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2023-01-23 09:01:28

ビジネスメールの書き方!知っておくべきマナーについても解説

ビジネスメールの書き方!知っておくべきマナーについても解説

ビジネスでは、自分のメッセージを適切に伝えることが大切です。
これはビジネスメールにおいても例外ではありません。
この記事では、ビジネスメールを書く際に留意すべき重要なポイントを解説します。
良い印象を与えるためのマナーや避けるべき間違った表現も紹介します。
業務で日常的にメールを送信している方は、ぜひお読みください。
 

ビジネスメールで意識したい6つのポイント

ビジネスメールを作成する際に意識していただきたいポイントは以下の6つです。
 

  • 用件を件名で示す
  • 本文を宛名から書き出す
  • 宛名の次に挨拶文と自分の名前を書く
  • 簡潔に用件を伝える
  • 文末に挨拶を書く
  • 最後に署名を記載する

それぞれのポイントについて解説します。

1. 用件を件名で示す

ビジネスメールのなかで、件名は最初に目に入る要素です。
そのため、件名はとても大切な要素といえます。
件名だけを見て、メールの重要度や内容を予測できることが理想的です。
また、件名はメールの検索で参照される要素のため、検索しやすい件名を付けておくことが重要といえます。
一方で、避けたほうが良い件名もあります。
以下のような件名は、内容が迷惑メールと間違われることが少なくありません。
ついつい使ってしまいがちですが、基本的には避けるべきといえるでしょう。
 

  • おはようございます
  • ありがとうございました
  • お世話になっております

2. 本文を宛名から書き出す

ビジネスメールの本文はメールの送信先の方の名前(宛名)から書き出すのがマナーです。
用件から入るのは一般的ではありません。
宛名は単に名前だけではなく、社名や役職を含めて書く必要があります。
社外の人に対しては、以下のような順番で書くのが一般的です。
 

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職
  • 名前

場合によっては、会社名と名前のみの場合もあります。
すでに何度かやり取りしている相手の場合は、項目を省略してもいいでしょう。
一方、社内メールの場合は、「さん」付けや役職付きの名前など、カジュアルな宛名でも問題ないと考えられています。

3. 宛名の次に挨拶文と自分の名前を書く

宛名に続き、簡単な挨拶文を書くのも一般的なビジネスメールのマナーです。
挨拶文は一文で十分です。
さらに、限られたパターンしかないため、メールを作成するたびに考える必要はありません。
挨拶文は社外の方に対して送るメールと、社内の方に対して送るメールで異なります。
社外に方にメールを送る場合、挨拶文は以下の3パターンです。

初めて連絡する場合 初めて連絡させていただきます。
すでに何度か連絡している場合 いつもお世話になっております。
以前の連絡から間が空いている場合 大変ご無沙汰しております。

社内メールの場合は基本的に「お疲れ様です。」で問題ありません。
他にもありますが、上記のパターンから選べば失礼な印象を与えることはないでしょう。
挨拶文に続き、メールの書き手である自分の名前を記載します。
会社名や役職名を添え、以下のような順番で記載しましょう。
 

  • 会社名
  • 自分の役職名
  • 自分の名前

4. 簡潔に用件を伝える

長々と回りくどいビジネスメールを書くのは好ましくありません。
ビジネスにおける情報伝達は、用件を素早く伝えることが求められます。
ビジネスメールの本文も例外ではありません。
伝えるべき内容だけを整理し、時間をかけずに理解できるように書きましょう。
用件を先に伝え、続いて補足事項を書く流れが一般的です。
長くなりそうな場合は、複数のメールに分けることも検討しましょう。
改行を設けて読みやすくすることも大切です。
 

【例文】

○○月○○日付でご注文いただきました商品についての連絡です。
本日以下の内容で発送いたしました。
———————————————
ご注文商品:○○○○
ご注文個数:○○個
———————————————
なお、商品の到着後、
お手数ですが同封の受領書をご返送くださいますよう
お願いいたします。
ご不明点がありましたらお気軽にご連絡ください。

5. 文末に挨拶を書く

ビジネスメールの本文に最後には、以下のような文末の挨拶を記載しましょう。
 

  • 何卒よろしくお願いいたします。
  • ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

文面によって適切な挨拶は変わってくるため、使い分けましょう。

6. 最後に署名を記載する

ビジネスメールの末尾には、以下のような内容で構成された署名欄を記載するのが一般的です。
 

  • 自社名
  • 部署名
  • 自分の名前
  • 郵便番号
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • 自社HPのURL

メールソフトの設定で自動入力されるようにしておくことが可能なため、都度入力する必要はありません。
メール署名については、「メールの署名について解説!すぐに使えるテンプレートも」でも詳しく紹介しています。

ビジネスメールで知っておきたい豆知識

ビジネスメールを送る際には、以下のような知識への理解があると役立ちます。
 

  • CCとBCC
  • ファイルの送り方

それぞれの知識について解説します。

CCとBCC

メールには宛先(TO)のメールアドレスを入力する欄と、「CC」「BCC」を入力する欄があります。
CCは「カーボンコピー」、BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略です。
どちらも、複数のユーザーに同じメールを送信するための入力欄です。
CCに入力したメールアドレスは、他の受信者からも確認できます。
対して、BCCに入力されたメールアドレスは、他の受信者には表示されません。
ビジネスメールにおいて、主なメールの処理者であり返信を求められるのはTOに入力されたメールアドレスのユーザーです。
CCには、「返信は求めていないが、念のため確認しておいてほしいユーザー」のメールアドレスが入力されます。
BCCは、顧客に同じ内容のメールを送信する際など、一斉送信の際に用いられます。

ファイルの送り方

添付ファイルのサイズが大きすぎると、相手のメールボックスを圧迫します。
添付ファイルの上限は3MB程度と考えましょう。
他の送り方として、大容量ファイル送信サービスや、クラウドストレージのURL共有などが挙げられます。

ビジネスメールで気になるマナー

ビジネスメールに関して、多くの人が以下のような疑問を持っているかもしれません。

 

  • スマホから送ってもいい?
  • カジュアルな表現は使用してもいい?
  • 返信の「Re:」は消すべき?

以下では、これらの疑問に対するヒントをお話しします。

スマホから送ってもいい?

ビジネスメールをスマホから送っても、マナー違反にならないのでしょうか?
ビジネスでもスマホ利用は普及しているため、スマホから送る分には問題ありません。
加えて、送信元の端末を識別することはできないため、スマホで送ったとしても送信先のユーザーに知られることはないでしょう。
ただし、パソコンからでも見づらくならないように、スマホでビジネスメールを作成する際は改行を適度に入れる配慮が求められます。

カジュアルな表現は使用してもいい?

カジュアルな表現はどこまで許されるのでしょうか?
ビジネスメールは基本的にフォーマルなものです。
相手にもよりますが、絵文字などは基本的にNGと考えましょう。
「!」「?」なども、慣れ親しんでいる相手に限定されます。

返信の「Re:」は消すべき?

メールの返信を繰り返すと件名の「Re:」が増えていきます。
1~2件であれば問題ありませんが、あまり続くと件名が見えなくなってしまうこともあるでしょう。
返信が多く続く場合は、「Re:」を一度消したほうが親切です。

注意!使ってしまいがちなビジネスメールでのNG表現

以下のような表現をビジネスメールで使っていませんか?

 

  • なるほど
  • 了解です/了解しました
  • ご苦労さまです
  • すいません/すみません
  • よろしかったでしょうか
  • させていただく

カジュアルなコミュニケーションであれば登場することも少なくありませんが、ビジネスメールでは気をつける必要があります。
以下では、これらの表現の注意点について解説します。

なるほど

対面での相槌の言葉として一般的です。
一方で、上から目線な印象になるため、目上に方に対しては控えたほうがいい表現です。
口語的な印象が強いため、メールやチャットなどで使う場合はカジュアルな関係の相手に限定しましょう。

了解です/了解しました

「了解」には「許可を与える」というニュアンスがあるため、目上の方には使えません。
代替として、「承知しました」を用います。

ご苦労さまです

目上の方から目下の方にかける表現のため、取引先の方などに送るビジネスメールでは使えません。
失礼のないように、「お疲れ様です」や「お世話になっております」を用いましょう。

すいません/すみません

お詫びなどの表現としてついつい使ってしまいがちですが、口語的な表現のためビジネスメールには不適切です。
また、誠意を欠く印象があるため、お詫びの気持ちが伝わらないことがあります。
ビジネスメールなどフォーマルな場では、「申し訳ありません」と言い換えましょう。

よろしかったでしょうか

確認の表現として一般的に使われていますが、現在のことを述べているのにもかかわらず過去形になっていることから、間違っている表現です。
意識して「よろしいでしょうか」と置き換えるようにして是正しましょう。

させていただく

使い方が難しい表現のひとつです。
厳密には、相手からの許可を得てこちらが恩恵を受けるときのみ使える表現だとされています。
特に許可や提案がない会話の流れで、こちらから使うのは不適切です。
例として、自己紹介や挨拶で使うのは、正確には間違いといえます。
「~しませんか?」「~していただけませんか?」といった相手からの提案や許可があってはじめて、「~させていただきます」というアンサーとして使うことができます。

まとめ

ビジネスメールを書くには、正しい形式とマナーを知ることが必要です。
今回ご紹介したようなポイントを意識して、フォーマルなビジネスメールを作成しましょう。
また、マナーを意識し、カジュアルな表現を控えることで、プロフェッショナルな姿勢を示すことも大切です。

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