Googleが提供している「Googleスプレッドシート」というサービスをご存知でしょうか。

Officeのエクセルに代わる存在として、多くの企業で普及しています。

クラウドサービスのため、インターネット経由で利用できる点や、コストがかからない点がメリットです。

この記事では、Googleスプレッドシートの概要や、エクセルと比較したメリット・デメリットについて解説します。

 

Googleスプレッドシートとは

Googleとは、Googleが提供している表計算サービスのことです。

クラウドサービスとして提供されているため、ソフトをインストールする必要はありません。

ブラウザからアクセスすることで利用できます。

「Gmail」「Googleドキュメント」「Googleチャット」などと同じように、ビジネスシーンでも普及しているGoogleサービスのひとつです。

表計算ソフトといえば、Officeソフトのひとつであるエクセルが以前から活用されています。

Googleスプレッドシートは、エクセルとほとんど同じ使用感で利用可能です。

実際に、ファイルの互換性もあります。

近年はコストの低さやファイル共有のしやすさにより、エクセルからGoogleスプレッドシートに移行するユーザーも少なくありません。

エクセルでできる基本的なことはGoogleスプレッドシートでも可能です。

Googleスプレッドシートの使用感を確かめたうえで、問題なく利用できそうであれば、移行を検討してみてはいかがでしょうか。

Googleスプレッドシートの登録方法

Googleスプレッドシートを利用するためには、Googleアカウントを作成する必要があります。

まず、アカウント作成のページにアクセスしましょう。

登録のため、以下の必要情報を入力します。
 

• 氏名
• ユーザー名（メールアドレス）
• パスワード

その後、画面の指示どおりに進めばすぐにGoogleアカウントが作成されます。

Googleスプレッドシートを利用する場合は、ログイン後に「スプレッドシートの新規作成」を選択してください。

なお、作成したGoogleアカウントはGoogleスプレッドシートのほか、Gmail、Googleドキュメント、Googleチャットなどを利用するための共通アカウントです。

YouTubeも、同じGoogleアカウントでログインできます。

Googleスプレッドシートを使うメリット

エクセルと比較して、Googleスプレッドシートにはどういったメリットがあるのでしょうか。

Googleスプレッドシートのメリットを解説します。

コストがかからない

「Excel 2021」のパッケージ版は、18,000円程度で販売されています。

エクセルを含むOfficeのサブスクリプションサービスである「Microsft 365」は、年間12,984円税込、もしくは月額1,284円（税込）で利用可能です。

対して、Googleスプレッドシートはコストがかかりません。

Googleアカウントを作成すれば、誰でも無料で利用できます。

そのため、エクセルを導入する場合と比較すると大幅にコストの削減が可能です。

利用するユーザー数が多いオフィスでは、特にコスト面でのメリットが大きいでしょう。

インターネット環境があれば利用できる（無料で使える）

Googleスプレッドシートはインターネット経由で利用するクラウドサービスです。

編集したデータは、インターネット上に保存されます。

エクセルは、基本的にインストールしている端末でしか、利用できません。

また、エクセルのファイルをローカルのストレージに保存していた場合、その端末でしかファイルを開くことができません。

別の端末で作業をしたい場合は、データを移管する作業が必要になります。

対して、Googleスプレッドシートの場合、インターネット環境さえあればどの端末でも作業環境にアクセスできます。

編集しているファイルはクラウドのストレージに自動で保存されるため、どの端末からアクセスしても同じファイルを編集可能です。

データ移管の作業などは特に必要ありません。

多くのクラウドサービスとは異なり、無料で利用できる点もポイントです。

これだけ使い勝手が良好なサービスが無料で提供されているのであれば、利用しない手はありません。

作業履歴が保存される

Googleスプレッドシートでは、作業履歴が都度保存されます。

このことから、手動でバックアップをとっておくような手間は必要ありません。

また、過去の編集履歴に遡って復元することも可能です。

間違って削除や編集をしてしまったような場合に、データを損失するリスクを軽減できます。

複数のユーザーで共同作業できる

複数のユーザーで1つのファイルを共同編集できることもGoogleスプレッドシートのメリットです。

複数人がかかわるプロジェクトの進捗管理などでも活用されています。

各ユーザーの編集はリアルタイムで反映されるため、メールやチャットでコミュニケーションをとるよりもスムーズです。

アクセスするユーザーを限定することも可能です。

編集可能・閲覧のみなど、ユーザーによって権限を変えることもできます。

関係者のみにアクセスを限定できるため、社外秘の作業でも問題なく活用可能です。

スマホアプリでも編集可能

スマホ用のGoogleスプレッドシートアプリが提供されています。

アプリを利用することで、スマホからもGoogleスプレッドシートのファイルを編集可能です。

電車での移動中などにアプリからファイルにアクセスして編集することで、時間を有効活用できます。

Googleスプレッドシートを使うデメリット

Googleスプレッドシートを使う場合、以下のようなデメリットがある点も知っておく必要があります。

通信障害などが起きた時のリスク

インターネット経由で利用するサービスである性質上、常に通信障害によって使えなくなってしまうリスクやパフォーマンスが低下するリスクが懸念されます。

プロバイダーや回線事業者起因のトラブルは、自社ではコントロールできません。

納期が決まっている業務の場合は、特に注意が求められます。

基本的にオフラインでは利用できない

Googleスプレッドシートは、基本的にオフラインでは利用できません。

ファイルを編集することだけではなく、クラウド上に保存されているファイルを閲覧することもできないため、ファイルを引き出してきてローカルで作業をすることもできなくなります。

上記のような通信障害でインターネットが利用できない時や、インターネット環境がない場所では、そもそもGoogleスプレッドシードにアクセスする術がありません。

参考情報が少ない

長らく表計算ソフトとして使用されていたエクセルと比較すると、Googleスプレッドシートの活用に関する情報は少ない傾向があります。

Googleスプレッドシートが普及して、ビジネス利用に関する情報が出揃うまでには、まだ時間がかかる見込みです。

頻繁にアップデートされるため、新機能についていくのが難しいという問題もあります。

動作が遅い場合がある

Googleスプレッドシートのパフォーマンスは通信環境に依存しています。

一般的な速度の回線であれば、利用に際して不都合を感じることはないでしょう。

しかし、低速な回線で利用するとストレスを感じることも考えられます。

ローカルにインストールするエクセルと比較すると、全体的にパフォーマンスが不安定です。

Googleスプレッドシートとエクセルの連携

Googleスプレッドシートとエクセルを連携させることは可能です。

上述したとおり、Googleスプレッドシートにもデメリットがあるため、状況に応じてエクセルと柔軟に使い分けることをおすすめします。

以下では、Googleスプレッドシートをエクセル形式でダウンロードする方法と、エクセルのファイルをGoogleスプレッドシートにアップロードする方法を解説します。

Googleスプレッドシートをエクセル形式でダウンロード

Googleスプレッドシートで作成したファイルをエクセル形式でダウンロードすることができます。

ダウンロードしたいGoogleスプレッドシートのファイルを開き、「ファイル」のメニューから、「形式を指定してダウンロード」を選択してください。

ファイル形式のなかから「Microsoft Excel（.xlsx）」を選択すると、エクセル形式でダウンロードされます。

エクセルのファイルをGoogleスプレッドシートにアップロード

エクセルで作成していたファイルを、Googleスプレッドシートにアップロードすることも可能です。

Googleドライブの画面で「新規」のタブをクリックし、アップロードしたいエクセルファイルを選択してください。

選択したファイルを反映した、Googleスプレッドシートが表示されます。

ただし、Googleスプレッドシートとエクセルの互換性は完全ではありません。

例として、エクセル側で作成したグラフなどはGoogleスプレッドシートで表示されないため、Googleスプレッドシート側で新たに作成し直す必要があります。

Googleスプレッドシートの便利な活用方法

以下では、業務に役立つGoogleスプレッドシートの便利な活用方法をご紹介します。

セルにコメントをつけてチャット感覚で申し送り

Googleスプレッドシートでは、セルコメントを付けることが可能です。

さらに、ひとつのコメントに対して、チャットのように返信をつけることができます。

共同編集しているファイルの申し送りやフィードバックで役立つ機能です。

細かい編集履歴の確認・復元

各ユーザーが編集した記録は、すべて記録されます。

編集履歴から遡って確認することや、復元することが可能です。

誤って編集してしまった場合の復元や、過去に入力していた情報の確認に役立ちます。

閲覧・編集権限の設定

Googleスプレッドシートでは、他のユーザーの閲覧・編集権限を細かく設定できます。

アカウントを指定して、アカウントの閲覧・編集権限を与えることも可能です。

チームのメンバーとクライアントのみなど、限られたユーザーでファイルを編集したい場合に役立ちます。

まとめ

Googleスプレッドシートの魅力について解説しました。

デメリットもありますが、手軽さやファイル共有のしやすさから、今後はエクセルに代わる存在になっていくと予想されます。

まだ利用したことがない場合は、ぜひGoogleアカウントを作成して使用感を確かめてみてください。

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