現在は、ローカルストレージに代わる存在としてオンラインストレージが普及しています。

クラウド上にファイルを格納することで、他のユーザーとのファイル共有が容易になるほか、BCP対策・セキュリティ対策も実現可能です。

この記事では、オンラインストレージの概要やメリット・デメリットについて解説します。

 

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上にあるファイルの格納場所のことです。

クラウドストレージとも呼ばれます。

従来は、パソコンのHDDやSSD、社内サーバーなど、ユーザーの身近にあるストレージにファイルを保存するのが一般的でした。

現在、こうしたストレージはオンラインストレージに対してローカルストレージと呼ばれています。

インターネット環境であれば、基本的にどこでもオンラインストレージを利用可能です。

専門の事業者によって、無料、または月額のサービスとして提供されています。

オンラインストレージのメリット

オンラインストレージは、以下のようなメリットがあることから、現在は多くの企業で重用されています。

ローカルのストレージを圧迫しない

オンラインストレージをメインのファイル保存場所として利用することで、ローカルストレージの圧迫を防ぐことができます。

ローカルストレージの圧迫はハードウェアのパフォーマンスにつながる要因のひとつです。

ローカルストレージの容量が少なくなっている場合、ファイルを削除するようにOSから案内されることがあります。

必要なファイルと削除してもいいファイルをひとつひとつ確認するのは手間です。

また、使い勝手を良くするためにローカルストレージの容量を増やそうとすると、ハードウェアを購入するコストが発生します。

オンラインストレージを利用すれば、ローカルストレージのリソースを消費しません。

コストをかけて大容量のローカルストレージを用意する必要もなくなります。

複数人でファイルを共有できる

複数人のユーザーと共同で利用できる点もメリットです。

共同のファイル保管場所として利用できるほか、ファイルごとにアクセス権限を付与することもできます。

特に、ファイルの受け渡しなどに便利です。

メールでファイルを都度送信する手間を省けます。

メールには添付できない大容量のファイルも共有可能です。

ユーザーを限定することで社内チーム共有場所として利用できるほか、クライアントとのやり取りにも活用できます。

BCP対策・セキュリティ対策を実現できる

BCP対策・セキュリティ対策につながる点も、オンラインストレージを利用するメリットのひとつです。

近年、日本では大型災害が相次いでいます。

災害によって企業の設備が損壊することも少なくありません。

ローカルのストレージが損壊すると、企業で保持していた重要なデータが引き出せなくなってしまうことが考えられます。

オンラインストレージにファイルを保存しておけば、万が一端末や社内サーバーが損壊したとしても、ほかの端末でアクセスすればファイルを引き出すことが可能です。。

このことから、事業継続計画（BCP対策）の一環として認識されています。

またデータが端末に残らないため、端末が盗難された場合もデータを守ることにつながります。

テレワークが普及している現在、端末を持ち出して作業することが少なくないでしょう。

万が一、端末を紛失したり盗難されたりしても、ログイン管理さえ徹底しておけば第三者がデータにアクセスするリスクを防止できます。

従来、社内でデータを管理しない関係上、セキュリティが懸念されていました。

しかし、現在はセキュリティ面で信頼できるサービスが提供されています。

現在は、ローカルストレージよりも安全と言えるでしょう。

コストを抑えやすい・コストを管理しやすい

コストを抑えやすく、管理しやすい点も大きなメリットです。

小容量で十分であれば、無料のオンラインストレージを利用することでコストを抑えられます。

容量を増やしたければ、プランを変えることで拡張可能です。

また、一般的にオンラインストレージの支払いは月額です。

ハードウェアを購入する場合とは異なり、一時的に大きなコストを負担する必要がありません。

必要なくなれば、プランを変えるか解約で対応できます。

モバイル端末で利用できる

オンラインストレージはスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から利用することも可能です。

外出先で資料を確認する、訪問営業で顧客に求められた資料を提供する、といった使い方ができます。

ファイルの閲覧だけではなく、アップロードも可能です。

写真などをオンラインストレージに格納しておき、オフィスで確認する、といった活用法が可能になります。

ファイルの種類によっては、アプリで編集することも可能です。

オンラインストレージのデメリット

一方で、オンラインストレージには以下のようなデメリットがある点も知っておく必要があります。

インターネット環境でなければ使えない

オンラインストレージは、原則としてインターネット環境でなければ利用できません。

インターネット環境でないとアクセスすること自体ができないため、ファイルを引き出してローカルで編集することも不可能です。

外出先など、固定回線がない場所で利用するためには別途で通信回線が必要です。

また、施設のインターネットがダウンしている場合は、普及まで利用できません。

プロバイダーや回線業者の不具合によって、意図しないタイミングで利用できなくなることが考えられます。

ログイン情報の管理を徹底しなければならない

ハードウェアを購入する場合とは異なり、一時的に大きなコストを負担する必要がありません。

ログイン情報が流出すれば、不正アクセスの危険性が高まります。

社外秘のデータをオンラインストレージに格納している場合は特に、ログイン情報の管理を徹底しなければなりません。

IDやパスワードは外部に流出しないように注意しましょう。

パスワードについては、定期的に変更することが推奨されています。

障害時には復旧を待つしかない

オンラインストレージにサービスに障害が発生して利用できなくなることがあります。

この際、普及対応は完全にベンダーに依存しており、ユーザー側でできることは基本的にありません。

オンラインストレージに格納しているファイルの編集をしたい場合は、障害からの復旧を待つしかありません。

カスタマイズ性が低い

カスタマイズ性が低い点も、オンラインストレージのデメリットとして挙げられます。

機能はプランやサービスでほぼ固定されています。

料金プランによって変わるのは、基本的に容量のみです。

ベンダーによっては他の機能がオプションとして提供されていますが、原則としてファイルの格納場所としてしか利用できません。

社内に設置する物理サーバーのような自由度はないと考えておきましょう。

オンラインストレージの活用例

オンラインストレージの具体的な活用例をご紹介します。

テレワーク環境でのファイル共有

テレワークでは、オンラインストレージを有効活用できます。

遠隔で作業しているそれぞれの社員が利用する共通のファイル格納プラットフォームとして便利です。

社員間のファイルのやり取りがスムーズになります。

WordやExcelのファイルを共同編集することも可能です。

社外へのファイル送信

社外とのやり取りでオンラインストレージを使うことも少なくありません。

メールでファイルを送る場合、容量の制限がネックになります。

オンラインストレージの場合、URLをメールに記載することで大容量のファイルでも送信可能です。

ファイルのバックアップ

オンラインストレージは、バックアップデータの格納場所としても活用されています。

定期的にオンラインストレージへデータを移管するように心がけておけば、万が一ローカルのデータが破損したとしても被害を最小限にとどめることができます。

紙資料イメージの格納によるペーパーレス化

紙資料・名刺などのスキャンイメージをオンラインストレージに格納することで、オフィスのペーパーレス化を実現できます。

 

 

オンラインストレージの選び方

オンラインストレージは、以下の基準で選ぶことをおすすめします。

料金

料金はオンラインストレージ選びの代表的な基準です。

多くのオンラインストレージは、無料のプランを提供しています。

まずは、無料でどの程度の容量を利用できるのか確認しましょう。

必要に応じて、有料プランの契約を検討してください。

容量

サイズが大きいファイルを格納する場合は、容量にも注目です。

現在は、1TBなど、大容量を利用できるオンラインストレージのサービスもあります。

動画ファイルなどを多数扱う場合は、容量無制限のプランもおすすめです。

セキュリティ体制

ビジネス利用する場合は、オンラインストレージのセキュリティ体制にも注目が必要です。

上記のとおり、現在はベンダーの意識が高まっていますが、細かにセキュリティ体制はベンダーによって異なります。

2段階認証、IPアドレス制限、デバイス制限、アクセスコントロールなど、堅牢なセキュリティ機能を実装しているサービスがおすすめです。

モバイルデバイスへの対応

外出先からアクセスすることが多い場合は、モバイルデバイスに対応しているオンラインストレージがおすすめです。

各OS向けにアプリを提供しているオンラインストレージサービスであれば、ストレスなく利用できるでしょう。

オンラインストレージには個人向け・法人向けがある

オンラインストレージには一般のユーザー向けに設計されたもの、ビジネス向けに設計されたものがあります。

どちらも、「ファイルの格納場所」という基本的な機能は変わりません。

しかし、ビジネスで利用する場合は、やはり法人向けのオンラインストレージサービスがおすすめです。

個人向けとオンラインストレージと法人向けオンラインストレージの最も大きな違いは、セキュリティ機能の充実度です。

法人向けのオンラインストレージサービスは一般的に、機密性の高いファイルを扱うことを想定し、堅牢なセキュリティ機能を実装しています。

近年は企業を対象にしたサイバー攻撃の例が少なくありません。

クライアントの情報や顧客の個人情報などが流出すれば、責任を問われることになります。

コストをかけてでも、セキュリティに優れた法人向けオンラインサービスを利用したほうが賢明です。

まとめ

多くの企業に利用されているオンラインストレージの魅力についてお伝えしました。

メリットの一方でデメリットもあるため、ローカルストレージと柔軟に使い分けることが大切です。

サイズの大きなファイルを転送する場合は、ファイル転送サービスの利用もご検討ください。

スターティアでは「ビジ助 簡単ファイル転送サービス」を提供しています。

ファイルの転送・共有にぜひご活用ください。

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