2022-06-29 15:43:26

オフィスの原状回復の基本！工事の範囲や相場・スケジュールについて

オフィスを移転する際に必要な「原状回復」についてご存知でしょうか？
一般的な住居を退去する際にも必要な工程ですが、オフィスの原状回復は少し内容が異なります。
内容を正確に理解していないと退去時のトラブルの原因にもなるため、しっかりと把握しておきましょう。
この記事では、オフィスにおける原状回復の基本や借主が負担しなければならない範囲、費用相場やスケジュール、費用を下げるためのポイントについて解説します。

オフィスにおける原状回復の概要

「原状回復」とは、賃貸物件を退去する際、入居した時と同じ状態に戻すルールのことです。
オフィスの賃貸契約でも退去の際は原状回復しなければなりません。

原状回復にかかわる具体的な内容は2020年の改正民法によって正式に定められました。
改正民法621条には、原状回復について以下のように記載されています。

（賃借人の原状回復義務）

第六百二十一条　賃借人は、賃借物を受け取った後にこれに生じた損傷（通常の使用及び収益によって生じた賃借物の損耗並びに賃借物の経年の変化を除く。以下この条において同じ。）
がある場合において、賃貸借が終了した時は、その損傷を原状に復する義務を負う。
ただし、その損傷が賃借人の責めに帰することができない事由によるものである時は、この限りでない。

（出典：e-Gov（民法第621条　賃借人の原状回復義務））

つまり、経年劣化以外で、借主の使用状況が起因していると考えられる損傷については、原状に戻す義務があるということです。

しかし、どこまで借主の責任にあるのか、また、どこまで費用負担をするのか、といった点に関する認識の違いがオーナーと借主の間でトラブルにつながるケースがあります。
スムーズに退去するためには、契約内容と認識を照らし合わせ、原状回復の範囲について正確に理解しておくことが大切です。

オフィスの原状回復の範囲

原状回復が義務付けられているとはいっても、安全に入居時と同じ状態に戻すことは不可能です。
オフィスの原状回復はどこまで行うべきなのでしょう。
オフィスの原状回復の範囲に関する基本的な知識について解説します。

原状回復が必要な3つの範囲

オフィスの原状回復は以下の3つの範囲に分けて考えます。

通常損耗

通常損耗とは、施設の一般的な使用で免れない損耗のことです。
オフィスの場合、デスクや複合機を設置したことによって残った床の跡は、通常損耗に該当します。

経年劣化

経年劣化は、時間の経過によって自然に生じる施設の劣化です。
入居者がいてもいなくても発生する損傷は経年劣化に該当します。
太陽光による壁や床の変色は経年劣化の代表例です。

特別消耗

特別消耗は、借主の特定の使い方によって生じた損傷のことです。
喫煙していた場合のヤニ汚れ、壁に空いた画鋲の穴などが特別消耗の例です。

具体的な原状回復工事の例

一般的な賃貸住宅の場合、借主が原状回復の費用を負担するのは特別消耗のみです。
一般的な施設の使用によって発生した損傷と認められた場合は、費用負担は発生しません。

しかし、オフィスの原状回復の場合、賃貸住宅の責任とは範囲が異なります。
通常損耗、経年劣化を含め、すべて借主の負担となるケースが一般的です。

詳細な負担義務は契約の内容によって違いがあります。
以下は、オフィスの原状回復で発生する工事の代表例です。

家具・什器・OA機器の撤去
床、壁、天井の張替え
電気、電話回線の撤去
配線の撤去
ネオン、看板の撤去
物件内の各種クリーニング

オフィスの原状回復が100%借主負担となる理由

上記のとおり、オフィスの原状回復は一般住宅とは責任の範囲が異なります。
この違いの背景にはどんな理由があるのでしょうか？

最大の理由は、オフィスと一般住宅の使い方の違いです。
借主にかかわらず使い方が決まっている一般住宅とは違い、オフィスは借主によって使い方がまったく異なります。
このことから、契約時点でどのような損傷が生じるのか予測するのが困難なのです。

こうした理由から、一般住宅であれば負担の範囲外となる通常損耗や経年劣化についても借主の負担とされています。

オフィス原状回復の基本的なスケジュール

オフィスを退去・移転する際は、どのような流れで原状回復を進めるべきなのでしょうか。
以下では、オフィスの原状回復を進める一般的なスケジュールについて解説します。

原状回復義務の範囲の確認

まずは、どの程度まで原状回復を行うことが義務付けられているのか、確認しなければなりません。
借主に義務付けられている原状回復の範囲は、契約書に書かれています。

施工業者への相談

続いて、専門の業者に原状回復について相談します。

依頼の際は、契約内容で定められている回復範囲、所在地、間取りなどの情報を整理しておくと打ち合わせがスムーズに進むでしょう。

なお、原状回復の施工業者が管理会社によって決められている場合があります。
その場合、通常は契約書に業者の情報が記載されているため、そちらに問い合わせましょう。
記載がない場合は、自社で業者を選ぶことができます。

施工業者による現地調査

見積もりや施工内容を決める前には、施工業者による現地調査が行われます。
契約内容に記載された原状回復の内容と照らし合わせるため、また、後々費用面でトラブルを発生させないために、必ず自社の担当者を立ち会わせてください。

見積もり確認とスケジュール調整

現地調査から作成された見積もり書を確認します。
施工内容や内訳について慎重に確認してください。
納得できない点があれば、指摘したうえで再度見積もりしてもらうことも検討しましょう。
最終的な見積もりが確定するまで何度かやり取りを繰り返すこともあります。

また、この段階でスケジュールを明確にするのが一般的です。
退去日や新オフィスへの入居日に合わせて調整しましょう。

原状回復工事の正式発注

見積もりと施工内容に問題がなければ、原状回復工事の正式発注を行います。

工事期間中は、頻繁に進捗を報告するよう業者に依頼してください。
当初の予定通り工事が進んでいるか、案内されていた施工内容とのズレがないか、こまめに確認しましょう。

引き渡し

工事が完了すると、引き渡しが行われます。
施工業者の立ち会いのもと、依頼していた施工がすべて完了しているか確認してください。
また、オーナーや管理会社とも、原状回復の認識に関する相違がないか確認しておきましょう。

オフィスの原状回復工事の費用相場

オフィスの原状回復工事の費用は、オフィスの規模によって異なります。

個人事務所やSOHOなどのごく小規模なオフィスであれば、1坪あたり2万円など安価にすむケースもあるでしょう。
一般的な10～50坪のオフィスであれば、1坪あたり3～5万円の費用が発生します。
規模が大きなオフィスの場合は、1坪あたり10～20万円の費用が発生することもあります。

また、入居後に内装を変えていた場合や、特殊な装飾を施していた場合は、さらに費用がかかることもあるため確認が必要です。
例として、オフィスの一角を利用してショールームなどを設けていた場合は、その範囲を原状回復するための費用が別途発生します。

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オフィスの原状回復費用を安くするポイント

オフィスの原状回復は大きな費用が発生します。
しかし、工夫すれば費用をおさえることも可能です。
以下では、オフィスの原状回復費用を安くするためのポイントを解説します。

契約内容を確認する

まずは、契約内容をしっかりと確認しましょう。
契約書に原状回復の範囲や負担割合が記載されているため、必要最低限の施工内容を把握できます。
指定業者が決まっている場合は、業者選定の手間やコストを省けるでしょう。

オーナーに相談する

オーナーに相談してみることも重要です。
主に、原状回復の範囲と業者の選択について相談してみましょう。

オフィスの使用状況によっては、損傷が目立たない場合があります。
実際にオフィスの状態を確認してもらったうえで、簡単なクリーニングのみで対応できないか交渉してみましょう。
入居期間が短い場合や使用していた人数が少ない場合などは、特に目立った損傷がないケースが多いため、交渉してみることをおすすめします。

また、契約で指定されている業者以外への依頼の可否についても相談してみましょう。
上記のとおり、契約によっては原状回復の業者が決まっていることがあります。
しかし、他の安い業者を探して依頼すれば、原状回復の費用を削減できるでしょう。

複数の施工業者に相見積もりを依頼する

施工業者によって見積額は大きく変わってきます。
そのため、工事費用を安くするためには、複数の施工業者に相見積もりを依頼することが基本です。
ただし、過剰に安い見積もりを出してくる業者は、後から不当な請求を上乗せしてくるケースがあります。
相場と比較したうえで、過剰に安い見積もりを出してくる業者は警戒しましょう。

施工業者と価格交渉をする

相見積もりを依頼している場合は、他の業者の見積もりをもとに価格交渉できる場合があります。
高いと感じる見積もりを出された場合は、相場や他社の見積額を提示したうえで、価格を下げられないか交渉してみるといいでしょう。

見積もりの内訳を確認する

施工業者から提出される見積もりは、必ず詳細に確認してください。
必要のない施工が含まれている場合があるため、内容を確認したうえで再見積もりを依頼しましょう。
不要な工事を可能な限りなくせば、見積もりが安くなるかもしれません。

居抜き物件として引き渡す

居抜き物件として次の借主に引き渡すのもひとつの選択肢です。
居抜き物件とは、原状回復を行わず、そのままの状態で引き渡す物件のことです。
簡単なクリーニングのみで引き渡せるため、コストを大幅に削減できます。
ただし、居抜き物件として引き渡すためにはオーナーの承諾が必要であったり、また、内装によっては次の借主が見つかりにくい場合もあるため事前に確認しましょう。

まとめ

オフィスを退去・移転する場合、例外なく原状回復を行う必要があります。
オーナーや管理会社とのトラブルになりやすい工程のため、必ず契約内容に則した原状回復を行いましょう。
今回ご紹介したポイントをおさえれば、原状回復の費用を下げることも可能です。

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