オリジナルデザインの封筒は受取人の目を引き、DM（ダイレクトメール）などにおいて、開封率が向上することがわかっています。

さらに広告宣伝効果やブランディング効果も得られるため、近年は自社で印刷した封筒を使用する企業が増えています。

そこで今回は、プリンターで封筒印刷をするための基礎知識を徹底解説します。

最適な封筒の選び方や、プリンターの印刷設定についても触れますので、ぜひ参考にしてください。

プリンターの封筒印刷とは？

封筒印刷とは、コピー機・複合機で封筒に宛名や社名、企業ロゴなどを印刷する工程のことです。

封筒に直接印字することで、受取人や差出人の情報を明確にでき、郵送物の識別が容易となります。

さらに手書きよりも早く、きれいに印字でき、誤字脱字を防止するメリットがあります。

企業の封筒印刷においては、社内のコピー機・複合機を使用するか、専門業者に依頼するのが一般的です。

プリンターで扱える封筒の種類とサイズ

ここでは、一般的な封筒である「定型封筒」と「非定型封筒」の規格と種類についてご紹介します。

定型封筒

「定型封筒」とは、日本郵便が定める定形郵便物の条件を満たす封筒のことです。

定形郵便物の規格は、長さが14〜23.5cm、幅は9〜12cm、厚さは1cmまで、重さは25〜50gまでとなります。

以下、定型封筒の種類とサイズをまとめたのでご覧ください。

• 長形3号：120 × 235mm
• 長形4号：90 × 205mm
• 長形30号：92 × 235mm
• 長形40号：90 × 225mm
• 洋形2号：114 × 162mm
• 洋形4号：105 × 235mm
• 洋形5号：95 × 217mm

実際に印刷する際は、これらのサイズを参考にし、適切な封筒を選ぶことが大切です。

なお、MicrosoftのWordは、多くの封筒サイズに対応しており、さまざまな形式の封筒印刷に対応しています。

長形3号、長形4号、洋形1号、洋形2号、洋形3号、洋形4号など、上記に列挙した封筒も登録されているため、宛名印刷を効率的に行えるでしょう。

定形外封筒

「定形外封筒」とは、日本郵便が定める定形郵便の条件を満たさない封筒のことです。

以下、定形外封筒の種類を一覧にしました。

• 角形0号：287 × 382mm
• 角形1号：270 × 382mm
• 角形2号：240 × 332mm
• 角形A4号：228 × 312mm
• 角形3号：216 × 277mm
• 角形4号：197 × 267mm
• 角形5号：190 × 240mm
• 角形6号：162 × 229mm
• 角形7号：142 × 205mm
• 角形A3号：340 × 445mm
• 角形B3号：375 × 525mm
• 大型袋：435 × 570mm
• 長形1号：142 × 332mm
• 長形2号：119 × 277mm

「定形外封筒」には、そのサイズによって「規格内」と「規格外」に分類されます。

規格内とは、最大横幅25cm、縦幅34cm、厚さ3cm、重さ1kg以内の郵便物を指します。

一方の規格外は、最大縦幅60cm以内で、縦・横・厚さの合計が90cm以内かつ4kg以内の郵便物をいいます。

これらのサイズは、標準的なA4サイズの書類を折らずに入れられる大きさです。

そのため、「定形外封筒」は大きめの書類や小包など、定形郵便の条件を超える郵便物の送付に適しています。

【メーカー別】プリンターで封筒印刷をするための設定方法

ここでは、プリンターで封筒印刷をする手順をメーカー別で解説します。

SHARP

SHARPのプリンター「MX-2514FN」で封筒印刷をするための手順は、次の通りです。

1. 複合機の手差しトレイに封筒をセットする
2. 「用紙」画面で用紙タイプを「封筒」に設定する
3. 「用紙サイズ」を封筒のサイズ（例：長形3号）に合わせて設定する
4. 「用紙トレイ」を「手差し」に設定する
5. 「用紙タイプ」を「封筒」に設定する
6. プリンタードライバーの「OK」を押して印刷開始

設定は比較的簡単で、印刷時の用紙タイプを「封筒」に設定し、適切なサイズを指定するだけです。

Canon

Canonのプリンター「iR-ADVC5255」で封筒印刷を行う手順は、以下の通りです。

1. プリンタードライバーがインストールされていることを確認する
2. 手差しトレイを封筒専用に設定する場合、デフォルト設定を「封筒」に変更する
3. 印刷したい封筒の種類とサイズを選択する
4. 封筒を手差しトレイにセットし、プリント面を下にし、カールやねじれがないように整える
5. プリンターのプロパティから手差しトレイを給紙部として選択する
6. プリンター選択画面で「プリンターのプロパティ」を開き、「給紙」タブから「手差し」を選択し、「OK」をクリックしてから印刷を開始する

本機種の場合、手差し用紙のデフォルト設定を「封筒」にするのがおすすめです。

これにより、手差しトレイでの印刷を封筒専用にでき、作業効率化や印刷時間の短縮に繋がります。

FUJIFILM

FUJIFILMのプリンター「DocuCentre-VIC3371PFS」では、以下の手順で封筒印刷を行います。

1. 和封筒の場合は縦向き、洋封筒の場合は横向きで設定し、選択した封筒サイズに合わせて原稿を作成する
2. フラップの向きに注意し、複合機の手差しトレイに封筒をセットする
3. フラップにのりやシールが付いている和封筒の場合は、プリンタードライバーで「原稿180°回転」を設定する
4. 用紙サイズに選択した封筒のサイズを設定する
5. 用紙種類として「和封筒」または「洋封筒」を選択する
6. 新しい用紙名で封筒サイズを登録し、短辺と長辺のサイズを入力して登録する
7. 印刷実行時には複合機の画面で用紙種類を「封筒」に設定し、プリンタードライバーの設定に従って印刷を開始する

本機種においては、PCでの原稿作成とプリンターの操作が同時に求められます。

シールやのりのついた封筒もそのまま印刷できますが、セットする向きには注意してください。

プリンターを使った封筒印刷の手順

以下、WordおよびExcelを使ったプリンターの印刷手順を見ていきましょう。

Wordを使う場合

Wordを使用して封筒印刷を行う際の詳細な手順は以下の通りです。

1. Wordの画面上部のメニュータブから「レイアウト」を選択する
2. 「サイズ」をクリックし、封筒に適した用紙サイズを選択する
3. 希望のサイズがない場合は、「その他の用紙サイズ」を選択し、「用紙サイズ」で「サイズを指定」を選択する
4. 封筒の幅と長さを入力して「OK」をクリックする
5. 「レイアウト」から「印刷の向き」を設定し、和封筒の場合は「縦」を、洋封筒の場合は「横」を選択する
6. 印刷したい内容を入力し、「ファイル」から「印刷」をクリックする
7. 「プリンタープロパティ」の「基本設定」から「手差しトレイ」を選択し、「OK」をクリックする
8. 印刷したい面を上にして封筒をセットし、「印刷」ボタンをクリックして印刷を開始する

上記の通り、Wordには定形内封筒の一部のサイズが登録されていて、定形内郵便物の宛名印刷に使えます。

また、Excelと連携して宛名データを一括で印刷することも可能で、大量の郵送物の作業を効率化可能です。

Excelを使う場合

Excelを使用して封筒印刷を行う方法は、主にWordとの差し込み印刷機能を利用することになります。

具体的な手順は以下の通りです。

1. Excelで住所録を作成する
2. Wordを開き、「差し込み文書」のタブをクリックする
3. 「宛先の選択」から「既存のリストを使用」を選択する
4. 「データファイルの選択」ダイアログボックスで、作成したExcelファイル「住所録」を選択し、「開く」をクリックする
5. 「ブックを開く」が表示されたら「OK」をクリックして、住所録のデータを反映させる
6. 「差し込み文書」のタブから「差し込みフィールドの挿入」を選び、「住所」「氏名」「敬称」などをクリックして、Wordにデータを差し込む
7. 差し込みフィールドが表示されたら、位置の調整やフォーマット設定を行う
8. 「挿入」、「テキストボックスの作成」、「横向きテキストボックスの描画」をクリックし、郵便番号の枠を作成する
9. 「差し込み文書」、「差し込みフィールドの挿入」、「郵便番号」をクリックして、郵便番号を挿入する
10. レイアウトを調整し、「結果のプレビュー」を使ってWordにデータが正しく反映されていることを確認する
11. 全体のバランスを見ながら、位置や文字サイズを調整して印刷開始

住所録の作成が必要になるものの、宛先が異なる封筒を複数作成する場合は、Excelを活用するのがおすすめです。

プリンターを使った封筒印刷のメリット

企業が封筒印刷を行うメリットは、広告効果とブランディングにあります。

オリジナルデザインの封筒は、他社との差別化を図り、受取人の興味や関心を引きます。

具体的には、企業名や理念、キャッチコピーなどを印刷することで、封筒自体が一種の広告媒体となるのです。

単に差出人や宛名が書かれている封筒に比べると、その広告宣伝効果は歴然でしょう。

また、封筒は企業の「顔」としての役割も担います。

封筒のデザインに企業ロゴやイメージカラーを活用することで、自社のアイデンティティを明確に表現できます。

プリンターで封筒印刷をするときのチェックリスト

以下、封筒印刷をする際のチェックリストをまとめたのでご覧ください。

 

• 印刷サイズは適切か？
• 印刷の向きは適切か？
• 適切な給紙トレイを選択しているか？
• 適切なレイアウトと余白を設定しているか？

印刷サイズは通常、プリンターのプロパティから、印刷に使用する封筒のサイズを選択します。

封筒の向きも大切で、フラップにのりやシールが付いている和封筒を使う場合、「原稿180°回転」で「たてよこ原稿（封筒など）」を選択します。

また、印刷時に封筒にしわが寄る場合は、セットする向きを縦置きに変更して印刷してください。

合わせて給紙トレイ、レイアウト、余白などに設定ミスがないか確認しましょう。

プリンターの封筒印刷に失敗する！主な原因と対策は？

ここでは、封筒印刷に失敗する主な原因と対策を詳しくお話します。

封筒の給紙に失敗する

封筒の給紙に失敗する原因は、封筒の特性やプリンターの設定、給紙方法など、様々な要因によるものです。

封筒は通常の用紙と比べて厚みがあり、糊付けされた部分の段差があるため、プリンター内での紙詰まりが発生しやすくなります。

また、プリンターが不安定な場所に設置されていたり、プリンタードライバーの設定が適切でなかったりする場合、給紙に失敗する傾向があります。

対策としては、封筒のタイプやサイズに応じた正しいセット方法を確認し、それに従って封筒をセットしましょう。

さらにのり付けや接着処理がされた封筒、特殊なフラップ形状の封筒、薄かったり折り跡があったりする封筒の使用を避けてください。

印刷した封筒にシワが入る

印刷した封筒にシワが入る原因として、給紙カセットや手差しトレイへの不適切なセット、保管状態の悪い封筒の使用、不適切なサイズの封筒の使用、プリンター内部への異物混入などが挙げられます。

プリンターへのセット方法、適切な封筒の使用、プリンター内部の清掃により、これらの問題は解決するでしょう。

文字が上下逆に印刷されてしまう

文字が上下逆に印刷される原因は、「封筒のセット方法の誤り」か「プリンタードライバーの設定ミス」のいずれかです。

テストプリント時に、文字が上下逆に印刷された場合、封筒の向きが不適切です。

また、プリンタードライバーの設定ミスも考えられます。

機種によるものの、通常はプリンタードライバーから「原稿方向」の設定を「ヨコ」にしたり、「両面」の設定を「短辺とじ」や「短辺とじ」に変更したりすることで解決するでしょう。

まとめ

大部数の封筒印刷は、印刷業者に依頼するのが一般的です。

しかし、高性能なコピー機・複合機があれば、社内でオリジナルの封筒を内製できるのです。

「スターティア」では、コピー機・複合機をはじめとするOA機器の導入や運用、保守をトータルでサポートいたします。

封筒印刷に最適な機種や、封筒印刷の効率的なやり方など、お客様のお悩みに寄り添ったご提案をいたします。

「封筒印刷をスムーズに行えるプリンターが欲しい」「新しく複合機を買い換えたい」とお考えなら、ぜひ当社にご相談ください。

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