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お役立ち記事

2021-06-18 11:30:17

気持ちが伝わる!ビジネスシーンでのお礼メールのポイント

気持ちが伝わる!ビジネスシーンでのお礼メールのポイント

感謝の気持ちを伝えることはとても大切なことですよね。一番は直接会ってお伝えすることではありますが、
そうはいかないことも多々あります。特にコロナ禍においては、これまで以上にメールでのやりとりが増えているかもしれません。
そこで今回は、ビジネスシーンで感謝の気持ちをしっかりと伝えるための、お礼メールのポイントについてご紹介します。
文例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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お礼メールの基本構成

お礼のメールでは、まっすぐに感謝の気持ちを伝えることが一番のポイントです。
文章構成については、それほど難しいものではありません。
基本的なビジネスメールの文章構成に添って作成すると良いでしょう。

①冒頭の挨拶

社外の方にお送りするのであれば、
「いつも大変お世話になっております。」など、
社内の人に向けて送る場合は
「お疲れ様です」など、
冒頭に挨拶文を入れます。

②名前を名乗る

社外の方にお送りするのであれば、
「株式会社〇〇の●●です。」など、
社内の人に向けて送る場合は
「〇〇部の●●です。」など、
所属企業や名前を名乗りましょう。

③お礼を伝える

冒頭の挨拶が終わったら、次に伝えるのはお礼の言葉です。
お礼のフレーズとともに、何に対するお礼なのかも明記しましょう。

④関連する要件を伝える

お礼をいう事柄に関連する用件があれば伝えます。
例えば、打ち合わせ後に送るお礼メールの場合、その時に話した内容の確認や、
いただいた質問への回答などがそれにあたります。

⑤結びの言葉

最後は、
「今後とも、何卒よろしくお願いいたします。」などの結びの言葉で終わります。

お礼メールで注意したいポイント

感謝の気持ちを伝えることが何よりも大切なポイントですが、その他にもビジネスシーンで
お礼メールを送る時に注意しておきたいポイントがあります。

できるだけ早く送る

お礼のメールは、できるだけ早いタイミングで送りましょう。同じ言葉であっても、すぐに伝えるのと、
時間が経ってから伝えるのでは、伝わり方が全く違います。
打ち合わせ後すぐに、退社されたらすぐに、受け取ったらすぐに…など、お礼すべき事柄が終わったらすぐにでも、
お礼メールを送るようにしましょう。すぐにお礼のメールをするのが難しい場合であっても、
遅くとも24時間以内に送るようにしてください。
内容ももちろんですが、スピード感も非常に重要です。

内容は簡潔にまとめる

メールは電話と違い、受け手が都合の良いタイミングで確認できるものではありますが、
忙しい時間を割いてメールを確認してくださっているのかもしれません。
お礼をお伝えするつもりでいるのに、長いメールでお手間を取らせてしまってはいけませんよね。
お礼メールの内容はできるだけ簡潔にまとめるように心がけましょう。

わかりやすいタイトルを付ける

メールを受信した相手が一番初めに目にするのは、そのタイトルです。
お礼メールに限りませんが、クリックをする前からメールの用件が何なのかが伝わるタイトルをつけるように心がけましょう。
また、一覧に並んだときにタイトル全体が見えるように、20文字程度に収めるように意識してください。
お礼のメールの場合であれば、
「〇〇についてのお礼」「○月○日〇〇に関するお礼」といったタイトルをつけます。

定型文をそのまま使わない

できるだけ早くお礼メールを送ることは重要なポイントですし、忙しい中でお礼メールの作成をしなければならないことも
多いと思います。しかし、定型文をそのまま使って送っても、感謝の気持ちが伝わらない可能性が高いです。
相手も、日々多くのメール対応をしていますから、誰にでも使える定型文であることを見抜かれてしまうことも考えられます。
本当に感謝の気持ちがあったとしても、定型文を使ったことによって「形だけのお礼」と捉えられてしまっては、
せっかくのお礼メールが逆効果になってしまうかもしれません。

定型文を活用するのは構いませんが、お礼をお伝えする部分については、
その時の場面やエピソードを交えて、その場、その人だけに対するメッセージを作成しましょう。

相手の立場や関係性に合わせた言葉を選ぶ

取引先の方や目上の方に対してお礼のメールを送る時は、失礼のないよう、それ相応の言葉を選ぶ必要があります。
逆に近しい間柄であれば、あまり堅苦しい言葉では気持ちが伝わらないかもしれません。
相手の立場や関係性に合わせた言葉を選ぶようにしましょう。

他の要件を併せて伝えない

簡潔な内容にするというポイントにもつながりますが、お礼メールで伝えることは、「お礼」に関することだけにしましょう。
打ち合わせの内容、食事会での出来事などに関することであれば良いですが、全く別の要件を併せて伝えるのは避けます。
別の用件がある場合は、改めて別メールにて伝えるようにしてください。

使いがちな「取り急ぎ」という言葉は避ける

ビジネスシーンで「取り急ぎ」という言葉を目にすることは多いと思います。
「取り急ぎ、お礼のご連絡をいたしました。」といったように、お礼メールの最後に、この言葉を見かけたことがある人も
いるのではないでしょうか。
しかし、この「取り急ぎ」という言葉には、「十分な時間が取れないが、とりあえず急いで要件を伝える」という意味合いがあります。
お礼メールは心を込めてお送りするものですから、お礼のメールに十分な時間が取れない、
十分な対応ができないというのは、失礼にあたるとも考えられます。
そのため、受け手によっては気分を害してしまう可能性があることを覚えておきましょう。

そうはいっても、すぐにゆっくりとお礼のメールを送ることができない場面もありますよね。ひとまず簡単にお礼を伝えて、
追って丁寧なお礼メールを送付したい場合は、「まずは、お礼申し上げます」、「略儀ではございますが、まずはお礼申し上げます」
などのフレーズを使うと良いでしょう。

基本的に1人に対して送る

お礼メールは、1人に対して送るのが基本です。お礼を伝えたい相手が複数名いる場合でも、
それぞれに対して個別のメールをお送りするようにしましょう。
なんらかの事情で複数名に宛てて送る場合は、立場が上の方から順に宛名を書きます。
また、メールアドレスの順序にも配慮してください。

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ビジネスシーンで使えるお礼フレーズ

お礼のフレーズは「ありがとうございます。」だけではありません。お礼フレーズのバリエーションを知っておくことで、
相手や場面に合わせて使い分けることができますし、同じ相手に何度もお礼を伝える時にも、より気持ちが伝えられます。
この章では、ビジネスシーンで使えるお礼フレーズをご紹介します。

*比較的カジュアルなフレーズ
社内や親しくしている取引先などに対して使うことが多いフレーズです。

・ありがとうございます。
・本当にありがとうございます。
・感謝しております。
・本当に嬉しく思っております。
・ありがたく思っております
・感謝の気持ちでいっぱいです。
・恐縮でございます。
・恩に着ます。

*強い感謝の気持ちを伝えたいときのフレーズ
通常の感謝の気持ちを越えたお礼の気持ちを伝えたい時などに使います。

・誠にありがとうございます。
・誠に恐れ入ります。
・本当に嬉しく存じます。
・ありがたい限りでございます。
・お礼の言葉もございません。
・ただただ感謝の気持ちでいっぱいです。
・感謝の気持ちがやみません。
・感謝の念に堪えません。
・胸がいっぱいになりました。

*フォーマルなフレーズ
目上の方へのフォーマルな手紙などにも用いられる、かしこまった表現です。

・心より感謝申し上げます。
・心よりお礼申し上げます。
・厚く御礼申し上げます。
・深謝いたしております。
・拝謝申し上げます。
・衷心より感謝申し上げます。
・お礼の申し上げようもございません。
・痛み入ります。

*その他、お礼の気持ちを伝えるフレーズ
文頭に添えることでお礼の気持ちを伝えられるフレーズです。

・大変貴重なお時間をいただき~
・お力添えのおかげで〜
・お心遣いをいただき~
・おかげさまをもちまして~
・身に余るお言葉をいただき~
・ご尽力をいただき~
・お骨折りいただきまして〜

お礼メールの文例

お礼を伝えるシチュエーションは様々ですが、お礼メールの大枠は変わりません。
今回は、社外向けと社内向けの二つの文例をご紹介します。
こちらをベースにして、お礼エピソード部分にオリジナリティを持たせてください。

社外向けお礼メールの例

*件名
〇月〇日お打ち合わせのお礼

〇〇株式会社
◎◎様

いつも大変お世話になっております。
△△株式会社◇◇でございます。

先ほどは大変お忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、
誠にありがとうございました。

本日いただいた有益なご意見をもとにプロジェクトを進めさせていただきますので、
お力添えいただけますと幸いです。

私からのご提案について、何かご質問・ご不明点などがございましたら、
遠慮なくお知らせくださいませ。
少しでも◎◎様のお役に立てるよう全力で取り組んでまいります。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

社内向けお礼メールの例

*件名
〇月〇日 ◎◎社 営業同行のお礼

□□部 □□課
○○ 課長

お疲れ様です
△△グループの●●です。

本日はお忙しい中、◎◎社への営業にご同行いただき、
ありがとうございました。

先方のニーズを引き出す方法や質問に対する言い回しなど、
非常に勉強になりました。

また、次回からの改善ポイントなども教えていただき
感謝の気持ちでいっぱいです。
ご指摘いただいて点については、今後強化してまいります。

これからも良いご報告ができますよう努めてまいりますので、
引き続き、ご指導ご鞭撻のほど何卒よろしくお願いいたします。

最後に

お礼の気持ちをうまく伝えることができれば、相手から好印象を持ってもらうことができ、良好な人間関係を築くことにつながります。
お礼のメールを送る時は、できるだけ早いタイミングで、気持ちを込めた文章で送るようにしましょう。

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