オフィス移転は、企業活動における重要な節目です。
さまざまな手続きを同時進行で進めなければなりませんが、特に忘れやすいのが電話番号に関する処理です。
移転先を管轄する基地局によっては、電話番号が変更になる可能性があるため、早めの手続きが欠かせません。
そこで今回は、オフィス移転にともなう電話番号の扱いや、現在の電話番号をそのまま使い続けられるクラウドPBXについてご紹介します。
オフィス移転の基礎知識！オフィスの固定電話とは？
オフィス用の固定電話はビジネスフォンとも呼ばれ、一般的な家庭用固定電話機と比較して、内線通話や転送、会議通話などの機能が充実しているのが特徴です。
ひとつの電話回線を契約するだけで、複数の電話機に接続することもでき、業務効率化に役立ちます。
こちらでは、オフィス用の固定電話であるビジネスフォンとIP電話の違いを解説します。
IP電話とは？
IP電話とは、インターネットプロトコル（Internet Protocol）を利用して通話を行う電話サービスの総称です。
IP電話には、「03」や「06」などの市外局番から始まる10桁の電話番号や、「050」から始まる電話番号などがあります。
インターネット回線を用いて音声通話ができるため、アナログ回線を使用する通常の電話回線とは異なり、場所の制約を受けにくいのが特徴です。
また、遠隔地に電話をかける場合でも料金が変わらないため、通話料を安く抑えやすい傾向にあります。ビジネスシーンでも広く利用されています。
ビジネスフォンとIP電話の違いとは？
ビジネスフォンとIP電話の最大の違いは、通話の仕組みです。
ビジネスフォンは通常の電話回線を利用して通話を行います。
複数の外線と内線を共有・制御する主装置と、複数の端末機（専用電話機・卓上電話機・コードレス電話機）から構成されているのが特徴です。
一方で、IP電話はインターネット回線を利用して通話を行います。
電話機を使って発信者の音声信号を電気信号に変換し、それをIPパケットに変換したうえでインターネットを介して着信者へ送信します。
届いたIPパケットをVoIPゲートウェイや電話機で音声信号に復元して通話を行う仕組みです。
オフィス移転で電話番号はどうなる？
電話番号は、オフィス移転時に変わるケースと変わらないケースがあります。
電話番号が変わるかどうかは、移転先のエリアや通信会社によって異なります。
以下では、それぞれのケースについて解説します。
電話番号が変わらないケース
オフィスの移転先が同じ市区町村内で、管轄の基地局が同じエリア内の場合、電話番号の変更は必要ありません。
これまで使用していた電話番号をそのまま使い続けることが可能です。
ただし、近隣に引越しをする場合でも基地局が変わるケースもあります。
オフィス移転時には、NTTに問い合わせて電話番号の変更手続きが必要かどうかをチェックすることが大切です。
なお、IP電話で「050」から始まる電話番号を使用している場合、市外局番がないため、オフィス移転にともなう電話番号の変更は生じません。
国内であれば、どこに引越ししても同じ電話番号を使うことができます。
電話番号が変わるケース
移転エリアによっては電話番号を変えずに運用し続けることもできますが、大半のケースでは移転先が異なるエリアにあるため、電話番号の変更が求められます。
移転後のトラブルを防ぐためにも、引越しの2週間から1カ月ほど前には、取引先や顧客に対して新しいオフィスの住所と電話番号を通知しておきましょう。
ホームページがある場合は、回線の切り替えによってつながらない時間があることを明記しておくことも大切です。
また、電話番号を変えずに引越しをしたい場合は、クラウドPBX（クラウドベースのビジネスフォンシステム）を導入すると、引き続き同じ固定電話番号を使用できます。
ただし、現在使用している回線やプロバイダによっては引き継ぎが難しいケースもあるため、クラウドPBXサービスを提供する会社に問い合わせるのがおすすめです。
オフィスの移転手続き｜電話番号の変更方法は？
続いては、オフィスを移転する際の電話の引越し手続きについて説明します。
手続きに遅延や漏れがあると、移転先で固定電話を使えるようになるまでタイムラグが発生する可能性があるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。
なお、以下ではNTTの通信電話サービスを前提に解説しています。
そのほかの通信電話サービスやケーブルテレビの固定電話を利用している場合は、各社のホームページをご確認ください。
市区町村内に移転する場合
同一の市区町村内にオフィスを移転する場合、先に説明したように、基本的に電話番号を変更する必要はありません。
これまでと同じ電話番号で事業を継続できます。ただし、NTTに対してオフィスを移転する旨の通知を行い、手続きをする必要があります。
具体的には、引越しの2週間から1カ月ほど前に、固定電話・携帯電話（スマホ）・インターネットから「移転手続き」を行いましょう。
携帯電話やスマホから手続きを行う場合は、NTT東日本と西日本で電話番号が異なるため注意しましょう。
なお、電話回線だけではなくインターネット回線の移転手続きも同時に行うケースでは、引越しの約2カ月前から手続きを行えます。
早めに手続きを済ませておくことで、「希望日に回線を開通できない」などのトラブルを減らせるでしょう。
NTT東日本・NTT西日本エリアに移転する場合
NTT東日本エリア内、またはNTT西日本エリア内の別の市区町村にオフィスを移転する場合は、電話番号が変わる可能性があります。
しかし、手続きの内容は同一市区町村内で移転する場合と同様に「移転手続き」です。
電話番号の変更が必要な場合は、移転手続きの中でNTTから新しい電話番号を提案されるため、社内で相談して選択しましょう。
手続きを行える期間も同一市区町村内で移転する場合と変わりません。
電話番号が変わる可能性があることを考慮すると、早めに手続きを済ませておくほうが良いといえるでしょう。
NTT東日本・西日本NTTエリアをまたいで移転する場合
NTT東日本・西日本NTTエリアをまたいで移転する場合は、手続きの内容が変わります。
具体的には、現住所の電話回線の解約手続きを行ったうえで、新住所で新規契約手続きを行う必要があります。
解約手続きと同時にこれまで使っていた電話番号は廃止され、新規契約時に新しい電話番号を取得する流れです。
NTT東日本とNTT西日本の両方と連絡を取る必要があるため、一番手間がかかりやすい傾向にあります。
電話番号を変えずに移転するなら「クラウドPBX」がおすすめ
これまで使っていた電話番号を変えずにオフィス移転を済ませたい場合は、クラウドPBXの利用をおすすめします。
こちらでは、クラウドPBXの概要やメリット・デメリット、おすすめのサービスをご紹介します。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、従来のビジネスフォンの機能を、インターネットを介して利用できる最新の電話システムです。
クラウド上にPBX（主装置）の機能を構築し、インターネット回線を利用してビジネスフォンの機能を提供します。
従来のPBXは、オフィスに専用の装置を設置する必要がありましたが、クラウドPBXによってそれを撤去できるようになり、よりスマートにオフィスの電話環境を整備できます。
クラウドPBXを導入して従業員に支給しているスマホを内線化すれば、オフィス外でも会社番号での発着信や、離れた拠点で働く従業員同士の内線通話が可能になります。
クラウドPBXのメリット・デメリット
メリット
クラウドPBXを利用する場合、業務効率化につながります。
クラウドPBXを導入してスマホを内線化することで、従業員はオフィスを離れていても通話や着信の取り次ぎといった従来のビジネスフォンの機能を利用できるためです。
顧客やクライアントと連絡を取るためにオフィスに戻る必要がなくなり、業務効率化が期待できます。
また、クラウドPBXでは、社外の従業員とも内線通話で電話ができるようになるため、通信費用の削減にも役立ちます。
営業職など、オフィスの外で活躍する従業員が多い企業に最適です。
リモートワークやテレワークを導入する際に合わせて採用することで、出社していない従業員との円滑なコミュニケーションを実現できます。
デメリット
クラウドPBXを利用するデメリットとしては、音声品質がインターネット環境に左右されやすい点が挙げられます。
インターネットがつながりにくい場所で電話をかけようとすると、著しく音声品質が下がるおそれがあります。
そのようなトラブルを防ぐためにも、実際の利用者の口コミなどをチェックし、品質の優れたサービスを選ぶことが大切です。
クラウドPBX導入時の注意点
クラウドPBXを導入する場合は、端末のセキュリティに注意しましょう。
クラウドPBXでは、インターネットに接続した端末を社外に持ち出して内線通話などを行うことになります。
そのため、万が一端末を紛失してしまうと、内部に入っている機密情報が外部に漏れるおそれがあります。
セキュリティ研修を実施し、端末の扱いには十分気をつけるよう指導するとともに、定期的なパスワードの変更など万全のセキュリティ対策を行いましょう。
また、通信の暗号化などのセキュリティ対策を整備しているクラウドPBXサービスを選ぶことも重要です。
おすすめのクラウドPBXサービス
自社に合ったクラウドPBXサービスをお探しの場合は、スターティアをご検討ください。
スターティアであれば、スマホの内線化から設定変更、導入後の保守まで、ビジネスにおける電話環境の構築をトータルサポートいたします。
まずは担当者がお客様にヒアリングを行い、ニーズに応じたプランをご提案いたしますので、下記のページよりお気軽にお問い合わせください。
まとめ
本記事では、オフィス移転にともなう電話番号の変更に関するさまざまな知識をお伝えしました。
オフィスを移転する場合、引越し先のエリアにもよるものの、電話番号の変更が必要になるケースがあります。
移転が決まった段階で早めに手続きを済ませ、顧客へ通知するようにしましょう。
また、今後も同じ電話番号を使い続けたいと考えている場合は、クラウドPBXサービスを導入するのがおすすめです。
品質の高い提供会社を選定することで、業務効率化を実現しつつ、コスト削減やリモートワークの推進にも役立ちます。
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【著者・監修者企業】
弊社はパソコン周り、オフィス環境、法律の改正、コスト削減など、ビジネスに関わるお困りごとの解決策を提供する当サイト「ビジ助channel」を運営しています。
資格
一般建設業 東京都知事許可（電気通信工事業）：(般-4)第148417号
古物商 東京都公安委員会許可（事務機器商）：第304361804342号
労働者派遣事業 厚生労働省許可：派13-316331
小売電気事業者 経済産業省登録：A0689
電気通信事業者 総務省届出：A-29-16266
媒介等業務受託者 総務省届出：C1905391
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