2022-03-29 16:18:19

複合機にかかるカウンター料金とは？仕組みやメリット・デメリットを解説

複合機をリース契約で導入した場合、カウンター料金というランニングコストが発生します。
カウンター料金は保守契約で発生し、複合機を使用するために必ずかかってくるコストです。
こちらの記事では、カウンター料金に関する基本的な情報やメリット・デメリット、知っておいていただきたいポイントなどについてお話しします。

複合機のカウンター料金について

まずは、カウンター料金の定義や仕組みなど、基本的なことについてお伝えします。

カウンター保守契約で発生するランニングコスト

カウンター料金とは、複合機を導入しカウンター保守契約を締結した場合に発生する料金です。
カウンター料金を支払えば、カウンター保守契約の範囲で保守サービスを受けられます。

カウンター料金は印刷1枚あたりの単価が決まっており、印刷枚数に応じて料金が算出されます。
設定されているカウンター料金が1円/枚ならば、2,000枚印刷した場合のカウンター料金は2,000円になるということです（契約内容によって細かな違いが生じる可能性があります）。
複合機にはカウンター機能が搭載されており、印刷枚数に応じたカウンター料金が自動計算され月ごとに請求されます。
つまり、多くの枚数を印刷するほど支払うカウンター料金が大きくなるということです。

カウンター料金と同様に、複合機のランニングコストとしてはリース料金が挙げられます。
複合機の本体費用と手数料を月々の分割で支払うのがリース料金であり、カウンター料金のように印刷枚数によって変化することはありません。

カウンター料金の仕組み

カウンター料金が発生する仕組みについてもう少し詳しく解説しましょう。

カウンター料金は印刷1枚ずつに発生すると述べましたが、正確には印刷する「面」ごとに発生します。
つまり両面印刷する場合は、2枚分のカウンター料金が発生するということです。

また、ここで言う「印刷」とは、紙面にインク・トナーを付着させることであり、ファイルからのプリントアウトだけではなくコピーで出力した場合も同じようにカウンター料金が発生します。
印刷枚数は複合機のカウンターで計測されるため、複合機の利用者が数える必要はありません。

また、モノクロとカラーではカウンター料金の設定が異なります。
通常は、カラー料金のほうが高額です。

カウンター料金の相場

カウンター料金は、販売店や導入する機種のメーカーによって異なります。
また、あらかじめルールに基づいて明確に決まっているわけではなく、想定されている使用状況に応じて変化する点も特徴です。
販売店・メーカーと料金について交渉する余地もあります。

カウンター料金の設定において最も重視されるのは、印刷枚数です。
印刷枚数が多ければ、カウンター料金のディスカウントを受けやすくなります。

カウンター料金の相場は、モノクロでは2円/枚、カラーでは15円/枚です。

一般的なカウンター料金

フルカラー	2色カラー	モノクロ
15～25円/枚	5～10円/枚	2～3円/枚

カウンター保守契約のメリット・デメリット

複合機を導入する際は、カウンター保守契約を締結するのが一般的です。
ただし、ただ案内されるままに契約するのではなく、メリット・デメリットを理解して判断することをおすすめします。

以下では、カウンター保守契約のメリット・デメリットについて案内します。

メリット

カウンター保守契約には以下のようなメリットがあります。

トナー代・メンテナンス代が含まれている

カウンター料金には、インク・トナーなどの消耗品の料金が含まれています。

そのため、消耗品の購入のために別途費用を負担する必要はありません。

複合機のメンテナンスサービスも別途費用負担をすることなく受けることができます。
複合機を長期間使用していると不具合が起こりやすくなるため、メンテナンスを無料で受けられる点は大きなメリットです。

コスト管理がしやすい

カウンター保守契約は、他の保守契約と比較してコスト管理がしやすいというメリットがあります。

カウンターによって印刷枚数が計測されているため、負担するカウンター料金をある程度予測することが可能です。
その月の印刷枚数を確認しながら調節することもできます。
トナーを自身で用意する契約の場合は突発的にトナーの購入費用が発生するため、月々のコスト管理が難しいことがあります。
上記の通り、月間印刷枚数が多いほどランニングコストを安く抑えられる点もメリットです。

修理にかかる突発的な支払いがない

複合機が故障した場合は、カウンター保守契約がカバーする範囲で修理サービスを受けられます。
カウンター保守契約がない場合は、修理費用を実費で負担しなければなりません。
高額な修理費用が突発的に発生しない点は、カウンター保守契約のメリットのひとつです。

デメリット

カウンター保守契約を締結するうえでは、以下のようなデメリットに関しても把握しておく必要があります。

基本料金の存在

カウンター保守契約には、最低料金が設定されています。
仮にその月の印刷枚数が0枚だったとしても、最低料金は支払わなければなりません。
そのため、印刷枚数が少ない現場では、カウンター料金の負担が相対的に大きくなってしまいます。

また、カウンター料金の支払額が基本料金付近の場合、印刷枚数が少ないケースがほとんどです。
つまり、複合機の稼働頻度が低いということであり、消耗品もあまり使用されず、メンテナンスの必要性も低いと言えます。
こうした現場では、カウンター保守契約の恩恵を感じづらいかもしれません。

印刷ミスで無駄なコストがかかる

カウンター保守契約では、印刷した枚数がコストに直結します。
少しでもコストを抑えたい場合は、印刷枚数に関してシビアに考えなければなりません。
印刷ミスで白紙を印刷してしまった場合も通常どおり1枚としてカウントされるため、無断な印刷には気をつけなければなりません。

カウンター料金の勘定項目は？

カウンター料金を計上するとき、勘定科目は「消耗品費」で処理しましょう。

正確には保守費用も含まれますが、カウンター料金で発生する費用は主にコピー用紙やトナーにかかるものですので、消耗品費として扱われるのが一般的です。

カウンター料金がかからないこともある？

複合機を導入してカウンター料金がかからないことはあるのでしょうか。
この状況はつまり、カウンター保守契約を結んでいないということです。

基本的に複合機を導入する際はいずれかの保守契約を結びます。
保守契約がない場合、消耗品の交換やメンテナンスや修理は実費負担です。

カウンター保守契約以外の保守契約

カウンター保守契約以外の代表的な保守契約をご紹介します。

スポット保守契約

スポット保守契約は、消耗品代、メンテナンス、修理の費用を都度実費で負担する保守契約です。
事実上、保守契約を結んでいない状態と言えます。

月額の保守料金は発生しません。
つまり、ランニングコストがかからないということになります。

故障した場合の費用負担が大きいため、複合機の保守契約としてはあまり推奨されていません。
特に、中古複合機の場合は部品が品薄になっていることから、修理費用が高額になるケースがあります。

キット保守契約

キット保守契約は、原則としてモノクロ複合機限定の保守契約です。

キット保守契約を締結すると、インク、もしくはトナーのカートリッジとドラムのセットが提供されます。
提供されたインク・トナーを消耗しきるまでの間は、修理・メンテナンスサービスを無料で受けることが可能です。
インク・トナーがなくなった場合は、再度購入して契約を更新します。
印刷枚数が少ない場合は、カウンター保守契約よりもコストを抑えられるケースがあります。

カウンター料金についての注意点

カウンター保守契約を結ぶ際には、注意していただきたいポイントがあります。
以下では、カウンター料金の具体的な注意点についてお話しします。

保守契約の内容に注目する

上記のとおり、カウンター料金はメーカーや複合機の販売店によって異なります。
コストを軽減するという観点から安さばかりに気をとられてしまいがちですが、複合機を運用していくうえでは料金設定以外の部分も意識する必要があります。
カウンター保守契約に含まれるサービス内容に注目しましょう。

具体的な、以下のようなポイントを確認してください。

全国対応してくれるか

サービスの拠点は自社から近いか

技術力はあるか

対応は早いか

技術者は、不具合を直すだけではなく、使い方の相談などを聞いてくれるか

安さだけで判断してしまうと、対応が遅かったりアフターフォローがなかったりと満足するサービスが受けられないかもしれません。

料金だけを見て選ぶのではなく、メーカーやサポート事業者のサービス内容をよく確認し、判断しましょう。

交渉の際は印刷枚数が記載された書類を用意する

上記のとおり、カウンター料金は価格交渉の余地があります。
印刷枚数が多いほど、料金を下げてもらいやすいため有利です。
交渉を希望する場合は、過去の印刷枚数を示す資料を用意しておくことをおすすめします。
印刷枚数が記載された過去のカウンター料金の請求書などが代表例です。

契約時の単価から変更することは原則として不可

カウンター料金は、原則として契約時の単価から変更できません。
注意しなければならないのが、契約時に少ない印刷枚数を申告し高いカウンター料金を設定されるケースです。
この場合、予想に反して印刷枚数が増えると、相場よりも高額なカウンター料金を支払うことになってしまいます。

契約途中でプラン変更が可能な「ふらっとプラン」もご用意

まとめ

複合機のカウンター料金について解説しました。
複合機を導入する場合は、ほぼ契約が必須となる保守契約です。
同時に、契約時の交渉によっては料金を調整できるかもしれません。
現状の複合機を買い替える場合や契約を締結する場合は、カウンター料金について交渉してみてはいかがでしょうか。

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