近年、メールの送受信にGmailを利用する機会が増えました。
理由はさまざまですが、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどの利用頻度が増加し、併せてGmailを使う人が増えたと考えられます。
しかしながら、業務向けメールクライアントはOffice365のOutlookが定番であり、「GmailでOutlookのメールを確認できたらいいのに」と考えることもあるでしょう。

今回は、その設定方法やつまずきやすいポイント、Office365の多要素認証について解説します。

 

Office365のメールをGmailで受信する方法

Office365のメールは、GmailのPOP3機能を活用すれば受信できます。
POP3とは、メールサーバーがメールを受信する際に用いるプロトコル（通信規約）の一種です。
Gmailでは、Office365のOutlookやApple Mail、Thunderbirdなどのメールクライアントと同期させるために用います。

以下、Office365メールをGmailにインポートし、確認するための手順を3ステップで解説します。

1.Gmailの設定画面を開く

まずはGmailの受信ボックスを開き、画面右上にある「設定（歯車マーク）」をクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。
Gmailはスマートフォンやタブレットではなく、PCで設定することをおすすめします。

2.Office365メールアドレスのインポート

「設定」から「アカウントとインポート」をクリックし、「メッセージと連絡先のインポート」を選択します。

Office365で使用しているメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。

3.Office365メールアドレスのインポート

次の画面では、Office365のユーザー名とパスワード、POPサーバーに関する情報を入力します。
まず、Office365（Outlook）でのログインに使用するパスワード、POPユーザー名にはメールアドレスを入力します。
「POPサーバー」の項目は通常、「outlook.office365.com」を入力します。
ポートは「995」に変更した後、「SSLを使用する」にチェックを入れて「続行」をクリックします。

これでOffice365のメールをGmailで受信するための設定が完了しました。
基本的に難しいことはなく、画面の指示にしたがって情報を入力するだけです。

ただ、POP3サーバーに関する項目で躓く人は少なくありません。
どうしても設定できない場合、専門家に相談することをおすすめします。

設定時に注意したいOffice365の「多要素認証」とは？

Office365とGmailの連携・同期自体は、そう難しいことではありません。
一方、Office365に「多要素認証」を設定している場合、上記手順では連携できない可能性があります。
多要素認証とは、複数の要素を用いて本人確認を行う認証方式のことです。いわゆる二段階認証、二要素認証などがこれにあたります。

Office365に多要素認証を設定していると、通常のパスワードでは認証が通りません。
Microsoft社の認証アプリで生成されるアプリパスワードが必要です。

アプリパスワードの生成方法はシンプルです。
まず、「Microsoft365ポータル」を開き、「マイアカウント」から「セキュリティ情報」内の「方法の追加」を選択しましょう。
「認証アプリ」という選択項目を選び、「追加」をクリックします。
次に「Microsoft Authenticatorアプリ」をダウンロードするためのQRコードが表示されます。
スマートフォンでコードを読み取り、サインイン認証を行いましょう。
これでOffice365とMicrosoft Authenticatorアプリの連携が完了しました。

続いてアプリパスワードを設定します。
「セキュリティ情報」内の「方法の追加」まで行った後、「アプリパスワード」を選びます。
次にアプリパスワード名を入力し、新たに生成・表示されたパスワードをコピーします。
これでアプリパスワードの準備が整いました。

多要素認証を設定したOffice365アカウントとGmailを連携させるには、上記で生成したアプリパスワードが必要になります。
やや手順が複雑であり、設定に苦戦することがあるかもしれません。
Office365の多要素認証を外せばおおよそ解決しますが、その場合はセキュリティレベルが低下するため、あまりおすすめできません。

とりわけ業務でOffice365やGmailを使用するなら、セキュリティ対策の重要性が求められます。
仕事で使うならなおさら、多要素認証の設定を行うようにしましょう。

アカウント設定にお困りなら……プロにお任せ！

上記の通り、Office365のメールをGmailで確認するのは、決して難しい工程ではありません。
しかし、ITの専任担当者が不在の場合、社内で解決できない可能性があります。

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まとめ

各種Googleサービスとの親和性の高さから、業務にGmailを利用する企業が増えました。
一方、使い慣れていることから、メールアドレスはOutlookを好む人も少なくありません。
その場合はOffice365とGmailを連携させるのがおすすめです。

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