社員の外出中などの事情から社内で電話を取れない場面では、電話転送サービスを利用すると便利です。

社員が携帯するスマートフォンなどへ電話を転送することで、大切な電話の取り漏れを防げるようになります。

また、近年はテレワーク（在宅勤務）が普及し、社員がオフィス外で勤務するケースが増えてきました。
電話転送サービスはこうした場面でも役立ち、リモートワーク体制の整備という観点からも注目されています。

ここでは、ビジネスシーンで多くの企業が導入する代表的な電話転送サービス「ボイスワープ®」について解説します。
ビジネスフォンの電話転送をご検討中のご担当者様は、ぜひ参考にお読みください。

 

ボイスワープ®とは？

「ボイスワープ®」とは、NTT東日本およびNTT西日本が提供する、自動着信転送サービスを指します。
固定電話に着信した電話を、スマートフォンなど別の電話で受けることができます。

ビジネスシーンにおいては、社員の外出時の電話対応や、テレワークなどの場面で活用されているサービスです。

たとえば、社内の固定電話への着信を、担当者が社外へ持ち出した法人スマホへ転送すると、柔軟な電話対応を実現できます。
外出先や自宅で働く社員が転送された電話を取れるため、社外でもオフィスと同様に電話応対業務ができるようになるのです。

担当者がオフィスに不在の場合も、自社の固定電話宛てにかかってきた大切な電話を取り逃す心配がありません。
電話の取り漏れによる機会損失を防げるのがメリットです。

また、リモートワーク体制が整備されることで、テレワーク推進によるコスト削減や人材の確保などのメリットも期待できます。
近年は多様な働き方へのニーズが高まり、柔軟性の高いテレワークを要望する働き手が多くなっています。
電話転送サービスの導入をはじめとした環境整備を進めることが、企業に多くのメリットをもたらすと考えられているのです。

ボイスワープ®の仕組み

ボイスワープ®のサービスでは、どのような仕組みで固定電話から別の電話機へ転送されるのでしょうか。
電話転送を行う場合は、まず固定電話からの転送設定が必要です。

その際、どの電話機への転送を行うのか、どのような条件のときに転送を行うのか、転送方法を設定します。
転送方法は、大きく「自動転送」「応答後転送」「話中時転送」にわけられます。

自動転送とは、固定電話で電話を取る前に転送する方法です。
また、応答後転送は固定電話で電話を取った後に転送する方法、話中時転送は固定電話の話し中に転送する方法を指します。

これらの転送方法を選択することで、ビジネスシーンでのニーズに適した電話転送が可能となります。
電話応対業務での運用に合わせて、課題を解決できる転送方法を選ぶといいでしょう。

それぞれの転送方法の特徴については、後ほど詳しく解説します。

 

内線転送との違いは？

ボイスワープ®とよく似た機能として、内線転送が挙げられます。

内線転送とは、電話を受けた際に、内線を利用して別の電話機へと転送することです。

たとえば、社内で受けた電話を内線で繋がっている別の部署の担当者に取り次ぐケースでは、内線転送の機能を使っています。
多くの企業で電話の取り次ぎに利用されている、ビジネスフォンの一般的な機能です。

それに対して、ボイスワープ®の電話転送では、外線を利用して別の電話機へと転送するという特徴があります。
外線を利用するため、スマートフォンや内線で繋がっていない固定電話にも電話を転送することが可能です。

ボイスワープ®の基本的な設定方法

ボイスワープ®は、契約中の電話サービスにより設定方法が異なります。
ここでは、一般的な加入電話・INSネット・ひかり回線ごとに、ボイスワープ®の設定方法を解説します。

引用：ボイスワープの設定方法について

手順1.転送先電話番号を登録する

ボイスワープ®の利用を始める前に、まずは転送先電話番号を登録します。
加入電話の場合、「142」→「ガイダンス」→「2」→「ガイダンス」→「転送先電話番号の登録」→「ガイダンス」の順に対応してください。

INSネットの場合は、「1422」→「ガイダンス」→「転送先電話番号の登録」→「ガイダンス」の流れで登録を済ませます。
そして、ひかり電話においては、「142」→「ガイダンス」→「2」→「ガイダンス」→「転送先電話番号の登録」→「ガイダンス」→「1」の順です。

手順2.呼び出し回数を設定する

この手順は、加入電話でボイスワープ®を利用する場合に必要です。
INSネットまたはひかり電話では不要となります。
加入電話の場合、転送先電話番号を登録したら、ダイヤルで呼び出し回数を設定します。

具体的な設定方法ですが、「142」→「ガイダンス」→「3」→「ガイダンス」→「呼び出し回数（0〜9）」→「ガイダンス」の順に対応してください。
仮に呼び出し回数を5に設定した場合、転送元の電話のベルが5回鳴ります。

手順3.転送開始の設定する

最後に転送開始の設定を行いますが、これもまた加入電話のみ必要な手順です。
方法は「142」→「ガイダンス」→「1」→「ガイダンス」となります。

INSネットとひかり電話では、転送設定を行います。
各回線における転送設定の詳細は、次の通りです。

 

INSネットの場合

 

• 無条件転送：14211
• 無応答転送：14212
• 話し中転送：14213
• 無応答および話中転送：14214

各転送方法の特徴については後述します。
なお、ボイスワープ®の機能を停止したいときは、「1420」をダイヤルしてください。

 

ひかり電話の場合

 

• 無条件転送：「142」→「ガイダンス」→「1」→「ガイダンス」→「1」
• 無応答転送：「142」→「ガイダンス」→「1」→「ガイダンス」→「2」
• 話し中転送：「142」→「ガイダンス」→「1」→「ガイダンス」→「3」
• 無応答および話中転送：「142」→「ガイダンス」→「1」→「ガイダンス」→「4」

ひかり電話の場合、ボイスワープ®の機能を停止したいときは、「142」→「ガイダンス」→「0」→「ガイダンス」の順に設定してください。

リモートコントロールの設定方法とは？

ボイスワープ®のリモートコントロールとは、転送元の固定電話ではなく、それ以外の電話機から転送設定を行う機能のことです。
たとえば、社用スマホからNTT東西のリモートコントロール用アクセス番号に電話をかけ、転送元の電話番号と暗証番号を入力することで、「転送の開始・停止操作」や「転送先リストの変更」が可能になります。

この機能を利用するためには、事前にボイスワープ®を契約しているひかり電話回線で、リモートコントロールを利用するための暗証番号の設定と、転送先電話番号の登録が必要です。
転送先はリスト1～4の4カ所まで登録できます。

ただし、リモートコントロール操作では、転送先をリストから指定することはできますが、新たに転送先電話番号の登録はできません。
そのため、緊急時に備えて事前に転送先電話番号をリストに登録しておくといいでしょう。

また、光回線や機器の故障などで転送元の電話が利用できない場合は、無条件転送のみが可能です。
無応答転送や話中時転送は、機器が故障すると着信できず、転送されません。

このほか、リモートコントロールの利用には、別途通話料がかかったり、セレクト機能の開始・停止といった、特定の機能を利用できなかったりすることがあります。
詳細な設定方法や利用方法については、NTT東西がWebに掲示している「ひかり電話ボイスワープ設定」を確認してください。

ボイスワープ®の利用料金

ボイスワープ®のサービスを利用するには、固定電話の通話料・通信料とは別にサービス利用料金や回線使用料金が発生します。
導入にあたりこれらの費用を負担することになる点を押さえておきましょう。

ボイスワープ®の月額利用料金は、ビジネスシーンに該当する事務用の場合、1契約者回線ごとに880円（税込）です。
また、事務用の回線使用料金は、通常のボイスワープで2,750円（税込）、INSネット（総合デジタル通信サービス）のINSボイスワープで3,883円～34,100円（税込）となります。

月額使用料 （事務用）	880円/1契約者回線毎
回線使用料金	ボイスワープ	2,750円 ※加入電話3級取扱所の場合
	INSボイスワープ （INSネット64、INSネット64・ライト）	3,883円 ※INSネット64の場合
	INSボイスワープ （INSネット1500）	34,100円

このほかに、転送時の通話料・通信料に関しても確認しておく必要があるでしょう。
ボイスワープ®で電話が転送された場合に生じる通話料・通信料は、電話の発信者から転送元までの料金と、転送元から転送先までの料金にわけられます。

このうち、電話の発信者から転送元までの料金は、通常の電話と同様に発信者が負担します。
その一方で、電話の転送元から転送先までの料金は、ボイスワープ®の契約者が負担することになるのです。

ビジネスシーンに当てはめて考えると、顧客から社内の固定電話までの料金は顧客が負担しますが、社内の固定電話から法人スマホまでの料金は自社が負担することになります。

導入の際は、コスト面も考慮した上で検討するといいでしょう。

ボイスワープ®の具体的な転送方法

ボイスワープ®のサービスには、複数の転送方法の選択肢があります。
転送方法は、大きく「自動転送」「応答後転送」「話中時転送」にわけられます。

このうち、自動転送では「無条件転送」と「無応答時転送」という2つの機能を利用可能です。
それぞれの転送方法の特徴や、ビジネスシーンで電話転送に最適な場面を確認してみましょう。

自動転送

自動転送とは、固定電話で電話を取る前に転送する方法です。
ボイスワープ®では「無条件転送」と「無応答時転送」を選択可能で、主に転送元の電話を呼び出す・呼び出さないという点に違いがあります。

 

無条件転送

無条件転送とは、転送元の電話を呼び出さずに転送する自動転送の方法です。
着信が入ったら電話が直接転送先へ繋がります。
そのため、転送元の電話に出ることはできません。

ビジネスシーンでは、社員が外出中で確実に不在にするケースなど、オフィス外から電話を取りたい場面に適した転送方法です。

 

無応答時転送

無応答時転送とは、転送元の電話を呼び出してから転送する自動転送の方法です。
着信が入ったら、まずは転送元の電話が鳴り、呼び出しが行われます。
呼び出し中に転送元の電話を取れば通話が始まり、転送元の電話を取らなければ転送される仕組みです。

ビジネスシーンでは、社員の在籍状況に合わせて、オフィス内・オフィス外のいずれかで柔軟に電話を取りたい場面に適しています。

応答後転送

応答後転送は、固定電話で電話を取った後に転送する方法です。
着信したらまずは転送元で電話を取り、発信者と通話した上で、転送先へと手動で電話を転送します。

転送する際は、転送元の電話機を操作することで、指定した転送先への転送が行われる仕組みです。
その際は、発信者に口頭で電話を転送する旨を説明して、了承を得てから転送する必要があります。

ビジネスシーンでは、オフィス内に電話応対の担当者が在籍し、外出中の社員への取り次ぎが必要なケースでよく用いられる機能です。

話中時転送

話中時転送は、回線が使用中の場合に電話を転送する方法です。
通話中で電話が繋がらない場合、事前に設定した連絡先へ電話が転送されます。
電話が繋がる場合は、通常通りに呼び出しが行われます。

ビジネスシーンでは、万が一担当者の通話中に顧客からの電話が入った場合、別の担当者が代理で顧客の電話応対を行うことが可能です。

リモートコントロール

ボイスワープ®には、リモートコントロール（＝遠隔操作）の機能が搭載されています。
あらかじめ転送先と暗証番号を登録しておくことで、外出先からボイスワープ®の設定変更ができるようになります。
ただし、リモートコントロールを利用するには、転送先と暗証番号の事前設定が必須です。

ビジネスシーンでは、外出中の社員が緊急時に転送を開始して社外で電話を受けるなど、電話応対業務の効率化に役立てられます。

まとめ

電話転送機能はボイスワープ®に限らず、多機能ビジネスフォンにも備わっております。
自社におけるビジネス電話環境の見直しをお考えなら、ぜひスターティアにご相談ください。

私たちは、貴社の電話環境構築をトータルでサポートする、利便性の高いビジネスフォンサービスを提供しております。
法人向けのお得なプランを利用することで、最新のビジネスニーズに対応した法人用スマートフォンを低コストで導入可能です。

例として、5GBのデータプランであれば、1台あたり月額約3,000円（税別）でご利用いただけます。
専用アプリをスマートフォンにインストールすれば、社用スマホを用いた内線通話が可能となります。
外出中やリモートワーク中の従業員も、まるでオフィスにいるかのように、電話業務に対応できるでしょう。

また、複数の拠点を内線で繋げば、拠点間の通話が無料となり、社内の連携を一層強化できます。
ビジネスにおける電話環境の構築・改善は、オフィスインフラのプロフェッショナルであるスターティアにご相談ください。

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