2023-11-28 09:00:22

スマホ内線化とは？基本的な仕組みや導入メリット・デメリットを解説

電話対応は重要性の高い業務ではあるものの、オフィスに出社にしなければいけないことが多いという欠点があります。
「テレワークや在宅ワークを導入したいが、電話業務を行えなくなるため進まない」というケースも少なくありません。
この問題を解決するのがスマホ内線化です。
今回は、スマホ内線化の仕組みや導入方法、メリット・デメリットをご紹介します。
おすすめのサービスもお伝えしますので、企業のご担当者様はぜひ参考にしてください。

スマホ内線化とは？

最初に、スマホ内線化の仕組みやそれを提供するサービスなど、スマホ内線化に関する基本的な知識をお伝えします。

スマホ内線化の仕組み

スマホ内線化とは、従来のビジネスフォンの機能をスマートフォンで実現する技術のことです。

会社から支給された端末や個人のスマホに専用アプリをインストールするだけで、内線、会社番号発信、転送、取り次ぎなどのビジネス向けの専用機能が利用できます。
外出先で電話対応業務を行えるようになるため、営業職の多い企業やテレワークを推進している企業で導入が進んでいます。

クラウドPBXとは？

PBX（Private Branch eXchange）とは、オフィス向けの電話交換システムです。

内線同士の接続や外線と内線の接続をコントロールする役割を担います。
クラウドPBXは、その機能をインターネット上で利用できるサービスです。

従来のPBXでは、物理的な電話交換機の設置や配線工事が必要であり、導入に多額の初期費用がかかっていました。
クラウドPBXであれば、すべての手続きをインターネット上で済ませられるうえ、物理的な装置も必要ないため、低コストで運用を開始できます。
これにより、多くの企業でクラウドPBXへの移行が進んでいます。

FMC（Fixed-Mobile Convergence）とは？

FMCは、固定電話と携帯電話のサービスを統合する技術です。

スマホと固定電話の情報をFMCサーバに登録し、受発信時に内線番号へと変換することで内線通話を実現する仕組みです。

FMCを利用することで、社内外を問わずシームレスに内線通話を行えるようになります。

【ケース別】スマホ内線化の導入ステップ

続いては、スマホ内線化を導入する場合の手順をケース別にご紹介します。

専用アダプタを使用する場合

すでに従来型のPBXを設置している場合は、専用アダプタを使用する方法があります。
具体的な手順としては、既存設備と専用アダプタを接続し、スマホに専用アプリをインストールします。

これにより、従来のビジネスフォンのように内線、会社番号発信、転送、取り次ぎなどの専用機能を利用できるようになります。

既存設備を撤去する手間がかからないため、効率的にスマホ内線化を進められるのがメリットです。
ただし、物理的な設備を撤去できない点には注意しましょう。

クラウドPBXを導入する場合

クラウドPBXを利用する場合は、インターネット環境があればすぐにスマホ内線化を実現できます。
サービス契約後に初期設定を行い、スマホ・PC・タブレットなどの端末に専用ソフト（アプリ）をインストールすることで、内線通話が可能になります。
特別な設備や端末を必要としないため、一から内線環境を整備する場合でも短期間で導入を済ませられます。

FMCを活用する場合

FMCサービスを利用する方法では、通信キャリアが提供する専用プランを契約してスマホ内線化を実現します。
固定電話と携帯電話のサービスを統合する方法のため、通信キャリアを統一する必要がある点に注意しましょう。

スマホ内線化のメリットとデメリット

スマホ内線化はビジネスにどのような影響を与えるのでしょうか。こちらでは、メリットとデメリットを解説します。

メリット

出先で通話や着信の取り次ぎができる

スマホ内線化を導入すると、従業員はオフィスを離れていても社内の通話や着信の取り次ぎが可能です。

これにより、ほかの従業員やクライアントからの重要な着信を逃す心配がなくなります。
外出先でもスムーズなコミュニケーションを維持しやすくなり、業務効率化や顧客満足度の向上が期待できます。

通信費やメンテナンス費用などのコスト削減

従来のビジネスフォンでは、内線通話は無料で利用できたものの、社外の従業員と連絡を取るには通常の通話料金を支払う必要がありました。
そこで、いつも持ち歩いているスマホを内線化することで、外出中の従業員とも内線通話が可能になるため、通信費を節約できます。

また、クラウドPBXなどのサービスを利用すれば、社内に物理的な装置や端末を設置する必要もなくなり、メンテナンス費用の削減も見込めます。
サービスの保守やメンテナンスは、運営会社が行ってくれるため安心です。

働き方の幅が広がる

スマホを内線化すると、従業員の働き方の幅が広がる点もメリットです。

従業員は、どこからでも簡単に内線通話を利用できるようになるため、在宅ワークやテレワークの促進につながります。

在宅ワークやテレワークの導入によりコミュニケーションが不足し、業務効率が低下することを心配している場合でも安心です。
また、現代に求められる柔軟な働き方に対応することで、求職者からの評価も高まり、優秀な人材の確保が期待できます。

BCP対策になる

BCP（Business Continuity Planning）とは、「事業継続計画」を意味する言葉です。災害やシステム障害など、予期せぬ事態が発生したときに、企業が事業活動を継続できるようにするための計画と手順を定めたものです。

スマホ内線化はBCP対策にも有効とされます。
スマホを内線化していれば、災害や緊急事態が発生した際でも社内電話を利用できるためです。
必要な情報の共有や指示の伝達をスムーズに行え、事業への影響を最小限に抑えられます。

ただし、クラウドPBXなどのサービスを利用している場合は、運営会社のサーバが被害を受けると内線通話を利用できなくなるため注意しましょう。

デメリット

音声品質がインターネット環境に左右される

スマホ内線化の音声品質は、使用しているインターネット環境の安定性や速度に大きく影響されます。
インターネット接続が不安定だったり、帯域幅が狭かったりする場合は、音声が途切れやすくなる、遅延が生じるなどの問題が発生する可能性があります。

日常生活であればそれほど問題はありませんが、ビジネスに利用するケースではトラブルにつながる場合もあるでしょう。

品質が安定したサービスを契約するには、無料トライアルなどを積極的に活用するのがおすすめです。
利用中に不具合が発生した場合は、サポートに連絡して改善策や対策を確認しましょう。
また、SNSや口コミサイトで実際の利用者の声をチェックすることも大切です。

十分なセキュリティ対策が必要

スマホを内線化する場合、インターネットに接続された端末を使用することになるため、十分なセキュリティ対策が欠かせません。

万が一、不正アクセスや情報の漏えいなどが発生すると、取引先からの信頼や売上の低下を招くおそれがあります。
会社から支給する端末の場合は、インストールできるアプリを制限するなどの方法が有効です。

一方で、個人が所有するスマホを内線化するケースでは、厳しい対策を取ることが難しいため、セキュリティ研修などを実施し、従業員のセキュリティ意識を高める必要があります。
また、通信の暗号化などのセキュリティ対策を実施しているサービスを選ぶことも重要です。

スマホ内線化の費用相場

スマホ内線化には、さまざまな費用がかかります。主な項目を以下に列挙します。

端末の購入費用
内線化サービスの初期費用・月額利用料
インターネット通信料
工事費用
セキュリティ対策の費用
マニュアルの整備や研修にかかる費用

この中でも、特に費用がかかりやすいのが内線化サービスの初期費用です。
導入方法やサービスにもよるものの、小規模オフィスの場合は10〜15万円程度、大規模オフィスがより高品質なサービスを導入する場合は100万円を超える場合もあります。

また、物理的な設備を必要とする専用アダプタを用いた方法より、クラウドBPXのほうが費用は安くなる傾向にあります。
導入前には複数のベンダーを比較し、費用対効果を考慮したうえで最適なサービスを選ぶことが大切です。

スマホ内線化でテレワークが効率化される？

テレワーク環境では、従業員間のコミュニケーションが課題になるケースが多いですが、スマホ内線化によりそれを改善できる可能性があります。
スマホを内線化すると、従業員はオフィス外からでも内線・外線通話が可能になるためです。

外出先や在宅勤務中でも重要な電話を受けることができ、業務効率の向上やテレワーク環境の改善が期待できます。

また、スマホ内線化は通信費や固定電話端末のメンテナンス費用などのコスト削減にも寄与します。
浮いた資金やリソースをコア業務に回すことで、事業の成長をさらに加速できるでしょう。

ただし、安全なテレワーク環境を構築するには、スマホ内線化にともないセキュリティ対策を行う必要があります。

スマホ内線化はスターティアにお任せください

業務効率化やコスト削減を目的としてスマホ内線化をご検討の場合は、スターティアのクラウドPBXサービスをご検討ください。

すでにビジネスフォンを利用中の場合は、主装置（PBX）をクラウド化し、インターネット回線を利用してスマホを会社の内線として使用できるように構築いたします。
スペースを取りがちだった主装置を撤去できるため、オフィス環境の整備にも役立ちます。

もちろん、現在ビジネスフォンを利用していない場合も、導入から保守までをフルサポートいたしますので、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

ここまで、スマホ内線化の仕組みや方法、メリット・デメリットなどをお伝えしました。
スマホ内線化は、現代における新しい働き方に対応したコミュニケーションを実現し、業務効率化やコスト削減に資する重要な技術です。
従来、ビジネスフォンは社内のみでの利用が一般的でしたが、働き方の多様化などにともない社外で利用する機会が増えています。
ビジネスフォンの運用が自社の働き方や業務内容に合わないと感じている場合は、スマホ内線化を進めてみてはいかがでしょうか。
スターティアなら、導入支援はもちろん、設定変更や障害発生時の迅速な対応も含めた安心・安全なサービスをご提供いたします。