシステムが主流となっています。
 
PCで打刻できるシステムが一般的ですが、スマホやタブレットなどモバイル端末で利用できるものもあります。
また、製品によってはICカードリーダーなど外部機器を利用することも可能です。
外部のチャットツールなどと連携できるシステムもあります。

勤務形態に応じた設定

業態によっては、平日5日間の勤務以外の形態を採用しているケースがあるでしょう。
多くの勤怠管理システムは、勤務形態に応じて設定の変更が可能です。
対応している勤務形態は製品によって細かく異なりますが、以下のような形態には対応していることが多いでしょう。
 

  • フレックスタイム制
  • シフト制
  • 変形労働時間制
  • テレワーク

休暇・残業など各種スケジュール申請

以下のような各種申請も勤怠管理システム上で実施できます。
 

  • 有給休暇
  • 振替休日/代休
  • 特別休暇
  • 半休/時間休
  • 残業
  • 打刻修正

また、申請内容に応じたスケジュールが表示されるため、社員のスケジュール管理もシステム上で完結できます。

勤務時間の集計

勤怠管理システムには勤務時間の集計機能が搭載されています。
手作業で集計を行う必要がないため、ヒューマンエラーの防止につながるでしょう。
また、集計した勤務時間を給与計算システムと連携できる製品もあります。
 
勤怠管理システムには集計機能もあります。

異常検知時のアラート

入力された打刻データに異常が検知された場合、アラートを出してくれる勤怠管理システムもあります。
 
以下のような異常を検知できるため、不適切な勤怠状況の是正につながるでしょう。
 

  • 労働時間超過
  • 出退勤の打刻漏れ
  • 規定を超える連続勤務
  • 休日勤務

 

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勤怠管理システムを選ぶポイント

現在はさまざまな勤怠管理システムがあり、どのシステムを選べばいいのか難しく感じるかもしれません。
以下では、勤怠管理システム選びのポイントをご紹介します。

自社で採用している勤務形態とのマッチング

まず、自社で採用している勤務形態とのマッチングを確認してください。
 
そもそも、自社の勤務形態に対応している製品でなければ勤怠管理の目的で利用できません。
土日祝が休みの一般的な勤務形態には多くの製品が対応していますが、それ以外の勤務形態は製品によって対応が異なります。

打刻方法の使いやすさ

打刻方法の使いやすさにも注目してください。
 
PCを使うオフィスであれば、サービスにログインして打刻するタイプが使いやすいでしょう。
職場によっては、ICカードで打刻する方法が使いやすいかもしれません。
対応している打刻方法は製品によって異なるため、必ず導入前に確認してください。

クラウド型・オンプレミス型

勤怠管理システムには、クラウド型、オンプレミス型、という提供方法による分類もあります。
 
クラウド型は、インターネット経由で利用するタイプです。
月額料金を支払って利用するサービスであり、比較的安価で導入できます。
多くの労働現場を想定して勤怠管理システムとして最初から使いやすいように設計されていますが、細かなカスタマイズはできません。
 
オンプレミス型は、自社で開発する独自の勤怠管理システムです。
自社の勤務形態に合わせて使いやすいように細かく設計できるほか、セキュリティ面でも優れています
一方で、導入のコストが高い点や運用に手間がかかる点がデメリットです。

導入・運用サポートの充実度

勤怠管理システムを利用中に操作がわからくなることや、トラブルが起きることも考えられます。
システムの導入に慣れていない場合は特に、サポート体制にも注目しましょう。
導入サポートが提供されていれば、スムーズに現場で活用できます。
頻繁に問い合わせることが予想される場合は、電話の相談窓口が設けられていると便利です。

まとめ

勤怠管理は利益を生み出す業務ではない一方、担当者に負担になりがちです。
特に、手書きのタイムカードによる勤怠管理には多くのデメリットがあります。
勤怠管理システムを導入すれば打刻をシステム上で完結できるほか、集計を自動化できます。

 
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