2022-07-06 13:33:45

テレワークにおける勤怠管理のポイントを解説！役立つツールの選び方についても紹介

近年多くの企業でテレワークが導入されています。
しかし、社員がそれぞれの環境で作業することで起こりうる問題も少なくありません。
勤怠管理が難しくなる点も、テレワークにおける問題のひとつです。

この記事では、勤怠管理の概要やテレワークで直面することになる勤怠管理の問題について解説します。
テレワークの勤怠管理に役立つツールや選び方についても解説します。
テレワークにおける勤怠管理の問題を懸念されている場合はぜひ参考にしてください。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、社員の就業状況を正確に把握し、法令、および就業規則に準拠しているか管理する取り組みのことです。
労働時間に対し、適切な賃金が支払われているかの管理も含まれます。

勤怠管理では、主に以下のような情報を管理します。

出退勤時間
労働時間
時間外労働時間
深夜労働時間
休日労働時間
出勤日数
欠勤日数

テレワークにおける勤怠管理の必要性

近年は、テクノロジーを駆使し、効率的でストレスのないワークスタイルを実現する「働き方改革」のコンセプトが広がっています。
この流れにともない、以前はなかったさまざまな働き方が採用されるようになりました。
テレワークもそのひとつです。

企業側がテレワークを採用する代表的なメリットといえるのが、ライフスタイルと仕事のバランスを大切にする若い世代を雇用しやすくなる点です。
社員にとっても、移動時間を削減できる点や、家事や趣味と仕事の両立をしやすくなる点がメリットです。

勤怠管理もこうした新しいワークスタイルに適応させていかなければなりません。
特に、会社の管理下ではない場所では、社員の労働状況を正確に管理することが難しくなります。
労働基準法に準拠するため、また企業の生産性を落とさないためには、これまでとは違った方法で勤怠管理を実施しなければなりません。

テレワークにおける勤怠管理の課題

テレワークにおける勤怠管理にはいくつかの課題が指摘されています。
代表的な課題について紹介しましょう。

労働状況の把握が難しい

オフィスに集まって仕事をする場合、出社とともに打刻し、退社時に再度打刻します。
勤務時間中は管理者が業務を見守っているため、労働状況の把握は簡単です。

しかし、テレワークでは社員の業務を見守る管理者はいません。
始業や就業の報告はチャットなどで行うのが一般的ですが、実際に業務を行っているか正確に確認するのが難しいのです。
例として、勤務時間中に無断で休憩していたとしても、確かめることができません。

ビデオチャットツールで監視する方法や、頻繁に報告させる方法もあります。
しかし、過度な監視や報告を求めることは社員の負担になり、生産性が落ちてしまうことも考えられます。
テレワークの勤怠管理では、社員に過度な負担を与えないように注意しなければなりません。

評価が成果主義に偏る

テレワークは、その性質上、評価が成果主義に偏ることがあります。

営業など、数字によるわかりやすい評価方法を採用している場合は問題ないでしょう。
しかし、特にバックオフィス業務の場合は、成果が目に見えないこともあります。

オフィスで業務を行っている場合、業務の様子を確認できるため、費やした時間や取り組み方で評価することが可能です。
しかし、テレワークの場合はこうした評価基準では判断できなくなってしまいます。

中抜け時間の取り扱いを決める必要がある

自宅でのテレワークは、家事やちょっとした私用と両立しやすい点が魅力です。
短時間の用事であれば、休みをとることなく処理できます。

一方で、業務に中抜け時間が発生する点は問題です。
業務中の中抜けによって、実働時間が減ってしまうことも考えられます。
また、複数の社員が同じ勤務時間で勤務していたとしても、中抜けの頻度によっては実働時間に差が生じてしまうでしょう。

労働が長時間になりやすい

テレワークでは、仕事とプライベートの境界線が曖昧になる傾向があります。
このことから、長時間労働になってしまうこともあるようです。

独立行政法人　労働政策研究・研修機構はテレワークで勤務している労働者に対するアンケートを実施しています。
調査対象者の21.1%が、テレワークのデメリットとして「長時間労働になりやすい」と回答していました。

（参照：独立行政法人労働政策研究・研修機構「情報通信機器を利用した多様な働き方の実態に関する調査」）

テレワークの勤怠管理で検討すべきポイント

上記の課題を踏まえ、テレワークの勤怠管理で検討すべきポイントを解説します。

テレワークに合わせた柔軟な評価制度を策定する

上記のように、テレワークにおける代表的な課題のひとつと言えるのが評価の難しさです。
テレワークへの移行によって社員に不利益な評価を下さないように、柔軟な評価制度を策定する必要があります。
前提として、テレワークと出社の勤務で評価に差をつけることは好ましくありません。
「出社のほうが意欲がある」など出社の評価を高くすると、テレワークに本質である柔軟な働き方根が付きづらくなるでしょう。

同時に、勤務時間外の連絡にレスポンスしない社員の評価を下げないことも重要です。
メールやチャットでの連絡が中心になることから、時間外に連絡することも少なくありません。
しかし、社員が勤務時間外に対応する義務はないことは理解しておく必要があります。

テレワークの業務評価を行う場合は、成果以外での評価が難しくなることについても意識する必要があります。
業務改善のアイデアを出している社員やコミュニケーションを積極的にとっている社員など、成果以外の評価ポイントを意識して見つけていくことが大切です。
あるいは、業務プロセス自体をテレワークでも成果がわかりやすいものに変更していくという方法もあります。

テレワークで活用する勤怠管理ツールを選ぶポイント

テレワークで適切な勤怠管理を実現するため、多くの企業で導入されているのが勤怠管理ツールです。
多くの勤怠管理ツールから自社にあったものを見つけましょう。
以下では、テレワークで活用する勤怠管理ツールを選ぶポイントを解説します。

勤務時間を正確に記録できるか

出退勤時間を正確に記録・管理できることが前提です。
PCでログインしてワンクリックで打刻できるタイプや、スマホで利用するタイプ、ICカードを利用するタイプなどがあります。
テレワークでは各社員がPCを利用していることが多いため、ログインして打刻するWebサービスタイプの勤怠管理システムが適しているでしょう。

また、フレックス制など、通常勤務以外の形態を採用している場合は、勤怠管理ツールの対応も確認してください。
自社の勤務形態に対応している勤怠管理ツールを導入しなければ、勤務時間を正確に記録できなくなってしまいます。

作業進捗を記録できるか

であれば、社員がどんな業務を処理したのかが明確に把握できます。
最終的な成果物ができていない場合も、進捗がわかれば評価しやすくなるでしょう。
作業中の画面をスクリーンショットで投稿できる勤怠管理システムもあります。

また、各社員の作業スケジュールを共有できる勤怠管理システムを利用するのもおすすめです。
スケジュールを確認し、負担が集中している社員がいる場合は他の社員でカバーに入ることができます。
リソースの余裕がありそうな社員に対して仕事を割り振ることも可能です。

給与計算システムと連携できるか

給与計算は、担当者に負担がかかりやすい業務のひとつです。
手作業で勤怠情報を集計し、給与を計算するのは時間がかかります。

給与計算システムと連携できる勤怠管理ツールであれば、管理されている勤怠情報から自動で給与を計算できます。
手作業の給与計算はミスも起きやすいため、給与計算システムと連携可能か注目して勤怠管理システムを選びましょう。

各種申請に対応しているか

各種勤怠申請に対応しているか確認することも大切です。
勤怠申請とは、通常の勤務とはことなる勤務に必要な申請のことで、法定労働時間の範囲内で勤務しているか確認するために、勤怠申請を管理・記録しておく必要があります。

従来は専用の書類などを提出して勤怠申請を行うのが一般的でした。
しかし、テレワークで都度書類を提出するのは現実的ではありません。
また、チャットやメールで報告する方法もありますが、ログが流れて忘れてしまうことも考えられるでしょう。

勤怠管理ツールには、各種申請を処理できるものもあります。
申請をツールで出せるため、社員にとっても便利です。
承認もツールで行えるほか、自動集計されるため給与計算も簡単になります。

従業員にとって使いやすいか

勤怠管理ツールを日常的に使うことになるのは従業員です。
そのため、従業員が使いやすいツールを選ぶように配慮する必要があります。
スムーズに打刻できるか、各種申請はわかりやすいか、エラーが多くないか、といった観点から評価しましょう。

使用感を確かめたい場合は、無料のトライアル期間を利用してください。
多くのツールは、一定期間の無料トライアルサービスを提供しています。
トライアルで導入し、従業員からのフィードバックを募ってください。

まとめ

プライベートとの両立がしやすいことから好評なテレワーク。
近年は新型コロナウイルスの影響からテレワークの採用を迫られた企業も多いでしょう。
そんななか、この記事で紹介したような勤怠管理の問題に直面している企業は多いのではないでしょうか。
勤怠管理ツールはそうした問題へのソリューションとなります。
現在は、多くの勤怠管理ツールが提供されていますので、ぜひ自社のテレワークに合ったツールを探してみてください。

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リモート先からでも打刻できる