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お役立ち情報

2020-12-16 17:12:28

業務効率化に有効!アウトソーシングの活用方法とメリット・デメリット

アウトソーシング

 

業務効率化は、会社の業績や従業員の働きやすさに直結するため、積極的に取り組んでいる企業は多いと思います。
しかし社内で行う業務効率化に限界を感じている企業もあるかもしれません。そんな時に活用したいのがアウトソーシングです。
アウトソーシングを上手に活用する方法とメリット・デメリットをご紹介します。

アウトソーシングとは?

アウトソーシングとは、アウト(外部)とソーシング(資源利用)を意味しており、
自社内で行っている業務の一部を専門的なノウハウを持っている外部業者へ委託することです。
「外部委託」と呼ばれることもあります。

アウトソーシングの活用を検討するポイント

アウトソーシングの活用を検討する時に重要なのは、
今社内で行われている業務を改めて整理し、
どの業務は自社で行うべきか、そしてどの業務ならアウトソーシングできるのかを見極めること
です。

アウトソーシングを活用する業務を決める時のポイントは、以下を参考にしてみてください。

自社の独自性が低い作業(一般的な作業)であること

自社の独自性が高い業務を外注すると、ノウハウなどを伝える必要が出てくるため、その教育費用や時間がかかってしまいます。
他社でも行うことができる一般的な作業を、まずはアウトソーシングした方が良いでしょう。
その際、他社でも行うことができるが自社でコストがかかっているものから、優先的にアウトソーシングを検討してください。

社内に専門家がおらず、外部のノウハウが必要であること

例えば、元々その業務の専門外(未経験)である社員が業務を行なっている場合、効率的とはいえません。
その場合は、社外でノウハウを持っている会社にアウトソーシングすることで業務の効率化、そして業務の質を高めることができます。
新規事業を行う際などにも、新たな業務について自社で行うのか、その道のプロにアウトソーシングするのか検討すると良いでしょう。

人員が不足している業務であること

現在の業務が、すでに自社の従業員では対応しきれていない場合、従業員の残業が多くなっていたり、
仕事を断らなければいけなかったりすることになります。
このような場合にも、業務を細かく切り分けて、アウトソーシングできる業務がないか検討してみましょう。

設備が不足している業務であること

人員だけではなく、設備が不足している場合にもアウトソーシングは有効です。新たな設備を導入するとコストもかかります。
また、いつまでその設備が必要であるか不明な場合もあるでしょう。設備をかりるという意味でもアウトソーシングは活用できます。

一時的に発生する業務(季節業務)であること

業務の中には、年間を通じで行うものもあれば、一時的に発生する(季節業務)もあります。
一時的なもののために人員や設備を配置するのは非効率になることも多いので、業務
を行う期間という視点でもアウトソーシングを検討してみてください。

アウトソーシングの活用例

どのような業務をアウトソーシングすることができるのか、具体例をご紹介します。

採用アウトソーシング

通年採用などが行われている企業もありますが、まだまだ日本の採用活動は季節仕事という面が強いです。

また、採用専門の部署や人を配置することは難しく、一時的に人員を配置したり、兼務したりしている企業も多いでしょう。
にもかかわらず、専門的なスキルが必要となるのが採用活動。
説明会や一部の面接、募集媒体の管理や、学生や候補者の対応などを外部委託することができます。

研修アウトソーシング

研修には、社内のルールを伝えるようなものもあれば、
社会人として必要な知識、業界・職種として必要な知識を伝えるものなどもあります。
そして研修には、知識だけではなく教え方も大きく影響します。
そのため、自社で教えるよりも研修や教育の専門家にアウトソーシングすることで、
より効率的に従業員のスキルを高めることができます。

営業アウトソーシング

接触数を増やすことが有効である商品やサービスを扱っている場合など、
自社の人員では足りないときには、アウトソーシングでそこを補うことができます。

また、営業スキルが不足している場合に、営業専門会社のスキルをかりることがメリットになる場合もあります。
他にも、初期接点を作るところを外部委託して、最後の大事な契約までの対応を自社で行うということもできるでしょう。

物流アウトソーシング

ネット通販などのE C事業を行なっている企業であれば、
梱包や配送手続きに時間と手間がかかっているというお悩みがあるかもしれません。
また、もう少し人と場所があれば、規模を拡大できるという企業もあると思います。
そうした場合、物流アウトソーシングを活用することで業務効率化ができ、設備投資をせずに事業拡大も可能となります。

ITアウトソーシング

ITアウトソーシングといっても、その委託範囲には幅があります。
近年では国内だけではなく、海外にアウトソーシングする例も増えてきています。
人事・総務・経理などのデータ入力業務や、コールセンター業務を外部委託こともI Tアウトソーシングですし、
システムの企画・開発・運用までを委託する場合や、運用のみを委託する場合もあります。
一般的な作業をアウトソーシングしてコア業務に注力したい場合と、
高いノウハウをかりるためにアウトソーシングする場合があるといえます。

アウトソーシングのメリット

アウトソーシングを行うことで、様々な業務効率アップが可能となります。
そのメリットについてまとめました。

独自性が高い業務やコア業務に集中できる

他社でもできる業務、ルーティン業務を外部委託することによって、
経営戦略・事業戦略・採用戦略などのコア業務に集中することができます。
こうしたコア業務に時間を割くことができるようになれば、従業員一人一人の仕事の質や能力が高まり、
自社の強みを伸ばして市場競争力を高めることができるでしょう。

ルーティン業務の質が高まる

コア業務の質が高まるだけではなく、外部委託したルーティン業務の質も高まる可能性があります。
人事・総務・経理などの処理は、法律や各種ルールの変更によって、度々その対応を変更しなければならないことも多いです。

自社内でその対応を行う場合、ルールを勉強したり体制の変更をしたりする必要もあり、
時間もかかれば、ミスが起こる可能性もあります。
しかしアウトソーシングであれば、そうした変更対応も全てやってもらえるので、
結果的に時間の削減とともに、質が高まることになるでしょう。

外部の専門的知識やノウハウが活用できる

先ほどのルーティン業務のアウトソーシングについても、この外部のノウハウを活用していることになりますね。
他にも、IT分野や研修分野などで、より専門性の高い知識やノウハウを必要とする業務をアウトソーシングする場合もあると思います。
自社内でそこまでの知識やノウハウを高めるには時間がかかりますし、
プロの手をかりることで業務効率をアップすることができるでしょう。

無駄な業務の見直しができる

こちらはアウトソーシングする前になりますが、何をアウトソーシングするのかと
検討する際に現在の業務内容を確認することにより、無駄な業務が見えてくることがあります。
アウトソーシングを検討することで、これまでのやり方を変更したり、
省いたりするきっかけとなり、業務効率化がはかれることもあります。

コストが削減できる

アウトソーシングによる業務効率化を進めることで、コスト削減が期待できます。
まず、同じ作業であっても、自社内で行うよりアウトソーシングに出した方が、費用が安く済むことが多いです。

また自社で新しく業務を行う場合、新しい人員を採用したり育てたりする必要があり、
大きな金銭的・時間的コストがかかりますが、それも削減することができます。
さらに、一度人を採用すると簡単に解雇することはできませんが、
アウトソーシングであれば必要なときだけ利用して、不要になればやめることができ、こちらもコスト削減につながります。

アウトソーシングのデメリット

情報漏洩のリスクがある

アウトソーシングで最も心配なのが、この情報漏洩のリスクです。アウトソーシングの内容によっては、
取引先のデータや従業員のデータなどの重要な情報をアウトソーシング先の企業に伝えることになります。
そのため、アウトソーシング先の選定は慎重に行い、契約内容はしっかりと確認をするようにしましょう。
アウトソーシング先が再委託をしている場合などもあるので、
依頼している業務がどこでどのように行われているのか、事前に確認しておくことも大事です。

知識やノウハウが蓄積されない

アウトソーシングに出している業務は、当然自社で行わないことから、その知識やノウハウが蓄積されません。
納品された完成品がどのような業務フローにのってできたのかわかりませんから、
何らかの事情で同じ業務を自社で行おうにも、対応することが非常に難しくなるといえます。
アウトソーシングしている業務についても一定の情報と知識を持っておくことを意識しましょう。

最後に

人材不足をカバーし、生産性を高めるためには業務効率を上げる必要があります。
社内のフローを見直したり、システムを導入したりすることでも業務効率をあげることは可能ですが、
同じ人員では限界があるでしょう。そんな時にはアウトソーシングの活用を検討しましょう。
本来行うべきコア業務に注力したり、他社のノウハウを活用したりすることで、新しい道が開けるのではないでしょうか。
是非一度、自社の業務を洗い直すところからスタートしてください。

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