近年、従業員一人一人のデスクを固定しない、フリーアドレスのオフィスが増えてきています。
気になってはいるけれど、実際にどんなメリットやデメリットがあるのかまでは知らないという人も多いかもしれません。
そこで今回は、フリーアドレスオフィスのメリット・デメリットや、実際に導入する際のデスクの選び方まで解説します！

フリーアドレスのオフィスとは？

「従業員一人一人にデスクが与えられ」、「そこに自分の荷物をおいて」、
「自分専用のスペースとして仕事をする」のが、従来のオフィスの形でした。
それに対してフリーアドレスのオフィスでは、固定されたデスクはありません。
フリーアドレスのフリーは「自由な」、アドレスは「所在」という意味で、
フロアに設置されたデスクのどこで仕事をするのかを自由に決めることができます。
日によって異なる場所で仕事をする、もしくは時間帯によって異なった場所で仕事をすることもできるのです。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスの導入がスタートした初期段階では、コスト削減を主な目的としていました。
しかし今では、業務効率や生産性アップ、働き方改革の推進など、そのメリットは多方面に渡っています。

コスト削減

フリーアドレスにすることで、オフィスの運用コストを約15〜30%削減できるといわれています。
従業員一人一人にデスクを用意する場合、営業担当者などで不在が多い人のためにも、スペースとデスクを用意しなければなりません。
個人スペースであるため、そこには個人の荷物が置いてありますから、他の従業員がそのスペースを使うことは難しいです。

しかしフリーアドレスにすることにより、現状の座席稼働率を考慮して座席の数を削減したり、
パーティションをなくしたりすると、省スペース化を図ることができます。
それにより、オフィスの賃貸面積を減らすことができれば、大きなコスト削減になるでしょう。

このようにフリーアドレスであれば、空席率を下げ、稼働率の高いオフィスを実現できるのです。
また部署異動や人員の増減があっても、レイアウト変更の必要がないため、無駄なコストが発生しない点もメリットです。

スペースの有効利用

省スペース化によって生まれた空間を、別の用途に有効活用できます。
例えば、ミーティングスペースやリラックススペースなどにすれば、業務効率や従業員の満足度の向上にもつながります。

部署を越えたコミュニケーションが活性化される

部署ごとにまとめられた自分のデスクで仕事をしていると、
コミュニケーションを取るのは部署内にとどまってしまうことが多いです。
しかしフリーアドレスであれば、必要に応じて他部署のメンバーと即座に集まって仕事ができます。
こうして部署を越えたコミュニケーションが活性化されることで、
新しいコラボレーションや発想が生まれる可能性が高まるでしょう。

デスク周りがキレイに保てる

個人のデスクとなると、どうしても整理整頓をおろそかにしてしまう人が出てきます。
書類が積み上がっていたり、コップが置きっぱなしになっていたりすると、クリーンな状況とはいえません。
しかしフリーアドレスであれば、その場を離れるときには必ず全ての荷物を持って行くことになりますので、
デスク周りをキレイに保つことができるのです。

ペーパーレス化が進む

ペーパーレス化がなかなか進んでいない企業でも、フリーアドレスによりペーパーレス化が進む現象が多くみられます。
自身の荷物を保管する物理的スペースが少なくなることにより、必然的に紙の資料よりもデータを活用しようという意識が働きます。
その意識が全社的に動くため、社内ルールとしてペーパーレスを浸透させやすいでしょう。

リモートワークと好相性

新型コロナウイルスの影響で、奇しくも日本全国に普及することになった
リモートワークとフリーアドレスは好相性です。

週に数回しかオフィスに出勤しなかったり、従業員によって出社日が決められていたりすると、
従来の1人ずつに割り当てられたデスクでは無駄が多すぎます。
その点、フリーアドレスならば最適な数のデスクを残し、省スペース化やコスト削減を進めることができます。

フリーアドレスのデメリット

多くのメリットを紹介してきましたが、フリーアドレスには見過ごせないデメリットも存在します。
メリットと比較して、導入を検討しましょう。

初期投資が必要

フリーアドレスにするためには、レイアウトの変更、ロッカーや新しいデスクの設置などの
オフィス環境の整備をはじめ、Wi-Fi等のネットワーク設備の完備も必須です。
内線が利用できなくなることから、内勤スタッフにも携帯電話の貸与が必要となるでしょう。

またチーム間のコミュニケーションを、物理的な距離が離れた後も継続させるためには、
コミュニケーションツールなどを導入する必要がある場合もあります。
こうした初期投資は、覚悟しなければいけません。

マネジメントが難しくなる

チームメンバーが一つのエリアに固まっていると、メンバーの表情や仕事の状況を確認しやすく、
マネジメントの面でいえば仕事をしやすい環境です。

フリーアドレスになると、自分のチームメンバーが今どこにいるのかを知ることから始めなければなりません。
特別に用事がなければ、顔を合わせずに1日が終わることもあるでしょう。

リモートワークにもいえることですが、フォローやアドバイスが行き届かずに生産性が下がってしまったり、
人材育成スピードが落ちてしまったりする可能性があります。
また、あまり顔を合わせていない上司から評価をされることに不満を感じるメンバーが出てくる可能性もあります。

チーム内のコミュニケーションが減少する

上司とのコミュニケーションが減少するのと同様に、フリーアドレスで物理的な距離が広がると、
チーム内で行われていた“横”のコミュニケーションも減少する傾向にあります。
部署を越えたコミュニケーションが活性化されても、チーム内のコミュニケーションが減少しては
チームへの帰属意識やチーム力の低下につながります。

仕事に集中しづらい可能性がある

フリーアドレスになると、人の動きが活性化されます。
また、それぞれの場所がコミュニケーションスペースとなる可能性があり、
固定デスクの時と比べると落ち着いて仕事ができる環境ではない場合が多いです。
特に、いつも決まった場所で仕事をしたい人、日々の変化にストレスを感じる人であれば、
仕事に集中しづらい可能性があります。

結局固定席になってしまう

日本人は同じ場所を好んで利用する傾向があるようです。
フリーアドレスにしたにもかかわらず、結局いつも同じ席に同じ人が座っているという状況は、導入済企業でも起こりがちな話です。
もっと悪いパターンでは、私物まで置きっぱなしになってしまうということもあるようです。
これでは、フリーアドレスのメリットを享受できません。

フリーアドレスを導入するときの注意点

よく考えずにフリーアドレスを導入しても、失敗してしまうことは少なくありません。
フリーアドレスを導入するときには、以下のポイントに注意しましょう。

目的を明確にする

フリーアドレスにするのは、コスト削減のためなのか、快適なオフィス環境の実現のためなのか、
コミュニケーションを活性化させるためなのか…。
もちろん、複数目的でも構いませんが、なんのためにフリーアドレスにするのか、目的を明確にしましょう。
もし方向性がずれてきても、目的が定まっていれば軌道修正できるものです。

従業員の理解を得る

従業員が、フリーアドレスの目的やメリットを理解できず、反対をしている中で押し切ってもうまくいきません。
従業員の意見も聞き、目的やメリットをしっかりと説明して理解を得てから導入に進みましょう。

運用ルールを作る

フリーアドレスにすることで、働き方が変わります。
そうなると、これまでと同じルールではうまく仕事が進まないこともあるでしょう。
座席選択方法、電子ファイルの共有、コミュニケーションツールでの情報共有など、
フリーアドレス化に伴う運用ルールを決めておく必要があります。

デメリット対策をとる

事前に想定できるデメリットには、先に対策を取っておきましょう。
例えば、チームコミュニケーションや上司とのコミュニケーションを保つためのコミュニケーションツールの導入、
個人の作業スペースとコミュニケーションスペースの分離、座席を固定化させないための運用ルールの採用などがあります。

フリーアドレスのデスクの選び方

一般的に、１人あたりのデスクスペースは、幅1～1.2ｍ程度必要だといわれています。
自社のデスク稼働状態を確認し、このサイズを目安にしてフリーアドレスデスクを準備すると良いでしょう。
　

長方形・対面型

フリーアドレスでは、よく長方形で対面型のデスクが採用されます。

増連して拡張できるシステムを持っている商品もあります。
基本型のデスクに連結デスクを増連しますので、デスクの脚が邪魔にならず、
人数の増減に合わせてデスクスペースを有効活用できますし、そのほうがコストも安くあがります。
　

両面タイプ・片面タイプ

またコミュニケーションスペースには対面して着席できる両面タイプ、
個人作業スペースには壁側に設置する片面タイプと、使い分けても良いでしょう。
　

円形テーブル

円形テーブルは座った全員に声がかけやすく、コミュニケーションが活性化しやすいという特徴があります。
　

スタンディングデスク

スタンディングデスクは、通りかかった人とのコミュニケーションに繋がりやすいというメリットがあり、
それに加えて座りっぱなしの身体への負担を軽減する効果も期待できます。

最後に

新型コロナによりデスクの稼働率が下がっている企業も増えています。
部署や業種によって向き不向きはありますが、様々なメリットがあるフリーアドレスの導入を、一度検討してみてはいかがでしょうか。
フリーアドレスの場合、複数の人が同じデスクを使用することになります。
マスクの着用、こまめな手洗い・消毒、定期的な換気など、感染対策の基本を徹底することは、忘れないでくださいね。

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