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2020-12-18 09:24:13

通信費を削減するためにできること12選

コスト

 
固定電話に携帯電話、FAXにインターネットと、企業が毎月支払っている通信費は大きなコストになっています。
とはいえ、通信は日々仕事していくのに必要なものですので、仕方ないと思って支払っているかもしれません。
でもこの通信費、工夫次第で削減することが可能です!

会社が毎月支払っている通信費とは?

インターネット通信費
オフィスにインターネット回線を引いていない企業というのは、ほぼ0に等しいと思います。
インターネット回線があれば、通話はもちろん、ビデオ通話までできてしまうのですから、
今や固定電話よりも重要と言っても良いのではないでしょうか。

固定電話代
自宅では固定電話を引いていない人は増えてきていますが、オフィスではまだ必須だという企業も多いでしょう。

携帯電話代
外回りをする職種であれば、一人一台が必須です

FAX代
メールがメインの世の中ではありますが、オフィスでは今でもFAXが必要となる場面があり、
これも通信コストとなっている企業はあるでしょう。

フリーダイヤル代
お客様からの問い合わせ窓口などにフリーダイヤルを設定している場合は、こちらも通信費としてかかってきます。

通信費を削減するためにできること

インターネット回線の見直しをする

インターネット回線によって料金が異なるだけでなく、携帯電話の割引が受けられたり、
光電話やIP電話のセット割引が受けられたりします。
そのため、自社の状況に合わせた割引を行なっているインターネット回線に乗り換えることで、大幅なコストカットが期待できます。
一度だけでなく、契約期限ごとに乗り換えを検討することで、さらに通信費削減ができるでしょう。

プロバイダの見直しをする

プロバイダとは、インターネットサービスプロバイダ(Internet Service Provider)のことで、
回線をインターネットにつなげる接続事業者です。

インターネットを利用する際には、回線利用料だけではなく、このプロバイダと契約し、プロバイダ料金を支払う必要があります。
このプロバイダ事業者は多数あり、利用料金はバラバラですので、プロバイダを見直すことによって通信費を抑えることができます。
一度も見直しをしていない場合は、是非チェックしてみてください。

インターネット・プロバイダがセットになったプランや、
インターネット・プロバイダに電話を加えたお得なプランなどもありますので、利用状況に応じて最適なプランを選びましょう。

ただし、値段だけで選ぶとスピードが遅かったりトラブル時のフォローが良くなかったりして、仕事の支障が出てしまうこともあります。
サービス面のチェックも怠らないようにしてください。

電話回線をアナログから光電話に切り替える

従来の銅線を使ったアナログ電話回線(固定電話網)は、2024年以降、IP回線に移行することが決定しています。
そのため、どこかのタイミングで強制的に新しいサービスへの切り替えは必要になると思いますが、
通信費の削減を考えると、できるだけ早く切り替えをすることをお勧めします。

光電話はアナログ電話回線と比べて月額基本料金、通話料金共に安いです。
具体的には、電話回線の月額基本料金が1500円〜2000円程度なのに対し、光電話は500円です。
通話料は市内同士の通話の場合はそれほど変わりませんが(電話回線8.5円/3分、光電話8円/3分)、
電話回線は距離が遠くなる程通話料が上がるため、遠方にかける機会が多ければ多いほどその差は大きくなります。

また光電話であれば電話機の買い替えの必要もなく、今まで使用していた同じ電話番号を引き続き使用することができます。

固定電話会社の見直しをする

固定電話会社によって、料金形態が異なっています。
固定電話にかかっている料金は「回線基本料金」「通話料金」「オプション料金」の3つに分かれており、
電話会社によって基本料金が安くて通話料金が高かったり、基本料金が高くても通話料金が安かったりとった特徴があります。

まずは自社の固定電話の使い方を確認して、それにあった最も安く使える電話会社に切り替えることで通信費を削減できます。
例えば、通話料が3万円を超えているような場合は、通話時間が長い企業だと思われるので、
基本料金が高くても通話料の安いプランに切り替えた方が総合的に見て安くなる可能性があります。

他の見直し方法として、「課金秒数」があります。
一般的なのは3分課金で、これは3分以内であれば30秒でも3分でも同じ料金ということになります。
他に90秒課金の電話会社もありますので、一回の通話時間は90秒以内が多いという場合は
こちらに切り替えた方が通話料の削減ができるわけです。

90秒よりももっと短い電話が多いという場合は、1秒単位の課金が可能な電話会社もあります。
例えば、営業電話を大量にかける場合、アウトバウンドのコールセンターを運営している場合など、
1回の電話は90秒よりもっと短いということが多くなると思います。
このような場合に、課金時間が短い電話会社への契約が有効といえます。
ただし、長時間話すと割高になりますので、現状を分析して判断する必要があります。

固定電話の回線数を見直す

固定電話を法人契約している場合、会社の規模によっては複数回線の契約をしていることも多いです。
企業の規模が拡大して従業員が増えた場合は、それに合わせて回線数を増やすということは大体の企業が行うのですが、
従業員の数が減ったり、会社の体制が変更になったりして必要な回線数が減少していても、変更や解約をしない企業が意外と多いのです。

例えば、現状固定電話を使用するのは10名なのに、20回線契約しているとなるともったいないですよね。
体制が変更になった時や、年に1回程度のタイミングを設けて、回線数の見直しをしてみてください。

固定電話を廃止し、法人携帯に変更する

固定電話の番号があることが信用につながることもありますが、
会社としても、取引先としてもあまりそういったことを気にしないのであれば、
思い切って固定電話を廃止し、法人携帯に変更してしまうのも一つの方法です。
法人携帯でもかけ放題プランの契約が可能ですので、通話時間を気にすることなく電話をかけることができるようになります。

携帯電話のプランを変更する

契約をした時と今で、携帯電話の利用方法が変わっていることはありませんか?
また携帯電話のプランは、個人で使っている携帯を思い出してもらったらイメージできるかもしれませんが、頻繁に変更になっています。
最適なプランへの変更を検討しましょう。

例えば…
・通話時間が長い場合は通話し放題のプランを利用する。
・通話回数は多いが1回あたりの通話時間が5分以内という場合は、5分以内なら通話し放題のプランを利用する。
・ウェブサイトの閲覧が多いという場合は、データ通信量が充実したプランを利用する。
・電話回線での通話がほとんどなくなっていて、S N Sなどの無料通話を使っている場合は、通話定額プランをやめる。
などが考えられます。

長い間プランを見直していない場合や、全従業員同じプランである場合は、
無駄が発生している可能性が高く、大きなコスト削減ができるかもしれません。
こちらも、定期的な見直しをすることで、継続的なコスト削減につながるでしょう。

携帯電話のキャリアを変更する

通信キャリアの見直しによっても、通信費の削減が可能です。
大手キャリアだけでなく、格安SIMを利用するMVNOでも法人用プランを提供しているところがあります。
大手キャリアと比べて利用料金が安いのは、大きな魅力ですね。
データ通信が多い場合、時間帯によって多少スピードが遅くなることがあるかもしれませんが、
通話に関しては音質などもほとんど問題はないと思います。

オプションを見直す

インターネット、プロバイダ、固定電話、携帯電話では、様々なオプションが選択できます。
必要があって選択しているのであれば良いですが、
知らない間に不要なオプションがついていて、料金を支払い続けているということも実は多いです。
現在ついているオプションを確認し、不要なものを外すだけでもコスト削減が可能です。

通信スピードが速いFAX機に切り替える

一昔前と比べるとFAXの利用回数は減っている企業が多いですが、業態によってはまだまだ活躍しているかもしれません。

FAX代を抑えるには、通信速度が速いFAX機に切り替える方法が有効です。
FAXは送受信中に通話料金がかかるため、時間がかかればかかるほど通話料が膨らむことになります。
古いFAXを使い続けている場合は、初期費用がかかっても新しいFAX機に変更した方が、長い目で見ればお得になる可能性があります。

インターネットFAXを利用する

FAX代の削減には、インターネットFAXサービスの利用もおすすめです。
インターネットFAXとは、インターネット回線を通じてFAXデータの送受信ができるサービスです。

パソコンやスマホから、データを印刷することなく直接相手先のFAXに出力でき、
受信したFAXはPDFなどにデータ化されて、パソコンやスマホで確認ができます。
インターネット回線を利用するため、電話回線は必要ありません。
インターネット回線を利用することで通信費を抑えることができます。
またこちらであれば、FAX機の乗り換えや維持コストも抑えることができます。
さらには、FAX送受信の際に必要だった印刷が不要なので、紙やインクの削減もできるのです。

フリーダイヤルサービスの乗り換え

フリーダイヤルとは、厳密には一つの企業の商品名ではありますが、
一般的に0120もしくは0800から始まる着信課金電話番号(着信側が全ての通話料を負担する)と認識されています。
フリーダイヤルのサービスは、様々名称で各社が提供しており、基本料金や通話料が異なっています。
現在の利用通話時間などを検証し、最適なプランを提供しているサービスに乗り換えることで、フリーダイヤル代を削減できます。

最後に

通信費は、高いなと思っていても必要不可欠であることから、
なんとなくそのまま使い続けてしまっていることもあるのではないでしょうか。
でも実は、今回ご紹介したように、プランやサービス提供企業を見直すだけで大幅な削減ができることも多いです。

ただし難しいのは、そのプランやサービスの選び方。
ただ安いというだけで選んでしまうと、質が保てず業務に支障をきたすこともあります。
まずは今契約している携帯電話会社などに相談して、プランを見直すことからスタートしても良いでしょう。
しかし、キャリアの変更などとなると比較が難しくなりますので、通信費削減のプロに相談してみることも検討してみてください。

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