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2021-01-08 09:38:15

メール処理を効率化するためのメール整理術

メール

 

あなたの1日のメール処理件数はどれくらいありますか?毎日、数が把握できないほどのメール処理をしている人は多いと思います。
私たちの多くは、エクセルやパワーポイントを使うより遥かに長い時間、メールの処理をしているのです。
新型コロナの影響でリモートワークがスタートした企業などは、以前よりもその時間が増加しているかもしれません。
そんなメール処理を効率化するために欠かせないのが、メールの整理です。今回はその整理術をご紹介します。

メール整理をするメリット

「今のままでも大丈夫」と思っていると、実際にメール整理に着手するまでに時間がかかってしまいます。
そこで、まずはメール整理をすることで得られる具体的なメリットをご紹介します。

メリット①メール処理時間が短縮できる

タイトルにもある通り、メール整理をするとメール処理が効率化され、対応時間を短縮することができます。
生まれた時間を、より重要な仕事に費やすこともできますし、早く帰ってプライベートタイムを充実させることもできるでしょう。

メリット②重要メールの見落としを防止する

返信が必要な取引先からの連絡、申込の期限を通知するメールなど、重要なメールは多々あります。
そのようなメールも、日々送られてくる膨大なメールに埋もれてしまい見落としをしてしまう可能性があります。
特に取引先からのメールの見落としは、信用を落とすことにもなりかねません。
メールが整理されていることでそのリスクが回避できます。

メリット③返信忘れを防止する

一度既読にしてしまったメールに後で返信しようと考えていて、そのまま忘れてしまったという経験がある人も多いでしょう。
読んだ後に、対応が必要なメールを入れておくフォルダに移動させるなど、メール整理をすることで、こうした返信忘れも防止できます。

メリット④メールの検索が早くなる

メールボックスには検索機能が付いているものの、それでも再確認したいメールが探し出せない…ということがあります。
しかし、メールがフォルダにきちんと整理され、不要なメールが削除されていれば、
検索機能を使わなくても早く簡単に必要なメールを見つけることができます。

メール整理術7選

ここからは、具体的なメール整理術を7つご紹介します。

①フォルダを作成して振り分ける

メール整理の基本はフォルダの作成をして振り分けることです。
どのような分類にしたら良いか、新規作成のフォルダ案をご紹介します。

対応状況
対応状況によってフォルダ分けしましょう。作成するフォルダは
・要対応
・対応済
・保存
・削除可
などがオススメです。
他に、「参考資料」や時間があるときに目を通したい「メルマガ」などのフォルダを作っても良いでしょう。

要対応はこれから対応の必要があるもの、対応済は対応が完了したものですね。
保存は、今後長期的に保存しておきたいメールを入れておきます。
削除可はなくても構いません。現時点ではいらないと判断したがゴミ箱に入れてしまうのは不安だという方は、
こうした一時保存的なフォルダを作成し、定期的にチェックして不要であれば削除してしまいましょう。

メールが届いたら、まずはフォルダに仕分けをします。
こうしておけば、対応しなければならないメールを見落とすリスクを回避できます。

重要な取引先企業や差出人、プロジェクトの名前
頻繁に重要なやりとりをする企業や差出人が決まっている場合は、その人専用のフォルダを作成します。
または、プロジェクト用のフォルダを作っても良いでしょう。
フォルダごとに差出人のアドレスやドメインを登録することができるので、あとは自動で届いたメールが振り分けされて便利です。

優先順位(期限)
対応すべきメールが多い場合は、優先順位でフォルダ分けをすることもオススメです。
◎○△くらいの順位付けでも良いですが、以下の5段回の優先順位付けをオススメします。
優先順位は、それぞれの期限で判断すると振り分けやすいです。
・1時間以内
・半日以内
・1日以内
・翌日以降の対応可
・1週間以内
優先順位を決めてメール対応することで、仕事もスムーズに進みます。
またこれは、メールフォルダだけではなく、日々のタスクの優先順位付けにも使えますよ。

②不要なメールは即削除する

広告メールや営業メールなどの不要なメールは、即削除しましょう。
また、重要度の低い社内広報メールなども、目を通したらすぐに削除してしまいます。
このタイミングで、本当に重要なものだけを残すという意識でいることがポイントですが、
どうしても迷う場合は「削除可」などのフォルダに一時保存しておくと良いでしょう。

ただし、実際に運用してみると、メールを見返すことなどほとんどないと感じるかもしれません。
その時は思い切ってすぐに削除するようにしたほうが、効率は良くなりますよ。

③不要なメールはブロック設定をする

何度も送られてくる不要な広告メールなどは、その都度削除していると非効率です。
今後も必要な情報はないと判断したメールついては、ブロック設定してしまいましょう。

④受信トレイのメールは0にする

メールをフォルダに振り分けるためには、まずは内容を確認しなければなりません。
未読メールはためずに、確認して振り分けるか削除するようにしましょう。
未読メールがたまっていると、振り分けに時間がかかってしまったり、
優先順位の高いメール対応でさえ後回しになってしまったり、非効率的です。
定期的なメールチェックの際に、未読メールは残さずに確認してフォルダに振り分けるか、削除することを習慣にしてください。
メールチェックを終えるときには未読は0、受信トレイは0が鉄則です。

ただし、メールがくるたびにチェックをするというわけではありません。それは逆に非効率です。
出社後、昼休み後、15時、退社前といったようにメールチェックの時間を決めて、その都度メールボックスを空にすると効率的ですよ。

⑤アーカイブ機能を活用する

フォルダに振り分ける必要はないけれども、削除するのは迷うというメールを、
「保留」や「削除可」へ入れておく以外に、アーカイブを活用して整理するという方法があります。
アーカイブというのは、受信トレイからは見えなくなるのですが、削除されずに残っている状態です。
ゴミ箱に移してしまうと、30日程度で完全に消えてしまいますが、
アーカイブであれば、もし必要になれば後々引っ張り出してくることが可能です。
また、アーカイブしたメールに誰から返信が来た場合にも、そのメールは受信トレイに戻るようになっています。

⑥わかりやすく、ルール化された件名をつける

自分からメールを送る際、件名に一工夫を加えるとのメールの処理が早くなります。
「〜のお礼」「〜のお願い」『〜のご確認』「〜の連絡」のように、わかりやすく、具体的な件名をつけるようにしましょう。
件名に挨拶を入れるのは、何の用件かがわからないためNGです。

また、冒頭に【】などを使って、優先度や用件の種類などをある程度ルール化して入れておくとわかりやすく、
受け取る相手も処理がしやすくなります。

・プロジェクト名を入れる
・会議名を入れる
・【お知らせ】
・【重要】
・【要返信】
・【返信不要】
・【至急】
・【ご質問】

できるのであれば、社内だけでもメールの件名について統一されたルールを作っておくと、社内メールの整理がグッと楽になるでしょう。

⑦電話や直接でのコミュニケーションも活用する

メールはいつでも好きなときに確認ができ、あとで見返すことができることに大きなメリットがありますが、
メールでは説明しづらかったり、メールに残す必要がないようなことだったり、
緊急だったりする場合に、無理にメールを使う必要はありません。

電話で用件を伝えることもできますし、社内であれば直接伝えに行っても良いでしょう。
臨機応変に使い分けることで、メール対応を含めた業務時間を短縮することができます。
メールでは説明しづらいものであっても何かしら記録に残しておきたい場合は、
先に口頭で伝えた後に、追ってメールで要点を伝えておけば良いのです。

メール整理の際に注意したいこと

メールの整理をする目的は、メールの処理を効率化すること。
その結果、ミスを減らして、作業時間を短縮することです。そのために注意したいポイントをお伝えします。

細かく整理しすぎない

フォルダでメールボックスを整理しようと、新しくフォルダを作成していると、ついつい細かく分けてしまいがちです。
しかし、あまり細かく整理しすぎると、フォルダ分けすることでかえって時間をとられてしまいます。
フォルダ分けは、迷わず振り分けられる程度の数にして、ざっくりと行うようにしましょう。
そして迷うことが多いという場合は、迷うメールをアーカイブしたり、
保留フォルダに移したりできるようにしておくことで、悩む時間が長くなくならないようにしてください。

メールの処理時間を決める

フォルダを整理し、優先順位をつけていても、
だらだらと長い時間をかけてフォルダ分けをしたりメール対応をしたりしていては、効率的とはいえません。
先にもご紹介したように、メールチェックのタイミングを決めておくことに加えて、
メールチェックの時間についても決めておくのがポイントです。
時間については30分程度がオススメですが、受信メールの量によって最適な時間を設定してください。

最後に

毎日一定の時間を費やすことになるメール対応。
その上、メールでのやり取りの中には非常に重要な情報が含まれていたり、大切なやりとりが行われていたりします。
メールの返信スピードや内容は、社内でも社外でも、仕事相手からの信頼にも関わってきますよね。
もれなく、素早く、必要な情報のやり取りができるように、ぜひ今日からメールの整理を始めてみてください。
まずは退社時に受信ボックスを0にするということを目標にして、スタートしてみてはいかがでしょうか。

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