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お役立ち記事

2023-08-01 09:00:39

ボイスワープとは?5種類の転送方法の特徴や違い

ボイスワープとは?5種類の転送方法の特徴や違い

社員の外出中などの事情から社内で電話を取れない場面では、電話転送サービスを利用すると便利です。

社員が携帯するスマートフォンなどへ電話を転送することで、大切な電話の取り漏れを防げるようになります。

また、近年はテレワーク(在宅勤務)が普及し、社員がオフィス外で勤務するケースが増えてきました。
電話転送サービスはこうした場面でも役立ち、リモートワーク体制の整備という観点からも注目されています。

ここでは、ビジネスシーンで多くの企業が導入する代表的な電話転送サービス「ボイスワープ®」について解説します。
ビジネスフォンの電話転送をご検討中のご担当者様は、ぜひ参考にお読みください。

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ボイスワープ®とは?

「ボイスワープ®」とは、NTT東日本およびNTT西日本が提供する、自動着信転送サービスを指します。
固定電話に着信した電話を、スマートフォンなど別の電話で受けることができます。

ビジネスシーンにおいては、社員の外出時の電話対応や、テレワークなどの場面で活用されているサービスです。

たとえば、社内の固定電話への着信を、担当者が社外へ持ち出した法人スマホへ転送すると、柔軟な電話対応を実現できます。
外出先や自宅で働く社員が転送された電話を取れるため、社外でもオフィスと同様に電話応対業務ができるようになるのです。

担当者がオフィスに不在の場合も、自社の固定電話宛てにかかってきた大切な電話を取り逃す心配がありません。
電話の取り漏れによる機会損失を防げるのがメリットです。

また、リモートワーク体制が整備されることで、テレワーク推進によるコスト削減や人材の確保などのメリットも期待できます。
近年は多様な働き方へのニーズが高まり、柔軟性の高いテレワークを要望する働き手が多くなっています。
電話転送サービスの導入をはじめとした環境整備を進めることが、企業に多くのメリットをもたらすと考えられているのです。

ボイスワープ®の仕組み

ボイスワープ®のサービスでは、どのような仕組みで固定電話から別の電話機へ転送されるのでしょうか。
電話転送を行う場合は、まず固定電話からの転送設定が必要です。

その際、どの電話機への転送を行うのか、どのような条件のときに転送を行うのか、転送方法を設定します。
転送方法は、大きく「自動転送」「応答後転送」「話中時転送」にわけられます。

自動転送とは、固定電話で電話を取る前に転送する方法です。
また、応答後転送は固定電話で電話を取った後に転送する方法、話中時転送は固定電話の話し中に転送する方法を指します。

これらの転送方法を選択することで、ビジネスシーンでのニーズに適した電話転送が可能となります。
電話応対業務での運用に合わせて、課題を解決できる転送方法を選ぶといいでしょう。

それぞれの転送方法の特徴については、後ほど詳しく解説します。

 

内線転送との違いは?

ボイスワープ®とよく似た機能として、内線転送が挙げられます。

内線転送とは、電話を受けた際に、内線を利用して別の電話機へと転送することです。

たとえば、社内で受けた電話を内線で繋がっている別の部署の担当者に取り次ぐケースでは、内線転送の機能を使っています。
多くの企業で電話の取り次ぎに利用されている、ビジネスフォンの一般的な機能です。

それに対して、ボイスワープ®の電話転送では、外線を利用して別の電話機へと転送するという特徴があります。
外線を利用するため、スマートフォンや内線で繋がっていない固定電話にも電話を転送することが可能です。

ボイスワープ®の設定方法

ボイスワープ®の転送設定は、転送する固定電話からプッシュボタン操作のみで簡単に行えます。
社内で容易に設定できるので、電話応対の担当者の負担になりづらく、場面に応じてこまめな設定変更が可能です。

たとえば、転送を開始・停止する場合は、固定電話から設定用の番号をダイヤルした後、ガイダンスに従ってプッシュボタン操作を行うだけで設定が完了します。
転送先の電話番号を設定したり、転送方法を設定したりする場合も、プッシュボタン操作のみで完結できます。

さらに、事前にリモートコントロール(=遠隔操作)と暗証番号の利用登録が済んでいれば、別の電話機からボイスワープ®の設定をすることも可能です。
社員が法人スマホで外出先から電話転送を開始・停止するといった運用もできるようになります。

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ボイスワープ®の利用料金

ボイスワープ®のサービスを利用するには、固定電話の通話料・通信料とは別にサービス利用料金や回線使用料金が発生します。
導入にあたりこれらの費用を負担することになる点を押さえておきましょう。

ボイスワープ®の月額利用料金は、ビジネスシーンに該当する事務用の場合、1契約者回線ごとに880円(税込)です。
また、事務用の回線使用料金は、通常のボイスワープで2,750円(税込)、INSネット(総合デジタル通信サービス)のINSボイスワープで3,883円~34,100円(税込)となります。

月額使用料
(事務用)
880円/1契約者回線毎
回線使用料金 ボイスワープ 2,750円
※加入電話3級取扱所の場合
  INSボイスワープ
(INSネット64、INSネット64・ライト)
3,883円
※INSネット64の場合
  INSボイスワープ
(INSネット1500)
34,100円

このほかに、転送時の通話料・通信料に関しても確認しておく必要があるでしょう。
ボイスワープ®で電話が転送された場合に生じる通話料・通信料は、電話の発信者から転送元までの料金と、転送元から転送先までの料金にわけられます。

このうち、電話の発信者から転送元までの料金は、通常の電話と同様に発信者が負担します。
その一方で、電話の転送元から転送先までの料金は、ボイスワープ®の契約者が負担することになるのです。

ビジネスシーンに当てはめて考えると、顧客から社内の固定電話までの料金は顧客が負担しますが、社内の固定電話から法人スマホまでの料金は自社が負担することになります。

導入の際は、コスト面も考慮した上で検討するといいでしょう。

ボイスワープ®の具体的な転送方法

ボイスワープ®のサービスには、複数の転送方法の選択肢があります。
転送方法は、大きく「自動転送」「応答後転送」「話中時転送」にわけられます。

このうち、自動転送では「無条件転送」と「無応答時転送」という2つの機能を利用可能です。
それぞれの転送方法の特徴や、ビジネスシーンで電話転送に最適な場面を確認してみましょう。

自動転送

自動転送とは、固定電話で電話を取る前に転送する方法です。
ボイスワープ®では「無条件転送」と「無応答時転送」を選択可能で、主に転送元の電話を呼び出す・呼び出さないという点に違いがあります。

 

無条件転送

無条件転送とは、転送元の電話を呼び出さずに転送する自動転送の方法です。
着信が入ったら電話が直接転送先へ繋がります。
そのため、転送元の電話に出ることはできません。

ビジネスシーンでは、社員が外出中で確実に不在にするケースなど、オフィス外から電話を取りたい場面に適した転送方法です。

 

無応答時転送

無応答時転送とは、転送元の電話を呼び出してから転送する自動転送の方法です。
着信が入ったら、まずは転送元の電話が鳴り、呼び出しが行われます。
呼び出し中に転送元の電話を取れば通話が始まり、転送元の電話を取らなければ転送される仕組みです。

ビジネスシーンでは、社員の在籍状況に合わせて、オフィス内・オフィス外のいずれかで柔軟に電話を取りたい場面に適しています。

応答後転送

応答後転送は、固定電話で電話を取った後に転送する方法です。
着信したらまずは転送元で電話を取り、発信者と通話した上で、転送先へと手動で電話を転送します。

転送する際は、転送元の電話機を操作することで、指定した転送先への転送が行われる仕組みです。
その際は、発信者に口頭で電話を転送する旨を説明して、了承を得てから転送する必要があります。

ビジネスシーンでは、オフィス内に電話応対の担当者が在籍し、外出中の社員への取り次ぎが必要なケースでよく用いられる機能です。

話中時転送

話中時転送は、回線が使用中の場合に電話を転送する方法です。
通話中で電話が繋がらない場合、事前に設定した連絡先へ電話が転送されます。
電話が繋がる場合は、通常通りに呼び出しが行われます。

ビジネスシーンでは、万が一担当者の通話中に顧客からの電話が入った場合、別の担当者が代理で顧客の電話応対を行うことが可能です。

リモートコントロール

ボイスワープ®には、リモートコントロール(=遠隔操作)の機能が搭載されています。
あらかじめ転送先と暗証番号を登録しておくことで、外出先からボイスワープ®の設定変更ができるようになります。
ただし、リモートコントロールを利用するには、転送先と暗証番号の事前設定が必須です。

ビジネスシーンでは、外出中の社員が緊急時に転送を開始して社外で電話を受けるなど、電話応対業務の効率化に役立てられます。

まとめ

ここまで、ビジネスシーンで活用されている電話転送サービス「ボイスワープ®」について解説しました。
電話転送の機能は、ボイスワープ®以外のビジネスフォンにも搭載されています。
社員の不在時やテレワーク(在宅勤務)への対応のために、ビジネスの電話環境を見直す際は、お気軽にスターティアまでご相談ください。

当社では、ビジネスの電話環境を一括でお任せいただける、便利なビジネスフォンのサポートサービスをご用意しています。

法人限定の特別プランでは、昨今のビジネスシーンに欠かせない法人スマホを、コストを抑えながら導入していただけます。
たとえば、データ5GBの場合の参考価格は、月額3,000円以下(税抜き、別途端末代が発生いたします)。

スマホに無料の専用アプリをインストールしていただくことで、社内の電話機と同様にスマホでも内線をご利用いただけるのが魅力です。
外出やテレワークでオフィス外にいる社員も、法人スマホから社内と同じように電話を取れるようになります。

さらに、離れた拠点間を内線化すれば、拠点間は無料の内線通話でコミュニケーションが可能となり、社内の連携強化に役立ちます。
電話転送をはじめとしたビジネスの電話環境は、スターティアに一括でお任せください。

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