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2023-01-25 09:01:50

ビジネスメールでは添付ファイルの容量に注意!ファイル送信のマナーを解説

ビジネスメールでは添付ファイルの容量に注意!ファイル送信のマナーを解説

メールの添付ファイルサイズは、ビジネスメールを書く際の重要な要素です。
この記事では、添付ファイルの容量に気をつけるべき理由とサイズダウンの方法について解説します。
さらに、添付ファイルを送信する際に守らなければならない、電子メールのエチケットについても説明します。
業務でメールを送ることが多い方は、ぜひ読んでみてください。

 

メールで添付ファイルの容量に気をつけなければならない理由とは

メールを送信する際には、なぜ添付ファイルの容量に気をつけなければならないのでしょうか。
以下では、代表的な理由について解説します。

メールボックスの容量には限界がある

メールボックスの容量には限界が設定されています。
メールを受信するたびに少しずつ容量を消費していき、限界に到達すると受信できなくなります。
テキストのみのメールは極めてサイズが小さいため、ほとんど容量を気にする必要はありません。
一方、添付ファイルの内容によってはテキストよりもはるかにサイズが大きいため、メールボックスの容量を圧迫してしまう可能性があります。
メールボックスの容量はメールサービスやプロバイダー、サーバーなどによって決まっています。
容量の限界を超える添付ファイルを送ると、相手が受信できないため、サイズが大きい添付ファイルを送ることは基本的にNGだと考えられています。

相手が受信するのに時間がかかる

メールに添付されたファイルを閲覧するためには、メールサーバーからダウンロードする必要があります。
ダウンロードの時間は添付ファイルのサイズが大きいほど長くなります。
スピードが求められるビジネスにおいて、ダウンロードの時間が長くなることは好ましくありません。
また、メールボックスの容量限界からメールを開封できない場合は、他のメールやファイルを削除するなど手間がかかります。
相手に手間や時間をかけさせてしまうことからも、添付ファイルの容量には気を遣う必要があります。

マナー違反とみなされる

上記のような手間や問題があるため、ビジネスメールではサイズの大きい添付ファイルは送らないことがマナーだと考えられています。
そのため、サイズの大きい添付ファイルを送ると、マナー違反だとみなされることがあります。
特に印象を悪くしたくない相手の場合は、サイズが大きい添付ファイルを送らないように注意したほうがいいでしょう。

メールの添付ファイル容量はどれくらいが適切?

添付ファイルとして送信するファイルサイズは、2~3MBが適当です。
一般的なテキストデータであれば、このサイズを超えることはありません。
テキストのみのWordやExcelのファイルであれば、ほとんど心配する必要はないでしょう。
しかし、画像を複数入れている場合は、サイズが大きくなることがあります。
サイズが大きいファイルを送信する場合は、送信前に受信者に相談することをお勧めします。
受信者のインターネット接続があまり速くない場合は、ダウンロードに時間がかかることを知らせておくと安心です。
また、受信者のなかには、タブレット端末などの別のデバイスからメールにアクセスする人もいるかもしれません。
その場合、ダウンロード速度を向上させるために、ファイルサイズを小さくする必要があるでしょう。
さらに、メールプロバイダーがファイルサイズや添付ファイルの量に制限を設けている場合もありますので、受信者に相談することで潜在的な問題を回避することができます。

メールの添付ファイル容量をサイズダウンする方法

上記のような理由から、サイズが大きい添付ファイルを送ることは好ましくありません。
添付ファイルはなるべくサイズダウンした状態で送る必要があります。
以下では、添付ファイルをサイズダウンする代表的な方法を紹介します。

ファイルを複数に分けて分割する

サイズの異なる複数の添付ファイルを含む電子メールよりも、1つの添付ファイルを含む電子メールのほうがはるかにダウンロードしやすく、扱いやすくなります。
そのため、複数のファイルを贈る場合は1つのメールで送信せず、分割して送信することを検討しましょう。
その際、必ず複数のメールに分割して送信することを受信者に伝えてください。

ファイルを圧縮する

zipなどに圧縮してファイルを送ると、添付ファイルのサイズを小さくできます。
Windows標準搭載の機能でファイルをzipに圧縮可能です。

zipにパスワードを設定する場合は、別にパスワードを知らせるメールを用意するのがマナーだと考えられています。
ただし、相手がスマホやタブレットでメールを確認している場合はファイルを開けないため、別途パソコンから確認してもらう必要があります。
また昨今は、情報漏洩の観点からセキュリティ対策でzip付きファイルの受信を拒否する企業もいるため、注意が必要です。

画像ファイルの解像度を落とす

画像ファイルをメール添付で送る場合は、解像度を落とすことでサイズダウン可能です。
添付ファイルをそのまま使うわけではなく、確認程度の目的であれば低解像度でも問題ありません。
ファイルの用途にあわせて検討しましょう。

大容量のファイルを送る場合は添付ファイル以外の方法も検討

ファイルを相手に送る方法はメールへの添付だけではありません。
近年は、サイズの大きいファイルに関しては添付以外の方法で送るのが一般的になっています。
以下では、添付以外のファイル送信方法を紹介します。

大型ファイル転送サービスを利用する

大型のファイルを登録できるファイル転送サービスを利用する方法があります。
メールにはファイルダウンロード用のURLを記載するだけでいいため、大きなファイルを添付する必要はありません。
多くのサービスは無料で利用可能です。
ただし、ダウンロード期限があるため、相手には早めにダウンロードするようにお願いする必要があります。

クラウドストレージを利用する

クラウドストレージを利用してファイルを送信する方法もあります。
該当ファイルをアップロードしたクラウドストレージのURLをメールで送信することで、ファイルを共有することが可能です。
相手がファイルにアクセスできるように、共有設定を緩和しておく必要があります。
あらかじめ、取引先と共用のクラウドストレージを設けておくのも一般的です。
アップロードしたファイルをブラウザ上で閲覧できるクラウドストレージサービスも多く、編集や確認程度であればダウンロードせずに行えるようになります。

YouTubeの限定公開を利用する

ファイルのなかでも特にサイズが大きくなりやすいのが動画ファイルです。
あくまで動画ファイルを見せることが目的であれば、YouTubeの限定公開を利用する方法があります。
限定公開とは、URLを知っているユーザーのみが動画を見られる機能です。
限定公開された動画は検索で表示されることはありません。
動画を限定公開設定でアップロードしておき、相手にURLを共有すればメール添付を利用しなくても動画を共有できます。
ただし、URLを知っていれば誰でも動画を見られる点には注意が必要です。
万が一URLが流出すれば、他のユーザーにも動画を見られてしまいます。

メールにファイルを添付するときのマナー

メールにファイルを添付する際には、マナーにも気を配りましょう。
以下では、メールにファイルを添付する際に意識していただきたいマナーを解説します。

件名にファイルの内容を明記する

ビジネスメールでファイルを添付する場合は、件名で何のファイルを添付したのかわかりやすく記載することが重要です。
不明瞭な件名を付けてしまうと、迷惑メールと勘違いされることがあります。
メールを受け取った相手が、どのようなファイルが届いたかわかるように、また後から検索しやすいように、わかりやすい件名を設定しましょう。

内容がわかりやすいファイル名をつける

ファイル名について配慮することも大切です。
自分や自社内でしかファイルを使わない場合、限られた人しかわからないファイル名をつけてしまいがちかもしれません。
しかし、社外にファイルを送る場合は誰が見てもわかるファイル名をつけ、数字だけのファイル名や、「画像2」といったファイル名は控えましょう。
「【22年12月】○○のデータ」など、ダウンロードした後に何のファイルなのかが認識できるファイル名を設定してください。

添付ファイルの間違いに十分注意する

添付ファイルの間違いには十分注意してください。
万が一、機密情報を送信してしまった場合、大きなトラブルに発展する可能性があります。
間違ったバージョンの文書を送ってしまったり、文書を完全に入れ忘れたりすることによる情報共有のミスも少なくありません。
機密情報を間違った相手に送ってしまうと、会社の評判やビジネスに深刻な打撃を与える可能性があります。
また、送信された機密情報の種類によっては、法的な罰則を受ける可能性もあります。
送信する前に、添付ファイルから文章まですべて再確認し、機密情報が不用意に漏れることがないようにすることが重要です。
機密情報の安全性を確保するために、常に細心の注意を払うことが賢明です。

まとめ

メールを送る際は添付ファイルのサイズと送信時のマナーに注意することが重要です。
ファイルサイズは2~3MBにとどめるべきで、それ以上になると大きな問題が発生する可能性があります。
添付ファイルのサイズを小さくする必要がある場合は、ファイルを圧縮したり、解像度を下げたりと、さまざまな方法があります。
また、ファイル送信サービスやクラウドストレージなどを柔軟に利用することも大切です。
あわせて、件名やファイル名などのマナーも意識しましょう。
メールでのファイル送信は、受信者への配慮が必要であることを忘れないでください。

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