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2021-10-08 13:36:06

中小企業向けDX特集⑭採用もDXで効率化!採用DXの現状や役立つDXツールについて解説 (採用 DX)

中小企業向けDX特集⑭採用もDXで効率化!採用DXの現状や役立つDXツールについて解説 (採用 DX)

DXの読み方は「ディーエックス」で、「Digital Transformation(デジタルトランスフォーメーション」の略称です。
採用向けツールのCMの中でも、DXという言葉が出てきているのを聞いたことがある人もいるでしょう。

日本では、2018年に経済産業省がDXに関するガイドラインを公表しており、その中でDXは

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、
製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、
組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること

と定義されています。

採用難が続き、採用手法が多様化している採用領域でも、このDXが進められています。
人と企業の将来を左右する採用という場面におけるDXとは一体どんなものなのでしょうか。

1. 採用領域におけるDXの現状

採用領域では、新型コロナ以前からDXについては注目が集まっていました。
というのも、そもそも応募者の管理や面接日程の調整、適性検査など、採用には多くの業務が発生する上に、
続く売り手市場や、採用手法の多様化、採用活動期間の長期化などによって採用現場は疲弊しきっており、
より効率的かつ効果的に採用するための手法を探し求めている状態だったのです。
こうした状況で、オンライン説明会や動画説明会、オンライン面接のような手法は既に一部で取り入れられてはいましたが、
そこに新型コロナの影響が重なり、全ての企業が急遽対応を迫られることになったのです。

景気の悪化により、一時期のような買い手市場ではなくなったとの見方もあるようですが、
優秀な人材が取り合いであることには変わりありません。
また、今後一気に採用意欲が戻ることになる可能性が高く、今は人材が不足していないからと何もせずにいれば、
また必要な時に人が採用できないという悪循環に陥ってしまうのです。

今後、コロナ以前と同じような対面コミュニケーションだけで採用現場を戦っていくことは難しいです。
求職者としても企業が配信するWEB上の情報や口コミなどの情報から判断しようという動きが活発になりますから、
企業の魅力を発信するためのコンテンツ作りにも力を入れていく必要があります。

ITシステム(採用支援ツール)による業務の自動化・効率化を進め、応募者ときめ細やかなコミュニケーションをとりながら、
企業の魅力を伝えるためのコンテンツ作りにも時間を割き、オンライン面接の環境整備を行っていくことが求められるでしょう。

2. DXで解決したい採用領域の課題

2-1 社内外とのコミュニケーションが非常に多い

例えば採用フローが、
書類選考→適性検査→一次面接→二次面接→最終面接
だとします。
すると、書類の合格と適性検査の案内をした後、面接の日程調整と結果通知を少なくとも3回繰り返さなければなりません。
調整をするのは応募者だけではなく、社内の面接担当者のサイドもです。
やっと内定が出せたと思ったら、そこからがフォローの始まりです。定期的に連絡をとって近況を確認したり、
相談に乗ったり、先輩社員との面談をセッティングしたりと、入社するその日まで気が抜けません。
さらに新卒採用や中途採用の紹介企業を利用していたら、そことのやりとりが発生します。
こうしたコミュニケーションの多さは、採用担当者の大きな負担となっています。

2-2 日程調整に時間がかかる

一回のやり取りで面接日程の調整ができればまだ良いのですが、新卒採用のピーク時期は学生も忙しかったり、
中途採用は平日昼間が就業中であったりして、なかなか決まらないことも多いです。
一度社内調整した日程で決まらなければ、社内調整からやり直しとなってしまいます。
予定の返信がなかなかもらえずに苦戦することも多いです。
採用担当者にとって負担であることはもちろんですが、そうこうしている間に、
優秀な人材が他企業に決めてしまうという事態にもつながってしまいます。

2-3 新卒採用の通年採用化による業務量増加、人手不足

一昔前までの新卒採用は、ナビサイトのオープンと同時に始まり、そこから数ヶ月で内定出しをして終了していました。
しかし、今は夏のインターンシップ準備が春から始まり、秋、または冬のインターンシップ、
そして本選考と、通年採用化が進んでいます。業務量が増加し、
採用担当者は常にピークを走り続けなければならないような状況です。
採用時期のみの特別部隊で採用活動をしていたような企業では、人手が足りず、とても対応できません。

2-4 採用手法の多様化による負担の増加

こちらも一昔前までは、時期がきたらナビサイトに掲載をしてエントリーを待ち、
エントリーしてきた応募者の対応をするというシンプルなものでした。
中途採用は、それを通年で行うのが一般的だったといえるでしょう。
しかし今は、インターンシップの実施、紹介会社の利用に加え、リファラル採用(社員紹介採用)、
採用オウンドメディア(自社メディア)リクルーティング、ソーシャルリクルーティング(SNSの活用)、
ダイレクトリクルーティングといって潜在層にまでアプローチする方法までもが生まれており、
バランスよく取り入れたとしても、全体の負担自体は大きく増加してしまうでしょう。

2-5 Withコロナ・Afterコロナの時代に合わせた採用活動が必要

Withコロナ・Afterコロナの時代に合わせた採用活動については、何かしら各社で動いているとは思いますが、
今後、採用活動の一部が非対面で行われることはスタンダードになると考えられます。
1年2年の話だろうとその場しのぎで過ごしてきた中小企業もあるかもしれませんが、
本腰を入れてオンライン採用の環境を整える必要があります。

3. 採用領域の課題をDX化(デジタル化) でどう解決できる?

3-1 優秀な人材を安定的に確保できる

採用活動の最も大切な目的は、優秀な人材を安定的に確保できるようになることです。
その全てをDXのみで解決することは難しいかもしれませんが、本当に必要な業務のための時間が作り出したり、
企業の採用力を強化したりする大きな手助けになります。
これは、優秀な人材を安定的に確保するにあたり、非常に重要なポイントとなるでしょう。
例えば、求人情報作成や日程調整を自動化することができれば、
その分をオウンドメティアやSNSに配信するコンテンツ作成に費やせます。
このように採用のDXは、求人ナビサイトだけに頼らない、
自社のブランディング・発信を強化するために必要不可欠であると考えられるでしょう。

3-2 採用業務を効率化できる

そもそも、総務や営業などと兼務で採用活動を行っている中小企業も多いです。
採用業務の負担増加により、他の業務に支障をきたしてしまっているケースも少なくありません。
そして、応募者への最低限の連絡すら滞ってしまい、その間に他社に決めてしまったり、
もう不合格になってしまったのかと思わせてしまったりして、優秀な人材を逃してしまうことも起こり得ます。
自動でコミュニケーションを取れる仕組みを整えることで、せめて、他の業務の妨げにならないように、
また応募者を待たせたり不安にさせたりしないような環境へと駒を進めることができるでしょう。

3-3 非対面でもスムーズに採用活動を行える

採用シーンにおいて非対面での採用活動が行えることは、感染対策という観点以外にも、地域格差をなくす、
出会いを増やすという大きな意味を持っています。企業、応募者双方にとって物理的な距離の問題が解決することは、
新しい出会いの場につながっているのです。新型コロナにより、半強制的にオンラインでの採用活動が広がったことで、
オンラインシステムの機能も向上しました。オンライン面接をスムーズに実施するための専用システムも登場しています。
オンライン説明会や座談会の参加者に同じシステムからアンケートを送信し、そのまま候補者管理を行える
ツールなども登場しており、今後も非対面でもスムーズに採用活動を行える仕組みはどんどん進化していくでしょう。

4. 採用領域で役立つDXツール

4-1 求人掲載から内定までの情報を一元化できる採用管理ツール

4-1 求人掲載から内定までの情報を一元化できる採用管理ツール
採用手法が多様化してくると、その管理に頭を悩ませることが多くなりますが、
求人掲載から面接、内定、さらには採用活動後の分析まで、あらゆるプロセスの情報一元的に管理できる
採用管理ツールの導入が進んでいます。合否を入力すれば自動的にメールが送信されるような仕組みであれば、
送信の手間や送信漏れのミスも省けます。複雑化しがちな採用管理ですが、システムでの一元管理により、
担当者同士の情報共有がスムーズに進み、連絡漏れが起こりにくい点も大きなメリットです。
面接官の評価ツールなどの機能があるものも登場しており、面接官トレーニングにも生かすことができます。
採用管理ツールを提供している企業はサポート体制が整っていることが多いので、
採用領域のDX化を進めたばかりの中小企業にとっても導入がしやすいのではないでしょうか。

4-2 新卒採用に特化した採用管理ツール

既に使っているナビサイトと連携機能を持つ採用管理ツールを導入している企業もあります。選択肢は限られますが、
ナビサイトとの連携が外せないという企業は、その観点で採用管理ツールを選択するのも一つの方法です。
新卒採用も通年採用が一般化し、1年ごとで切り替わるナビサイトでの管理がしづらいと感じている
採用担当者もいると思いますが、こうした採用管理ツールは卒業年度関係なくデータを残すことができ、
学生ごとに選考ステップを設定することができる(インターンシップ、説明会、紹介など)ように
なっているのも大きなメリットです。

4-3 求人情報も自動作成可能な採用サイト作成ツール

ナビサイトの情報だけでは不十分だと感じたり、自社の採用サイトがない企業に不安を感じたりする人は増えています。
そこで人気なのが、豊富なフォーマットに原稿内容や写真を当てはめるだけで簡単に作成できる採用サイト作成ツールです。
基本情報と数件の求人情報を掲載するだけならば0円からスタートできるものもあり、非常に導入しやすくなっています。
大手検索エンジンに、ボタンひとつで瞬時に連携できる機能が備わっているツールであれば、短期間で募集開始が可能です。

様々な職種で中途採用を活発に行っている企業であれば、求人情報も自動作成可能なツールが人気です。
数が多ければ多いほど、その中身を考えるのに時間がかかりますが、
ボタン一つで応募を後押しする魅力的な文章をすぐに作成してくれる機能などはとても便利です。

4-4 面接日程調整ツール

とにかく採用担当者の悩みの種は面接日程の調整。これを自動化してくれるツールの導入が人気です。
採用管理ツールの一部として組み込まれていて、その中で活用するパターンも多いですが、
面接日程調整ツールのみの導入からスタートする企業もあります。

仕組みは様々ですが、カレンダーなどと連携させて面接可能日程を表示させ、
それを専用のURLから応募者が確認をして自らが予約を入れるという方式などがスタンダードです。
間違った日程を提示してしまったり、ダブルブッキングをしてしまったりするリスクを軽減できますし、
採用担当が面接官の日程を確認して提示するという間の手間を省くことができます。

オンライン面接が前提の場合、予約のタイミングで当日の面接用URLを自動生成して面接官と応募者の双方に
送信してくれる仕組みを備えているものもあります。URL送信の手間がなくなるのはもちろん、
誤ったURLを送ってしまうというヒューマンエラーを防ぐこともできて非常に便利です。
日程調整機能システムの導入は、人事以外にも活用が可能なので、
一度自社の日程調整の手間やエラーがどれくらい起こっているのか、確認してみても良いでしょう。

4-5 AIが判断してくれる適性検査

候補者に適性検査をオンラインで受けてもらっている企業は多いと思いますが、
本格的にその分析を行うのは非常に高いスキルが求められることがほとんどで、
実際には能力検査の結果だけをみている、能力検査とストレス耐性の評価だけをみている
、といったように限定的な利用になっていることも多いようです。しかし、早期離職に課題を持つ企業は多く、
応募者と企業の適性は採用において重要なポイントですから、もっとこの適性検査を活用することが望まれます。
そこで登場しているのが、AIが判断してくれる適性検査です。
社員の適性検査結果から社風を可視化したり、ハイパフォーマーの結果を可視化したりして、
それをAIに学習させ、入社後の適性を判断できるようなサービスが利用できるようになっています。
これだけで全てを決めるというより、これをもとに面接をして最終的な判断を下すという使い方が多いようですが、
今後より精度の高い適性検査が登場するかもしれません。

4-6 面接に特化したオンラインシステム

オンライン会議システムを使って面接を行うのも一つの方法ではありますが、
面接に特化したオンラインシステムの導入も進んでいます。
面接に特化したシステムでは、AIによって応募者の表情や話し方の印象を定量化できるものがあり、
面接官の好みや思い込みによる偏った評価を防止し、より公平な評価が可能となる仕組みも用意されています。
もう一つ特徴的な仕組みとしてあげられるのが、面接官側への評価システムです。
面接では、面接官が応募者を判断するだけでなく、応募者も面接官を見て会社を判断しています。
面接官のスキル不足はそのまま採用力の低下につながりますので、
手を打ちたい部分ではありますが、なかなか難しいのが現状でした。
そんな面接品質の改善として生まれたのが面接官側のアセスメントシステムです。
AIが面接の映像を解析し、候補者と面接担当者の発話比率や表情の動きを捉えて
問題点をリアルタイムで面接官に表示してくれます。
評価の良くなかった面接官には個別のトレーニングを実施したり、
その面接に参加した応募者にフォローをしたりすることで、採用力の強化につなげることができます。

5.まとめ

労働人口の減少により、今後日本の人手不足はますます進んでいくでしょう。
応募者が仕事を探したり、情報を探したりするルートも多様化し、それに対応して人を採用していくには、
DXによる業務効率化を進め、応募者がより早く、納得できる情報を得た上で入社を決められるような
仕組みを作っていく必要があります。システム導入で効率化できるところは早急に効率化し、
これまでの方法にとらわれず、トライアンドエラーを繰り返しながら、
デジタル技術を活かした新たな採用手法にチャレンジしていく必要があるのではないでしょうか。

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