2021-06-18 11:30:17

気持ちが伝わる！ビジネスシーンでのお礼メールのポイント

感謝の気持ちを伝えることはとても大切なことですよね。一番は直接会ってお伝えすることではありますが、
そうはいかないことも多々あります。特にコロナ禍においては、これまで以上にメールでのやりとりが増えているかもしれません。
そこで今回は、ビジネスシーンで感謝の気持ちをしっかりと伝えるための、お礼メールのポイントについてご紹介します。
文例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

お礼メールの基本構成

お礼のメールでは、まっすぐに感謝の気持ちを伝えることが一番のポイントです。
文章構成については、それほど難しいものではありません。
基本的なビジネスメールの文章構成に添って作成すると良いでしょう。

①冒頭の挨拶

社外の方にお送りするのであれば、
「いつも大変お世話になっております。」など、
社内の人に向けて送る場合は
「お疲れ様です」など、
冒頭に挨拶文を入れます。

②名前を名乗る

社外の方にお送りするのであれば、
「株式会社〇〇の●●です。」など、
社内の人に向けて送る場合は
「〇〇部の●●です。」など、
所属企業や名前を名乗りましょう。

③お礼を伝える

冒頭の挨拶が終わったら、次に伝えるのはお礼の言葉です。
お礼のフレーズとともに、何に対するお礼なのかも明記しましょう。

④関連する要件を伝える

お礼をいう事柄に関連する用件があれば伝えます。
例えば、打ち合わせ後に送るお礼メールの場合、その時に話した内容の確認や、
いただいた質問への回答などがそれにあたります。

⑤結びの言葉

最後は、
「今後とも、何卒よろしくお願いいたします。」などの結びの言葉で終わります。

お礼メールで注意したいポイント

感謝の気持ちを伝えることが何よりも大切なポイントですが、その他にもビジネスシーンで
お礼メールを送る時に注意しておきたいポイントがあります。

できるだけ早く送る

お礼のメールは、できるだけ早いタイミングで送りましょう。同じ言葉であっても、すぐに伝えるのと、
時間が経ってから伝えるのでは、伝わり方が全く違います。
打ち合わせ後すぐに、退社されたらすぐに、受け取ったらすぐに…など、お礼すべき事柄が終わったらすぐにでも、
お礼メールを送るようにしましょう。すぐにお礼のメールをするのが難しい場合であっても、
遅くとも24時間以内に送るようにしてください。
内容ももちろんですが、スピード感も非常に重要です。

内容は簡潔にまとめる

メールは電話と違い、受け手が都合の良いタイミングで確認できるものではありますが、
忙しい時間を割いてメールを確認してくださっているのかもしれません。
お礼をお伝えするつもりでいるのに、長いメールでお手間を取らせてしまってはいけませんよね。
お礼メールの内容はできるだけ簡潔にまとめるように心がけましょう。

わかりやすいタイトルを付ける

メールを受信した相手が一番初めに目にするのは、そのタイトルです。
お礼メールに限りませんが、クリックをする前からメールの用件が何なのかが伝わるタイトルをつけるように心がけましょう。
また、一覧に並んだときにタイトル全体が見えるように、20文字程度に収めるように意識してください。
お礼のメールの場合であれば、
「〇〇についてのお礼」「○月○日〇〇に関するお礼」といったタイトルをつけます。

定型文をそのまま使わない

できるだけ早くお礼メールを送ることは重要なポイントですし、忙しい中でお礼メールの作成をしなければならないことも
多いと思います。しかし、定型文をそのまま使って送っても、感謝の気持ちが伝わらない可能性が高いです。
相手も、日々多くのメール対応をしていますから、誰にでも使える定型文であることを見抜かれてしまうことも考えられます。
本当に感謝の気持ちがあったとしても、定型文を使ったことによって「形だけのお礼」と捉えられてしまっては、
せっかくのお礼メールが逆効果になってしまうかもしれません。

定型文を活用するのは構いませんが、お礼をお伝えする部分については、
その時の場面やエピソードを交えて、その場、その人だけに対するメッセージを作成しましょう。

相手の立場や関係性に合わせた言葉を選ぶ

取引先の方や目上の方に対してお礼のメールを送る時は、失礼のないよう、それ相応の言葉を選ぶ必要があります。
逆に近しい間柄であれば、あまり堅苦しい言葉では気持ちが伝わらないかもしれません。
相手の立場や関係性に合わせた言葉を選ぶようにしましょう。

他の要件を併せて伝えない

簡潔な内容にするというポイントにもつながりますが、お礼メールで伝えることは、「お礼」に関することだけにしましょう。
打ち合わせの内容、食事会での出来事などに関することであれば良いですが、全く別の要件を併せて伝えるのは避けます。
別の用件がある場合は、改めて別メールにて伝えるようにしてください。

使いがちな「取り急ぎ」という言葉は避ける

ビジネスシーンで「取り急ぎ」という言葉を目にすることは多いと思います。
「取り急ぎ、お礼のご連絡をいたしました。」といったように、お礼メールの最後に、この言葉を見かけたことがある人も
いるのではないでしょうか。
しかし、この「取り急ぎ」という言葉には、「十分な時間が取れないが、とりあえず急いで要件を伝える」という意味合いがあります。
お礼メールは心を込めてお送りするものですから、お礼のメールに十分な時間が取れない、
十分な対応ができないというのは、失礼にあたるとも考えられます。
そのため、受け手によっては気分を害してしまう可能性があることを覚えておきましょう。

そうはいっても、すぐにゆっくりとお礼のメールを送ることができない場面もありますよね。ひとまず簡単にお礼を伝えて、
追って丁寧なお礼メールを送付したい場合は、「まずは、お礼申し上げます」、「略儀ではございますが、まずはお礼申し上げます」
などのフレーズを使うと良いでしょう。