2020-12-10 09:00:45

「業務効率化ツール」導入のススメ。具体的に活用方法まで解説

業務効率化ツールについて動画解説！

業務効率化（業務改善）における問題点とは

業務効率化（業務改善）とは、毎日のスケジュールや作業の仕方を改善して生産性を上げることです。
しかしこれを成功させるためには、問題にぶつかることが多々あります。

例えばミーティングで「こういうやり方はどうか」「この順番で作業した方がいいのではないか」など
業務改善を提案して実行されたものの、たった数日で元のやり方に戻ってしまい、
評価することもできずに終わってしまった…というような経験ありませんか。
これには大きく2つの原因があって、それを改善することで業務効率化のステップアップが可能になるのです。

①時間がない

1つ目の問題点は、時間がないからです。
例えば、時間に追われているために、作業後に使ったものを元に戻しておくことや、
ゴミがたまったら片付けるなどができていないとしましょう。
その状況で、ただミーティングの時に「使用後は元に戻しましょう」「ゴミがたまっていたら気づいた人が捨てましょう」と伝えても、
数日後にはまたできなくなってしまいます。それは、時間がないという根本的な問題の解決されていないからです。

「何故変わらないのだろう」と悩んでいる管理職の方、業務改善担当者の方は多いと思います。そんな時は視点を変えてみましょう。
他の業務を効率化することで時間にゆとりが生まれ、滞っていた問題の改善が進むことは多いです。

例えばある中小企業では、受注システムを導入することで社員一人当たりの毎日の勤務時間を40分短縮することができたそうです。
このように他の業務を効率化することで空き時間が生まれて初めて、
先ほどの整理整頓やゴミ捨てのようなが新しいルールが根付くのです。

「○○を改善しましょう」と伝えるだけでは人は動かないので、それをやるための時間を確保してあげることが重要ということになります。

②必要性を理解しないと人は動かない

そして二つ目は、なぜ業務改善が必要かを理解しないと人は動かないということです。

社員が、業務改善の価値を最も理解している企業の代表例がトヨタです。
トヨタの社員は、１工程におけるたった数秒の差が自社の強みになり、トヨタが世界と戦える企業になったことを知っています。
例えば、使う物の位置を全て決めて必ず元に戻す仕組みを作ることや、作業導線を最短距離で動くことで1工程を数秒短縮できます。
こうした数秒の短縮の価値を理解し、トヨタの社員一人ひとりが意識して、自ら新たな改善を考えて働いているのです。

トヨタの社員のように、社員一人ひとりが数秒の大切さを理解できるようになれば、
作業効率化に取り組むようになり、さらには自ら新しいやり方を提案する人も出てくることでしょう。

まずは、今から行おうとしている業務効率化に関する取り組みについて、
「なぜ行うのか」「行うことで何がどう良くなるのか」を伝えましょう。
そして実際にやってみて、業務効率化のメリットを感じることが、一番の近道であるといえます。

業務効率化ツールを選ぶポイントとは

業務効率化ツールには様々な種類があり、それぞれの異なる使い方があるため、自社に合ったツールを選ぶことが大前提です。

選ぶポイントは以下の４つです。

①自社の労働環境に最適で、問題を改善できるか
②自社で使いこなせるか
③セキュリティ対策がされているか
④現システムと相性が良いか

これらをクリアしているものを選びましょう。
では、解説していきます。

①自社の労働環境に最適で、問題を改善できるか

「なんだか、便利そう」「効率化できそう」などと業務効率化ツールを導入したとしても、
自社の問題点を改善できるものでなければ意味がありません。
そもそも、自社の改善すべき問題点は何ですか？
ツールを選ぶ前に、自社の何を改善するのか、問題点、無駄な部分を把握しておくことが大事になります。

例えば、「社員の誰がやっても同じようにできる」ものであれば、自動化システムを導入することもできますし、
スキルや経験が必要なものであっても、高度なプログラミングによって効率的に自動化できるシステムもあります。
中には、自動化が無理な業務であっても、作業工程を見返してみると無駄な作業があるかもしれません。
様々な業務を一度見直してみることは、将来の業務効率化につながる作業の1つだといえます。

②自社で使いこなせるか

高多機能で、充実したツールはとても魅力的ですが、本当に自社で使いこなせますか？
使い方が分かりにくく、社員が使いこなせなかったら全くもって意味がありません。
機能面だけで選ばずに、操作性、情報共有のしやすさ、使いやすさ、覚えやすさ等に重点を置いて、
自社に合った、社員に合ったツールを選ぶことはとても重要です。

③セキュリティ対策がされているか

業務効率化ツールを利用する上で、社内情報が漏れないかという問題があります。
そのため、高いセキュリティが保たれているかどうかを重要視しなくてはなりません。

しかしこのご時世、あらゆる企業が利用しているような有名なツールの場合、
基本的には十分なセキュリティ対策がされているので問題はないでしょう。
しかし無料の業務効率化ツールの場合は、セキュリティ面で不安があります。
企業管理者がアカウントを管理できない場合もあり、管理ができないということは、
自社のセキュリティが保証されていないということになるので、注意が必要です。

また、データセンターはどのようなものを使っているのか、サーバーの管理体制はどのようになっていて、
問題が起きた時の対応場所等はあるのかも調べておいた方が良いでしょう。
万が一、サーバーに問題が起こった時にツール販売会社が対応してくれないと、自社で解決することは非常に難しいです。

④現システムと相性が良いか

新しいシステムを導入するとなると、現在使っているシステムとの相性の良さも必要となります。
導入するシステムと現システムの間に互換性がなければ、機能を使いきれない場合も出てきます。
使い合わせが良いか、そして両方のシステムのツールを最大限に活用することが可能かというポイントに重点を置いて選定しましょう。

業務効率化ツールの種類とは

業務効率化ツールは主に５つの用途に分けられます。

①コミュニケーションツール
②名刺管理ツール
③ペーパーレス化ツール
④タスク管理ツール
⑤ソフトウェアロボット

①コミュニケーションツール
業務効率化ツールで複数の問題を一気に解決できるのが、コミュニケーションツールです。
ひと昔前は、E-Mailを使って、定型文のような堅苦しい挨拶から始まりました。
E-Mailでは送信、受信の時差も生まれてくるため、リアルタイムに会話をすることもできず、
効率的に話を進めることが難しい状況だったといえます。

その問題を解決できるのが、社内SNS、ビジネスチャット、WEB会議ツールです。
これは、コロナ禍で増加したリモートワークの時にもとても活躍しました。すでに活用している企業もあると思います。
業務連絡だけでなく、社内交流など業務に直接関係しない面でも活躍するツールです。

②名刺管理ツール
これもひと昔前までは、ファイルに挟み込み、
自分で連絡先を手動入力して個人管理するなどという作業をしなければなりませんでしたが、
近年では会社で一括管理され、名刺の情報も自動読み取りができるツールが世に出てきました。
そして名刺の情報は売上拡大の重要な要素であり、営業活動の効率化が非常に大切になるため、
会社全体の資産として、営業支援ツールとして、この業務効率化ツールが活用されるようになりました。

多くのツールには、名刺の内容をまとめて正確にスキャンできるだけでなく、
名刺と自社の社員との関係性を可視化してビジネスチャンスを逃さないという素晴らしい機能もあります。
ツールによって特徴が異なるので、自社に合った機能がつまったツールを選ぶことをお勧めします。

③ペーパーレス化ツール
近年、非常に注目を浴びているこのツール。
今まで紙ベースで行われていた契約書や稟議に関する手続きをペーパーレスで行うことができるツールです。
これは、文書保管に関する法律が変わったために可能となったシステムで、クラウド上にて取引先とやりとりをし、
書類を郵送、返送してやりとりをしなくて済むため、非常に迅速かつ安全に契約ができるツールです。

対象となる書類は重要書類も多いため、盗難や紛失を防ぐことができるのもメリットです。
また、インクや紙の使用も減少するため、保管場所や経費の削減にもなります。環境にも、企業コストにも優しいツールですね。

④タスク管理ツール
タスクのリストアップ、可視化によって必要な情報の確認漏れがないか、タスクの実施漏れがないかを簡単に確認ができるツールです。
基本的に、タスク管理はカレンダーやチャットツール内で行われます。
この機能によって、今誰がどの業務を担当しているかを、情報共有しているプロジェクトチーム全員で把握していたら、
ミスもなくなり、作業効率も改善できることでしょう。

⑤ソフトウェアロボット
このシステムは、事務作業を自動化できるシステムです。
単純な作業でも、細かなバックオフィスの作業は結構時間がかかりますよね。
それを自動的に作業してくれるのがこのシステムです。

しかし、これはAIではないため、システムに入力されたものを自動的にやるだけです。
そのため、誰がやっても同じようにできる単純な作業だけに当てはまります。
ですが、膨大なデータ入力業務等は人手もいり、時間も必要になるので、
このようなシステムを導入することによって、大幅な時間と時給のコスト削減にもなります。

最後に

会社を成長させるため、従業員にとって働きやすい環境を作るためには、業務効率化をして生産性を向上させなければなりません。
そのために業務効率化ツールを導入するにしても、やみくもに有名なツールを選んだらいいというわけではありません。
自社の問題点、改善点に合っていて、社員も使いやすく、ツール機能も最大限に活かせるツールの導入を検討してみてくださいね。

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