2023-11-07 09:00:20

コピー機・複合機のリース契約とは？レンタルとの違いは？

コピー機・複合機は、企業にとって欠かせないオフィス機器の一つです。
ただし、導入方法にはリースやレンタル、購入などさまざまな選択肢があり、迷ってしまうケースも少なくありません。

そこで今回は、コピー機・複合機のリース契約の概要やレンタルとの違い、メリット・デメリットなどをお伝えします。

コピー機・複合機のリースに関する基本情報

リース契約は、ビジネスシーンにおいてコピー機・複合機を導入する際に利用される契約形態です。
こちらでは、コピー機・複合機のリースに関する基本的な知識をお伝えします。

リースとは？レンタルとの違いは？

リースとは、コピー機をリース会社から一定期間借りたうえで利用する契約形態のことです。
コピー機を購入せずに利用する点はレンタルと同様ですが、短期の利用を想定しているレンタルに対し、リースは中長期の利用を前提とした契約です。

どちらもコピー機の所有権は利用者には帰属せず、リース会社やレンタル会社が所有するコピー機を使用する形になります。
契約期間満了後は、返却もしくは再契約する必要があります。

再リースとは？

再リースとは、リース期間満了後の契約を延長することを指します。

再リースをすると、使い慣れたコピー機をそのまま使い続けられるため、機種変更にともなう業務効率の低下などを防止できます。
また、再リースはリース料が大きく下がる点も魅力です。

ただし、コピー機は精密機器のため、使用期間が長くなると劣化による故障リスクも高まります。
再リースをする場合は、同時に保守契約の見直しも行うことが大切です。

トラブルが発生した場合にすぐに駆けつけてくれるサービスを選ぶといいでしょう。

コピー機・複合機のリースは途中解約できる？

コピー機のリース契約は、基本的に途中解約ができません。

ただし、リース契約を組み直したうえでコピー機を新しいものへ入れ替えることは可能です。

ピー機・複合機は毎年のように新製品が発表されており、新しい機能が搭載されたり、省エネ性能がアップしたりしています。
現在使用している機種が古くなり、使いにくいと感じている場合は、契約を組み直すことで最新機種を導入できます。

コピー機を入れ替える場合は、旧機種の残債の支払いなども計算する必要があるため、リース会社の担当者に相談するのがおすすめです。
自社の現状を踏まえて最適な機種やプランを提案してもらえます。

コピー機・複合機リースの契約期間

コピー機のリース契約は5年が一般的です。
コピー機の法定耐用年数が5年に設定されており、その期間を過ぎると劣化が進みやすくなるためです。

なお、コピー機は3〜7年の間であれば自由にリース期間を設定できます。
短期契約は月々のリース料が高くなるものの、短いサイクルで最新機種を導入できる点がメリットです。経年劣化による故障も防止しやすくなります。

一方、長期契約は月々のリース料が安いのが魅力です。
ただし、契約期間が長くなるほど故障のリスクが高まる点には注意しましょう。

コピー機・複合機におけるリース契約の審査基準

コピー機・複合機をリース契約する際は、リース会社による審査が行われます。

厳密な審査基準はリース会社に異なりますが、基本的には会社や代表取締役に支払いの滞納履歴がなく、会社の業績が良好であれば審査は通ります。

ただし、最終的に決めるのはリース会社であり、絶対通るとは言い切れないのが実情です。
こちらでは、コピー機・複合機のリース契約の審査において、特に重視されるポイントを解説します。

滞納歴の有無

会社や代表取締役の滞納歴の有無は、コピー機のリース契約の与信審査においてもっとも重視されるポイントです。

リース会社にとって、「契約したもののリース料が支払われない」という事態は絶対に避けたいものです。

そのため、過去に滞納歴がある会社はリスクがあると判断され、審査に通りにくくなります。
家賃やクレジットカード、携帯電話の料金など、あらゆる支払いがチェックされます。

会社の業績

リース契約は中長期にわたって結ぶケースが多いため、与信審査では会社の業績も重視されます。
赤字があると審査に落ちるというわけではないものの、赤字が続いている場合には注意が必要です。
業績が好調で、会社が順調に成長していることを示す資料などを用意しておくといいでしょう。

代表者の年齢

コピー機をリースする場合の与信審査では、代表者の年齢もチェックされます。
一般的に、70歳以上の高齢者や経営者としての歴が浅い20代前半の方が代表者の場合、支払い能力に関する判断が難しく、審査に通らない可能性があります。
連帯保証人を立てることで審査をパスできるケースもあるため、不安な場合はリース会社に問い合わせましょう。

コピー機・複合機のリース契約のメリットとデメリット

コピー機・複合機を導入する場合、リース契約以外にもレンタルや購入という方法もあります。
こちらでは、コピー機・複合機のリース契約のメリットとデメリットをお伝えします。

メリット

コピー機のリース契約は、初期費用を大きく抑えられる点がメリットです。

購入する場合、100万円以上の初期費用がかかるケースも多いですが、リースなら月々の固定費で済むため、資金繰りが楽になります。

毎月の支払いがわかりやすくなることで、事務処理の負担も軽減されます。

また、毎月のリース料は全額経費として処理が可能です。
課税所得を減らすことができ、リース期間中の節税にもつながります。

さらに、リース契約の場合は常に最新のコピー機を導入しやすいメリットもあります。
リース期間の満了ごとに契約を見直すことで、自社の状況に適した高性能なコピー機を導入可能です。
コピー機を入れ替えるたびに高額な初期費用がかかる心配もありません。

デメリット

コピー機のリース契約は、購入の場合と比べて支払いの総額が高くなる傾向にあります。

リース契約の月額料金には、金利や保険料などが含まれているためです。
コピー機を一括で購入する場合は、金利や保険料などの負担はありません。

また、リース契約の場合はレンタルと異なり、途中解約できない点もデメリットです。
業態の変更などにより、コピー機が不要になる可能性がある場合には、リース契約はおすすめできません。

コピー機・複合機のリース契約の平均相場

コピー機のリース料金は、選択した機種によって決まります。高性能な機種ほど毎月のランニングコストは高くなります。

一概にはいえないものの、一般的なモデルであれば月額12,000〜15,000円程度が相場です。
リーズナブルなモデルであれば1万円以下のものも多くあります。

反対に、ハイクラスな製品になると月額20,000円を超えるケースも少なくありません。
なお、コピー機のリースを行う場合は、リース料金に加えてカウンター料金もかかります。

カウンター料金とは、毎月の印刷枚数に応じて発生する料金のことです。
カウンター料金には、用紙やトナーなどの消耗品や保守の費用も含まれます。

自社に最適なコピー機・複合機の選び方とは？

コピー機・複合機の導入で業務効率を向上させるには、自社に適した機器を選ぶことが大切です。
こちらでは、よりよいコピー機・複合機を選ぶためのポイントをご紹介します。

印刷速度で選ぶ

コピー機は、自社の月間印刷枚数に応じて適切な印刷速度の機種を選びましょう。
たとえば、月間印刷枚数が3000枚程度の場合、1分あたり20枚～25枚の印刷速度の機種がおすすめです。

基本的に、短時間に多く印刷できる製品ほどリース料金は高くなります。
ただし、リース料金が高い機種は、カウンター料金が安く設定されているのが一般的です。

メーカーで選ぶ

ピー機を探す場合はメーカー選びも重要です。リコー、キャノン、富士フイルム、シャープ、コニカミノルタなど、主要なメーカーの特徴を比較して選びましょう。

オプションやサービス内容で選ぶ

コピー機の機種選びに迷った場合は、オプションを比較するのがおすすめです。

たとえば、自動原稿送り装置（ADF）やインナーフィニッシャーなどがあります。

インナーフィニッシャーとは、印刷した用紙のホチキス留めや製本などの処理を自動的に行う機能です。
コピー機の排紙口に後づけすることができます。

サポート品質で選ぶ

コピー機を選ぶ場合は、リース会社のサポート品質も比較しましょう。
アフターサービスが充実した業者を選ぶことで、万が一トラブルが発生した場合でも迅速な解決が期待できます。

スターティアで複合機のリースをご導入いただいた方の声

ここでは、スターティアで複合機のリースを導入されたお客様の声をピックアップしてご紹介します。

A社様（事業内容：学術研究、専門・技術サービス業利用規模：1-5人規模）の場合

独立・開業のタイミングで、これまで当たり前のように利用できていたビジネスフォンや複合機、メール等の環境をすべて自分で用意しなくてはいけない状況になったため、弊社にお声がけいただきました。
メール、ドメインの取得や回線の手配、ビジネスフォン設置まで「全ておまかせ」できるところを評価いただき、ご導入となりました。
「独立したばかりで大変だったとき、自分では手が回らない面倒な手続きをすべてお任せできて本当に助かりました」とコメントいただいています。

▼詳しくはこちら▼
独立の際に、通信関係を一括でお任せできたので大変助かりました。
https://bizisuke.jp/case_study/20220128_4653/

B社様（事業内容：サービス業利用規模：1-10人規模）の場合

事務所の移転のタイミングでお声がけをいただいたB社様。
リース導入以前は、古い機種の小さな卓上型の複合機を使用しており、コピー用紙とトナーを自社で仕入れていたため、購入手配などに時間がかかると感じていたそうです。
何社か相見積もりを行ったそうですが、弊社が一番低価格だったこともあり、「価格」と「メンテナンスの手厚さ」が決めてとなりご導入いただきました。
導入後はコピー用紙とトナーを買っていたときと比較して手間が大幅に減り、業務の効率が良くなったと実感されています。

▼詳しくはこちら▼
手間が大幅に削減され、業務効率が向上。低価格でメンテナンスが手厚い点もポイント
https://bizisuke.jp/case_study/20220128_4653/