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2022-11-04 11:07:26

身内に不幸があった場合の職場への対応まとめ

身内に不幸があった場合の職場への対応まとめ

身内に不幸があった場合、ビジネスマンとしてどのように対応すべきなのでしょうか?

この記事では、職場への連絡や取得できる忌引き休暇の期間など、不幸があった際の対応に関する知識について解説します。

急な不幸があった際の参考資料としてお役立てください。

 

身内に不幸があれば会社への連絡は必須

基本的に、身内に不幸があれば会社への連絡は必須だと考えましょう。

一般的に、会社には忌引き休暇・慶弔休暇の制度が設けられています。

こうした休暇を利用するためには、会社に申告しなければなりません。

会社によっては、書類提出が求められる場合もあります。

家族葬・密葬の場合は、会社の人の参列を控えてもらうためにも会社に連絡しておく必要があります。

不幸があり、葬儀のために休暇をもらうことだけを伝えると、会社の人が参列してしまうことがあります。

家族葬・密葬の場合は、会社の人に参列を辞退していただくこともあわせてお願いしましょう。

身内に不幸があった際の報告先と報告手段

身内に不幸があった場合、遺族は葬儀の準備などに追われます。

また、心理的にも余裕がないかもしれません。

しかし、業務に穴をあけることになるため、適切な相手に適切な方法で連絡しなければなりません。

身内に不幸があった際の代表的な報告先と報告手段を解説します。

身内に不幸があった際の連絡先

身内に不幸があった場合は、まず直属の上司に連絡してください。

仕事を休む必要があれば、業務に影響が出るため、不幸があり次第なるべく早く連絡してください。

会議、プレゼン、客先への訪問など、大きな予定がある場合はその際に相談を検討しましょう。

忌引き休暇を取得する場合は、人事部にも相談をしてください。

休暇取得のために必要な情報を申告します。

業務の役割分担をしている場合、1人が休暇をとると他の従業員にも影響が出ます。

そのため、同僚への連絡もしておくと心象が良いでしょう。

取引先に訪問できなくなる場合などは、必要に応じて取引先の担当者にも連絡しましょう。

代わりに他の従業員に足を運ばせるとしても、約束していた場合はお詫びの連絡をすると好印象です。

会社の規模によっては、上司や人事部に連絡するだけでその後の対応を代行してくれるケースがあります。

葬儀の準備は忙しく、心理的にも余裕がなくなるため、「業務のことはお気遣いなく」など打診された場合は、親切心をありがたく受け入れてください。

身内に不幸があった際の連絡手段

休む当日に連絡をすると、会社に負担をかけることになります。

仕事への影響を最小限にするため、上司には可能な限り早く、電話で連絡をすると好ましいでしょう。

連絡がつかない場合や時間帯によってはメールやチャットで報告してください。

こうしたケースに備え、業務外の時間でも連絡できる上司の連絡先を知っておくといいでしょう。

身内に不幸があった際に連絡すべき内容

会社に身内の不幸を伝える場合、どういった内容を連絡すべきなのでしょうか。

伝える情報に不備があれば、会社が対応に困ってしまうケースがあります。

葬儀の準備などで余裕がないなか、再連絡を求められるかもしれません。

身内に不幸があった場合は、以下のような内容を連絡するのが一般的です。

スムーズに忌引き休暇を取得するため、あらかじめ把握しておきましょう。

故人と喪主の氏名・続柄

基本的な情報として、故人の名前と自分との関係を伝えましょう。

自分以外の親族が喪主を務める場合、喪主の名前と続柄についても伝えてください。

いずれも、会社側が弔電や供花を出すために必要になる情報です。

亡くなった日時

故人が亡くなった日時についても伝えましょう。

日時によって会社側の対応が変わることはありませんが、基本的に伝えることがマナーだと考えられています。

葬儀の場所・日時・形式

会社の人が参列することがあるため、葬儀の場所・日時を伝える必要があります。

一般葬・家族葬・密葬など、葬儀に形式についても伝え、参列を控えていただきたい場合はあわせてその旨を連絡してください。

また、葬儀の形式によって葬祭マナーが異なるため、仏式・神式・キリスト教式など、どの宗教・宗派の形式で葬儀を執り行うのかについても伝えておきましょう。

忌引き休暇の期間

少しの間、業務から離れることになるため、忌引き休暇の期間について申告しておく必要があります。

続柄に応じた一般的な忌引き休暇の期間については後述します。

緊急連絡先

忌引き休暇中に業務でトラブルが発生することも考えられるため、緊急連絡先を伝えておく必要があります。

一般的には、故人の携帯電話番号が緊急連絡先となります。

業務の確認事項

業務を引き継ぐことになる上司や同僚に、確認事項を共有しておく必要があります。

情報共有に不備があると業務が滞ってしまうことが考えられるため、伝え漏れがないように注意しましょう。

参列可否・香典

家族葬・密葬で葬儀を執り行う場合、会社の人には参列を控えていただくように伝えてください。

しっかりと伝えておかなければ、会社の人が参列してしまい、迷惑をかけてしまうことがあります。

なお、家族葬・密葬でも香典を郵送で受け取る分には問題ありません。

香典の受け取りも辞退した場合は、あらかじめそのことも伝えておきましょう。

故人の続柄に応じた忌引き休暇の期間

忌引き休暇は、労働基準法で定められた休暇ではありません。

身内に不幸があった従業員に付与するかどうか、また、期間については、会社に委ねられています。

以下は故人の続柄に応じた忌引き休暇の一般的な期間です。

故人の続柄 一般的な忌引き休暇の日数
配偶者 10日間
実父母 7日間
5日間
兄弟姉妹 3日間
祖父母 3日間
義父母 3日間
義祖父母 1日間
義兄弟姉妹 1日間

このように、関係性が近いほど長い忌引き休暇が付与されます。

実際には会社によって規定が異なるため、忌引き休暇を取得する際は会社のルールなどを確認してください。

就業規定によっては、有給休暇扱いになるケースもあります。

身内に不幸があった際のメール例文

身内に不幸があった場合、電話のほかメールで報告するのが一般的です。

迅速に状況を伝えることを優先すると、電話で伝えるのが理想的と言えます。

しかし、電話の場合、相手にすぐつながるとは限りません。

また、葬儀の準備などでこちらも忙しいため、実際にはメールで伝えることも多いでしょう。

以下では、身内に不幸があった際のメールの例文を、上司に送るケース、取り引き先に送るケース、同僚に送るケースに分けて紹介します。

上司へのメール

【件名】父親の訃報のご連絡

【本文】お世話になっております。

○○○○様

○○課○○です。

本日の午後〇時頃、父・○○○○が他界いたしました。

本来であればお電話で報告すべきですが、時間の関係上、取り急ぎメールにて連絡させていただきます。

以下ご報告申し上げます。

死亡者氏名:○○○○

年齢:享年84歳

死亡日時:令和○年○月○日 午後○時○分

続柄:父

死因:老衰

通夜:令和○年○月○日(○) 午後六時より

葬儀告別式:令和○年○月○日(午後二時より三時まで)

場所:○○斎場 (住所、電話番号)

仏式:浄土真宗 喪主:○○○○(長男) 

慶弔休暇:○月○日から○月○日の〇日間で休暇を申請させていただきます。

連絡先電話番号:

○○○-○○○○-○○○○

○○課 ○○○○

取り引き先へのメール

【件名】お打ち合わせ日時変更のお願い

【本文】

株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

〇月〇日、○○時で設定いただいておりましたお打ち合わせの件でご連絡差し上げました。

私事で恐縮ですが、身内に不幸があったため予定を変更させていただければと存じます。

急なご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。

休暇後に、あらためてお打ち合わせの日時について調整させていただければと存じます。

この度はご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇

○○課

〇〇〇〇

仕事を引き継ぐ同僚へのメール

【件名】業務引き継ぎについてのお願い

【本文】

お疲れ様です。

○○課の〇〇です。

私事で恐縮ですが、この度、父が他界しました。

申し訳ありませんが、〇日まで忌引き休暇をいただきます。

業務についてですが、○○を○○さんに、○○を○○さんにお願いできればと思います。

詳細な指示は、課長に仰いでいただければ助かります。

もし、何かあれば、私に直接連絡いただければと思います。

○○○-○○○○-○○○○

ご迷惑おかけしますが、

よろしくお願い申し上げます。

忌引き明けの対応

忌引き明けは、急に迷惑をかけることになった上司や同僚にお詫びや感謝を伝えることが重要です。

以下では、忌引き明けの対応のポイントを解説します。

上司・同僚へのお礼

忌引き休暇が終わって出勤したタイミングでは、業務で負担をかけた上司や同僚にお礼やお詫びを伝えましょう。

可能な限り、直接会って伝えることが大切です。

対面で感謝を伝えることで、気持ちが相手に伝わりやすくなります。

まずは、直属の上司にお礼を伝えましょう。

続いて、同僚へ一人ひとりお礼をしてください。

お礼の際は、仕事を引き継いでくれた感謝の気持ちや葬儀が無事終わったことなどを伝えます。

あまり時間をとらせるのはマナー違反のため、なるべく簡潔にまとめてください。

香典返し・菓子折りなどを用意

忌引き明けに出勤する際には、菓子折りなどを用意しておくと好印象です。

職場の一人ひとりに渡すのは手間がかかるため一般的ではありません。

相手にも気を使わせてしまうため、箱詰めで個包装になっているものが好ましいでしょう。

日持ちするもので好き嫌いに関係なく誰でも食べられるものが理想です。

故人で香典をいただいた場合は、別途香典返しも用意しておいてください。

まとめ

身内に不幸があった際の対応についてご案内しました。

親しい人が亡くなった際に仕事を休むのはやむを得ないことです。

一方で、引き継ぎをスムーズに行うためには最低限の報告が求められます。

負担をかけることになる上司や同僚に感謝を伝えることも重要です。

身内に不幸があった際は、今回の内容を参考にしてください。

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