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お役立ち情報

2020-12-09 09:13:00

複合機・コピー機・プリンターのコストを削減するためのアイデア11選

コピー用紙

 

複合機、コピー機・プリンターが毎日大活躍の企業も多いと思います。
一昔前と比べると使用量は少なくなっているかもしれませんが、毎月大きなコストになっていることでしょう。
しかしこのコスト、意外と簡単に削減することができます。
そこで今回は複合機・コピー機・プリンターのコストを削減するためのアイデアをご紹介します。

複合機・コピー機・プリンターの違い

まずは簡単に、複合機・コピー機・プリンターの違いについて解説します。
コピー機は、その名の通りコピー(複写)をするための事務機器です。
複写なので、原稿を画像として認識させ、同じ内容の印刷物を出力することになります。

プリンターは、データを印刷できる事務機器です。パソコンやスマートフォンにあるデータをプリンターに送り、印刷物を出力します。
このように
コピー機は実際に存在する紙資料を、プリンターはデータを印刷するという違い
があります。

一方複合機は一般的に、
コピー機能、プリンター機能に加え、FAX機能、スキャナー機能がついている事務機器
を指しますが、
現在ではより
多彩な機能を搭載
しているものもあります。

複合機・コピー機・プリンターに関連するコストとは?

複合機・コピー機・プリンター本体の購入代金またはリース代金

本体を購入する、もしくはリースするための費用が発生します。
現状はリース利用をする企業が多いです。

リース時にかかるカウンター料金(保守契約料金)

リース契約で複合機などを利用する際の代表的な課金方式が、カウンター方式です。
リースしている機器で1枚印刷する度に、カウンター料金が発生します。
リース契約の場合、保守契約は必須です。(購入の場合は任意)
カウンター料金を支払う契約の場合、トナー代や修理・メンテナンス費が含まれており、この形式で契約している企業が多いです。
他に、印刷枚数が少ない企業など向けに、カウンター料金を支払わずに修理・メンテナンス費込みのトナー代金を支払う形式(トナー形式)もあります。

トナー代

トナーとは、複合機などを印刷するための粒状の物質で、静電気と熱によってトナーを紙に定着させて印刷を行います。
自宅で使用することの多いインジェットプリンタのインクと同様の役割を持つ消耗品です。
カウンター契約をしていないリース機器や購入した機器でカラー印刷をするには、
CMYK(シアン・マゼンタ・イエロー・ブラック)の4色のトナーを購入する必要があります。

用紙代

どの印刷機器、契約であっても用紙代は基本的にかかります。
用紙の品質と価格を見比べてコスパ良く使っていきたいですね。

修理費用、保守費用

先にご紹介したように、リース契約の場合には修理費用・保守費用を含めての契約をしているので、
スポット的な修理費用などは基本的に不要です。
購入した場合にも保守契約はできますが、しないユーザーも多いです。
その場合は、修理やメンテナンスの度に費用が発生します。

複合機・コピー機・プリンターのコストを削減するためのアイデア

アイデア①ペーパーレス化・電子化する

印刷の枚数が少なければ少ないほど、基本的にコストの削減になります。

印刷枚数を減らすための一番の策は、ペーパーレス化・電子化を進めること
です。
新型コロナウイルスの影響により、リモートワークやWEB会議が増えたことにより、
自ずとペーパーレス化が進んだという企業も多いのではないでしょうか。

しかし、緊急事態宣言が解除され、オフィス勤務に戻っていくにつれて、
また紙に印刷する機会が増えてしまったという企業もあるかもしれません。
半ば強制的にペーパーレスで業務をした経験があれば、どこまでであれば不便なく進められるのかも検討がつけやすいでしょう。

また、むしろ電子化した方がのちの資料検索が楽であったり、紛失の心配がなかったりなど、便利だったこともあると思います。
一人1台パソコンやタブレットが貸与されているのであれば、ぜひペーパーレス化を進めましょう。

アイデア②社内資料はモノクロ印刷にする


カラー印刷はモノクロ印刷の4〜5倍の費用がかかります。

あまり考えず全てカラー印刷をしてしまっているとしたら、それを
モノクロ印刷にすることでコスト削減ができます。

特に社内資料は、特別に色を伝える必要がない場合にはモノクロ印刷にするというルールにしてしまっても良いと思います。
パソコンの印刷設定も、モノクロ印刷をデフォルトにしておくと良いでしょう。

アイデア③両面印刷を活用する

社内資料や、あとで処分すると決まっている資料などは、用紙代の節約のために両面印刷を活用しましょう。
単純に使用する用紙は半分で済みます。

アイデア④複数ページを1枚に印刷する

A4用紙いっぱいに印刷する必要がない場合は、一枚に複数ページを印刷しましょう。集約印刷、縮小、割り付けなどと呼ばれる機能です。
2ページ分(2 in 1)、4ページ分(4 in 1)、8ページ分(8 in 1)などを選択して印刷できます。
こちらの方法であれば、用紙だけではなく、トナー代も節約ができます。
ただし、小さく印刷しすぎて読めない…となると意味がないので、やりすぎは禁物です。

アイデア⑤複合機のF A X受信は見てから印刷する

なんでもメールの時代、なかなか重要な情報がF A Xで送られてくるということは少ないものです。
なにかしらの広告や勧誘などが多く、印刷するだけ用紙やトナーの無駄になってしまいます。
最近の複合機には受信したFAXの内容を操作パネルで確認してから印刷できる(不要なものは削除できる)機能がついているものもあります。
こうした機能はぜひ活用しましょう。

アイデア⑥複合機のFAX送信はPCからデータを送信する

逆に、こちらからFAXする場合ですが、一度プリントアウトしてから送信している人もいるかもしれません。
こちらでプリントしたものを残しておく必要がない場合は無駄になってしまいますよね。
そんな時に活用できるPC-FAX機能がついている複合機があります。
PC-FAX機能とは、パソコンからFAXにデータを送ることで、印刷せずにFAX送信ができるのです。
これで、FAXをするために使っていた用紙やトナーを節約できます。

アイデア⑦プリントする前にミスがないか確認する

作成した資料を印刷してみたらミスが見つかった…
しかも会議出席者分全てを印刷してしまった、なんて経験がある人もいるのではないでしょうか。
せっかく印刷しても、ミスがあれば再度印刷をしなければならなくなります。

そのため、印刷をする前はパソコンのデータを今一度よく確認するようにしましょう。
そうすることで、ミスプリントのコストを削減できますよ。

アイデア⑧複合機・コピー機・プリンターのスペックを最適化する

複合機・コピー機・プリンターをリースする場合、そのスペックによってかかる費用が異なってきます。
これは、ただ単純に低いスペックのものにしたらコストの削減になるというわけではなく、
実際に印刷している量や使っている機能によって、スペックを上げたり下げたりして最適化を図る必要があります。

カウンター式の契約をしていれば、現在の印刷量などは把握できると思います。
それらと、様々な機能の活用具合などを整理し、
本当に必要な機能は何なのか、複合機は必要なのか、
コピー機がいいのか、プリンターがいいのかなども含めて、最適なスペックの機器に変更しましょう。

アイデア⑨リース料金・カウンター料金の価格交渉をする

こちらは難易度が上がりますが、うまくいけば毎月の本体リース料金や印刷1枚あたりのコストを下げることができるので、
総額で見るとかなり大きなコストカットが期待できます。
ただし、リース契約は途中解約すると継続して使用した場合と同様の違約金がかかってきますので、
価格交渉は新規契約や再契約のタイミングで行うことになります。

まずは複数業者見積もりを取り、現在の相場感を理解しましょう。
また、できるのであれば、知り合いの企業が実際にどれくらいの金額でリース契約をしているのかを聞いてみるとさらにイメージがわき、価格交渉の材料が増えます。
こうした情報を持った上で、相見積もりを取っていることを伝えると、業者によっては価格交渉が可能となるでしょう。

アイデア⑩中古購入を検討する

あまり印刷する機会がない、念のために印刷関連機器を置いておきたい、
短期間で不要になる可能性がある場合などには、中古購入することでコスト削減が可能です。
印刷枚数が少なく、大きなトラブルが起こらなければ、中古購入の方が安く済みます。
初期費用がかかること、すでに経年劣化が進んでいること、
修理が高額になる(修理ができない)可能性があることなどを考慮する必要はありますが、検討の余地はあると思います。

アイデア⑪印刷コストを「見える化」する

印刷を1枚すると何円かかっていて、月に何円位のコストになっているのか、知らないという従業員もいると思います。
なんとなくモノクロとカラーでは金額が違う…とは思っていても、都度料金を支払うわけではないので、
ついあたかも無料かのような使い方をしてしまっている人もいるかもしれませんね。


従業員にコスト削減の意識を持ってもらうのに有効なのが「見える化」
です。
印刷1枚あたりのコストや毎月のコストを、機器の近くに掲示するなどして共有します。
部署ごとに複数台あるのであれば、自分たちの部署と他部署との違いも見え、より意識が高まるかもしれません。
印刷コスト削減キャンペーンなどを行って、一時的に強く意識して取り組むことで、コスト削減意識の定着を早めるのもオススメです。

最後に

複合機・コピー機・プリンターは昔からオフィスの中でなくてはならない事務機器であることから、
コストがかかっても仕方がないと考え、あまりコスト削減を強く意識していない企業もあるようです。
しかし、よく使うからこそ、コスト削減の余地があるということでもあります。
社内のルールや従業員の意識を少し変えるだけでも、複合機・コピー機・プリンターに関するコスト削減は可能です。
ぜひ今日から、できることをやってみてくださいね。

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