2022-03-04 10:00:36

ペーパーレス特集#5　FAXのムダ紙を削減！「PC-Fax」とは？

皆さんは業務でファクスを利用していますか？

メール添付やファイル共有が大半を占めている、という方も少なくないでしょう。
若い世代では、ファクスの使い方が分からない方が急増しています。
しかし現代でも、ビジネスシーンではファクスに根強い需要があります。

今回の記事ではファクスについて少し触れた後に、便利機能「PC-Fax」の使い方を解説します。

ファクスが使われるワケ

以前に比べてファクスが使われる頻度は低くなりましたが、ファクスには、他のツールでは取って代わることのできないメリットがあります。

ほとんどの企業に送ることができる

「最近ファクスを送っていない」という方でも、会社にはファクス機能のある複合機がありませんか？
国内企業の事業所において、約9割がファクスを置いていることが分かっています。

日本の企業には、まだまだファクス文化が根強く残っており、利用頻度も下がってきているとはいえ、完全になくなることはないでしょう。
そして、これがメリットに直結します。

近年でファクスが再注目されたのは、コロナ禍の医療業界です。
急な感染拡大であったため、当初、システムを整える時間はありませんでした。
そこで、システム構築を必要としないファクスが「すぐできる」最善の方法だったとされています。
これは日本に限らず米国の医療機関でも同様でした。

コロナ禍は極端な例でしたが、「メールが送れない」などの日常的なトラブル時や、ITが苦手な方へ資料を送付する際に活躍することが期待されます。

閲覧率が高い

メールは原則本人しか確認しません。
しかしファクスならば、担当者が不在でも、社内にいる誰かが確認してくれる可能性が高いため、閲覧率が上がるメリットがあります。

ファクスの効率化

一般的にファクスを送るときの操作は以下の通りです。
①送信するファイルをすべて印刷
②送り状を印刷
③送り状と原稿を原稿自動送り装置にセット
④相手先番号を入力して送信

ファクスのためだけに原稿を印刷する工程は無駄な時間とコストを消費します。
そこで活用したいのが「PC-Fax」です。

PC-Faxとは

PC-Faxは、その名の通りパソコンからファクスを送ることができる機能です。
パソコンから送信しますが、相手方はファクスとして受信します。

データをファクスとして送信するため、ファクスのために原稿を印刷する必要がありません。
時間と紙とカウンター料金を同時に削減できます。

PC-Faxを使用する準備

PC-Faxを使用する前には、事前設定が必要です。
一度設定を施せば、その後は簡単に使用できます。

①PC-Faxドライバーを提供しているページを検索する
「お使いの複合機メーカー名+PC-Fax」で検索すると、PC-Faxドライバーを提供しているページが表示されます。

②対象機種を確認する
メーカーのページにはほとんどの場合、対象機種名が記載されています。
お使いの複合機は対象になっているか、確認します。

③注意事項を読み、同意の上でドライバーをダウンロード

準備は以上です。
次に、使用方法についてご説明します。