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お役立ち記事

2022-02-25 09:00:28

効率的なオフィス移転のために!スケジュールを立てるポイントを解説

効率的なオフィス移転のために!スケジュールを立てるポイントを解説

長年同じオフィスで仕事をしていると、レイアウトや立地などが現在の働き方と合わなくなってくることがあります。
そうした場合に検討されるのがオフィス移転です。

こちらでは、オフィス移転計画の立て方や一般的なスケジュールについてお話しします。

 

オフィス移転について動画解説!

オフィスに移転に要するスケジュールの目安

多くの方が気になるのが、「オフィス移転にどの程度の期間を見込んでおくべきなのか」という点ではないでしょうか。

結論から言えば、一般的なオフィス移転には準備開始から実際の移転までに6カ月間から1年間程度の期間を要します。
一般家庭の引っ越しと比較すると、長い時間がかかるのです。

この理由として、通常業務をこなしながら準備を進めなければならない点が挙げられます。
また、一般家庭と比較して規模が大きいため、その分作業量も増えます。
移転に際した法人ならではの手続きも少なくありません。

退去の日取りを決めている場合は、直前になって焦らないように計画的にオフィス移転を進めましょう。
考えるべきことや、やるべきことの整理が大切です。

オフィス移転計画を立てる際に考えるべきこと

オフィス移転のファーストステップとして、具体的なオフィス移転計画を立てましょう。
以下では、移転計画を立てる際に意識していただきたいことをご紹介します。

オフィス移転の目的を考える

オフィス移転計画を立てる際に重要なのが、オフィス移転の目的を明確にすることです。
移転先での働き方をイメージしながら、ひとつのプロジェクトとして取り組む必要があります。
本当に移転が必要なのかという根本に立ち返るため、移転以外の選択肢が見えてくることも少なくありません。

以下では、オフィス移転の目的を考える上で代表的な手法をご紹介します。

 

トップダウン型

経営層が会社のビジョンをもとに新しい業務環境をイメージし、目的を設定する方法です。
実際には、経営層が打ち出すビジョンからプロジェクトメンバーが計画を具体化し、経営層への承認を得てから進められます。

 

プロジェクト主導型

プロジェクトに携わるメンバーが理想の業務環境を検討し、その環境への移転を目的とする手法です。

 

ボトムアップ型

社員一人ひとりからオフィス移転が必要かどうか、どんな環境で働きたいか、といった意見を吸い上げる手法です。
社員の数が多い場合は、意見の集計が難しいため、オフィスサーベイツールなどが使用されます。

新オフィスに求める条件設定

新しいオフィスに求める条件をこの段階で設定しておくと、物件探しがスムーズになります。
具体的には以下のような条件を細かく設定します。

 

規模

新しいオフィスでは何人が働くことになるのか、各従業員の業務スペースはどの程度必要なのか、追加で雇用する予定はあるのか、といった点を見直し、求められる規模を割り出します。

 

利便性

物件によって利便性が異なるため、譲れない要素についてはこの段階で洗い出しておきましょう
エレベーターや駐車場がある、トイレが共用部にある、コンシェルジュがいる、など新オフィスでの業務がストレスなく行えるような要素をリストアップしてください。
少なくとも現オフィスで不便に感じていた部分は解消できることが好ましいでしょう。

 

賃料

賃料としてどの程度の予算を確保できるのか決定しましょう。
立地や規模によって大きく差があるため、どの要素を優先・妥協するのかも決めておくことをおすすめします。

 

立地

立地も新オフィスを決める際の重要な要素です。
働きやすさ、社員の通勤時間、取引先への距離など、会社によってオフィスの立地に求める条件は変わります。
テレワークを導入している会社であれば、ある程度差し置くことができる要素です

 

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オフィス移転までの6カ月間のスケジュール

以下では、小中規模のオフィスを想定した、オフィス移転までの6カ月間のスケジュール例をご紹介します。

6カ月前~5カ月前

具体的にオフィスを移転したい時期が決まっている場合は、まず現オフィスの解約を予約します。
解約通知は一般的に6カ月前までに出すというルールがあるため、早い段階で予約をしておかなければなりません。

また、新オフィスの物件調査もこの段階でスタートさせます。
上述した計画で検討した条件に合うような物件をリストアップしておきましょう。
なかなか条件に合う物件が見つからない場合は、妥協するポイントについても検討してください。

5カ月前~4カ月前

5カ月前からは、現オフィスの原状回復工事の手配が必要です。
依頼する業者の選定や見積もり依頼をこの段階で行ってください。
コストだけではなく、サービスの内容やアフターフォローに注目しましょう。

また、新オフィス選びについても具体的に動き出してください。
積極的に内見を行い、条件に合うオフィスが見つかった場合はすぐに契約しても問題ありません。

 

新オフィス選びのポイント

新オフィス選びのポイントとして「コスト」「動線」「契約期間」が挙げられます。

コストには、賃料だけではなく共益費や敷金についても確認が必要です。
物件によってはこの他にもさまざまな名目で費用がかかってくることがあるため、忘れずに確認してください。
また、賃料の交渉ができる場合があるため、予算面で厳しい場合は相談してみるのもおすすめです。

動線やレイアウトについては、現オフィスで不都合に感じている部分が解消できるかを意識して選びましょう。
デスクや什器などを置いた状態でストレスがない導線を確保できるかが重要です。

契約期間は契約の形態によって異なります。
普通借家契約の場合は2年、定期借家契約の場合は1~5年が目安です。

3カ月前~2カ月前

既に退去と移転が決まっているため、3カ月前からは計画にしたがって的確にタスクをこなしていかなければ間に合いません。

この段階でのタスクとしては
 

  • 廃棄する什器と購入する什器の選定・引越業者選定
  • OA機器の移設手配
  • 原状回復工事の発注
  • 取引先への連絡、案内状の作成
  •  
    などが挙げられます。

    オフィス移転は断捨離のタイミングでもあるため、不要な什器は思い切って廃棄しましょう。

    OA機器の移設に伴い、会社の電話番号が変わることもあります
    取引先には、この段階から住所や連絡先の変更とそのタイミングについて伝えておきましょう。

     

    電話番号の変わらないビジネスフォン

     

    引越業者選びのポイント

    オフィス移転を依頼する引越業者選びのポイントとして、「コスト」「サービス内容」「アフターフォロー」などが挙げられます。
    コストについては安さだけに注目しがちですが、後述するサービス内容やアフターフォローとのバランスを含めて検討しなければなりません。

    一般的な引越業者のほか、オフィス移転に特化したサービスを提供している業者もありますので、双方のサービスを鑑みた上で選ぶことをおすすめします。
    専門業者はレイアウトのプランなども相談に乗ってくれるため、満足度の高いオフィス移転になるでしょう。

    アフターフォローについては、ダンボール回収、不具合・欠陥工事への対応など業者によって内容が異なります。

    1カ月前~

    1カ月前からは、いよいよ新オフィスへの移転作業を進めていきます。

    電気やインターネットは新オフィスですぐに必要になるため、早めに工事を手配しておくのがおすすめです
    新しい什器もこの段階でオフィスに搬入しておき、ある程度レイアウトを決めておくと良いでしょう。
    官公庁への届出も多く忙しい時期ですが、抜け落ちがないように気をつけてください。

     

    各種届出のポイント

    オフィス移転にかかわる届出は数が多く、忘れてしまいがちです。
    以下のような届出が代表例として挙げられます。
     

  • 労働保険名称・所在地等変更届
  • 本店移転登記申請書(支店移転登記申請書)
  • 異動届出書
  • 給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書
  • 事業開始等申告書
  • 雇用保険事業主事業所各種変更届
  •  
    忘れないように、チェックリストを作って管理すると効率的です。

    移転後

    移転後は、旧オフィスの原状回復工事、明け渡しを行います。
    廃棄するものがある場合は、この際に産業廃棄物として処分してください。
    専門業者を利用するか、自社で運搬する方法があります。

    オフィス移転の効果検証も重要

    オフィス移転は、単に引っ越して終わりではありません。
    オフィス移転によって働き方がどう変わったのか検証し、当初の目的の達成状況を確認しましょう。
    想定していた働き方が実現されていない場合は、レイアウトの変更などで対応できないか検討する必要があります

    また、新オフィスもいつかは移転することを考え、ストレスとなるポイントや新たに見つかった改善点などを記録しておきましょう。

    オフィス移転をサポートするサービス

    オフィス移転は長期間の準備が必要であり、完了までに多くの手続き・作業があります。
    加えて、多くの企業にはオフィス移転専任の人材はいません。
    通常は、業務をこなしながら空いたリソースで準備を進めていくことになります。

    特に繁忙期と重なってしまう場合や、通常業務でもリソースが不足している会社では、業務に影響を出さずにオフィス移転の準備を進めることが困難かもしれません。
    そのような会社のために、オフィス移転のプランニングや各種手続をサポートしてくれるサービスがあります。

    想定している働き方をヒアリングした上で最適なレイアウトを提案してくれるため、自社のみでオフィス移転を進めるよりも理想の環境を実現しやすいでしょう。
    必要に応じて、こうしたサービスの利用も検討してください。

    まとめ

    オフィス移転の準備期間や準備の内容についてお伝えしました。
    解約通知を出してからの6カ月間は長いようで短く、効率的に準備・手続きを進めなければすぐに退去日が迫ってしまいます

    一方で、業務に支障を出さないように準備を進めるのが難しいのも事実です。
    慌ただしく準備を進めても、現オフィスの不満を解消できるような結果にはならないかもしれません。

    スターティアでは、オフィス移転をサポートするサービスを提供しています。
    物件の選定や移転後のOA機器設置まで幅広くお手伝いします。
    原状回復のみ、什器の設置のみなど、ご希望に応じてサービスを限定することも可能です。
    オフィス移転をご検討中の企業様は、ぜひご相談ください。

     

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