コピー機の故障や不具合は、業務効率の大幅な低下につながります。
重要な会議資料の印刷が遅れたり、クライアントへの書類提出が滞ったりすることで、経済的な損失を招く可能性も否定できません。
そこで今回は、コピー機の不調を感じた場合のチェックリストや保守契約の種類、コピー機の修理業者の選び方を解説します。
スターティアが提供するおすすめの保守サービスもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

コピー機の不調を感じたら……基本のチェックリスト

コピー機は使用頻度が高く、定期的なメンテナンスを実施していても突然不具合が発生するケースも少なくありません。
こちらでは、そのような場合に確認すべき6つのポイントをご紹介します。

電源の確認

コピー機の不調を感じたら、まずは電源を確認しましょう。

電源ケーブルが抜けていたり、電源ボタンがオンになっていなかったりするケースはよくあります。
問題がない場合は、一度電源をオフにしてから再起動を行い、コピー機が適切に稼働するかをチェックしましょう。

用紙・消耗品の確認

用紙やトナーなどの消耗品が切れていると、コピー機は動作しません。
用紙が減っている場合は補充し、トナーは軽く振って中身が水平になるようにしましょう。

また、互換品トナーを使用している場合は、トラブルによってコピー機が正常に動作しなくなる可能性があります。

純正品に交換して再度コピー機を動かしてみましょう。

パソコンとの接続を確認

パソコンと接続している場合は、その接続状況も確認しましょう。
USBケーブルがしっかりと挿さっているか、Wi-Fiが安定しているかなどの点をチェックします。
Wi-Fiが不安定な場合は、有線接続に切り替えるのも効果的です。

ドライバー設定の確認

ドライバーが古かったり、設定が間違っていたりする場合は、コピー機が正しく動作しない可能性があります。

メーカーのWebサイトから最新のドライバーをインストールし、同時に設定も見直しましょう。

プリンター設定の確認

コピー機の不具合が生じた場合は、プリンター設定も見直しましょう。
よくあるのが、使用しようとしているコピー機がデフォルトプリンターに設定されていないケースです。

WindowsのPCを使っている場合は、コントロールパネルから「デバイスとプリンター」にアクセスし、デフォルトプリンターを変更しましょう。

IPアドレスの確認

ネットワーク上でコピー機を使用する場合は、IPアドレスが適切に設定されているかを確認する必要があります。
IPアドレスとは、ネットワーク機器に与えられた住所のようなものです。

PCにコピー機を接続する際、IPアドレスの数字の入力ミスなどがあると、機器を正しく認識できなくなってしまいます。
特に、部署異動などにより使用するコピー機が変わった場合は、再度IPアドレスを設定し直すといいでしょう。

修理が必要？コピー機のよくあるトラブルと対処法

コピー機の不具合は、すぐに対処しないと故障などの大きなトラブルにつながる可能性があります。
続いては、コピー機におけるよくあるトラブルとその対処法をお伝えします。

頻繁に紙詰まりが起こる

頻繁に紙詰まりが発生する場合は、用紙のセット方法に問題がある可能性があります。

コピー機のガイドに沿って正しく用紙をセットしましょう。
用紙が斜めになっていたり、量が多すぎたりすると、紙詰まりの原因になります。

また、湿度の高い場所でコピー機を使用している場合は、用紙が波を打ってしまい、紙詰まりが発生するケースもあります。
コピー機の場所を変更したり、給紙トレイに乾燥剤を入れたりして湿気対策を行いましょう。

印刷の質の低下している

コピー機を使用する際に文字のかすれ・ぼやけが生じる場合は、多くがトナーの残量の減少が原因です。

トナーを交換し、正しくセットすれば解消できます。

また、コピー機の汚れによって文字のかすれ・ぼやけが発生している場合もあります。
このケースでは、原稿ガラスやカバーなどの表面を掃除したうえで、コピー機に搭載された内部クリーニングの機能を活用するのがおすすめです。

スキャン機能のトラブルが起きた

コピー機のスキャン機能に不具合が発生した場合は、ネットワーク関連のトラブルが原因と考えられます。
たとえば、最近Wi-Fiルーターを交換した場合は、再度Wi-Fiの設定が必要です。

また、PCがパブリックネットワークに接続している場合は、PC側からコピー機を検索できなくなる可能性があります。
PCの接続先をプライベートネットワークに切り替えたうえで、コピー機に接続できるかをチェックしましょう。

コピー機における保守契約の種類

コピー機をリースや購入する場合は、保守契約も同時に結ぶのが一般的です。
こちらでは、コピー機における保守契約の種類とそれぞれの特徴を解説します。

カウンター保守

カウンター保守とは、基本料金に加えて印刷枚数に応じた保守料金を毎月支払うことで、保守サービスが受けられる契約形態です。

モノクロ印刷とカラー印刷それぞれに1枚あたりの単価が設定されており、カラーのほうが印刷単価は高くなります。
コピー機の保守契約の中でもっとも多くの方が利用しているタイプです。

キット保守

キット保守とは、トナーの購入で感光体ユニットを貸し出し、トナーがなくなるまで保守サービスが受けられる契約形態です。

保守サービスを延長したい場合は、トナーを再度購入する必要があります。
カラーコピー機は対象外のケースが多い点や、印刷枚数が多いとすぐに保守契約が終了してしまう点などを踏まえると、基本的には小規模オフィス向けのサービスです。

スポット保守

スポット保守は、コピー機の故障が発生した場合に、その都度修理などを依頼する方式です。

個別の契約を結ぶ必要がないため、毎月の基本料金などがかからないのが魅力です。

ただし、トナーや用紙などの消耗品は自己負担となるのに加えて、コピー機が故障した場合には技術料や出張料を含めた修理費を支払う必要があります。
コピー機の使用頻度が高く、頻繁に保守サービスを依頼する場合は、保守契約を利用したほうがコストを抑えられます。

年間保守

年間保守は、1年間の期間を設けて修理などのサービスを保証する契約です。
商品購入後1年間は無償の保守サービスが受けられますが、トナーやパーツなどの費用は含まれていません。

コピー機が壊れた？具体的な修理の流れ

コピー機の故障が疑われる場合は、どのように修理するといいのでしょうか。
こちらでは、コピー機の修理の流れを具体的に解説します。

保守契約を結んでいる場合

コピー機や複合機が故障した際、保守契約を結んでいる場合は、契約を結んだリース会社や購入した場所に問い合わせるのが基本です。

また、購入やリース時には、修理やメンテナンスを対応してくれる営業所を教えてもらえる場合もあります。

保守契約では、劣化や不調による故障の修理費用は基本的に無料です。

ただし、自分で修理しようとしてコピー機・複合機を分解すると、保守契約の範囲を逸脱してしまい、保守契約の保険サービス外の扱いになることがあります。
コピー機が故障した場合は、自分で修理を試みずに専門業者に依頼することが重要です。

保守契約を結んでいない場合

コピー機の故障が疑われる場合、保守契約を結んでいないのであれば、スポットで修理を依頼することになります。
各メーカーや「スポット修理センター」と呼ばれるコピー機の修理専門業者に問い合わせましょう。

コピー機の修理業者の選び方

コピー機の修理は、業者によって品質が大きく異なります。
続いては、コピー機の修理業者の選び方を4つの視点で解説します。

評判や口コミをチェックする

評判や口コミは、修理業者選びの大きな指標となります。
口コミサイトやSNSなどを使って、気になる業者の評判をチェックしましょう。

評判や口コミを確認する際は、技術面だけではなく担当者の対応も確認することが大切です。

コピー機の修理業者とは長いつき合いになる可能性があります。
そのため、「連絡をしてもなかなか電話に出ない」「担当者が毎回変わる」などがあると、コピー機の保守を安心して任せられません。

対応エリアをチェックする

コピー機の修理業者を選ぶ際は、対応エリアもチェックしましょう。
対応エリアに自社が含まれていないと修理を依頼することができません。

また、対応エリアが狭い場合、今後の事務所移転などにより利用できなくなる可能性があります。
対応エリアに自社が含まれている場合でも、営業所から遠いと対応が遅れるおそれがあるため注意が必要です。

特に、スポット修理を検討しているのであれば、修理のたびに距離に応じた出張費も発生します。

修理費用を比較する

修理業者の候補が見つかったら、修理費用を比較しましょう。
修理業者によっては、同じ修理を行う場合でも価格が異なるケースがあります。

相見積もりを取ったうえで、費用とサービスのバランスがいい業者を選ぶのがおすすめです。

まとめ

今回は、コピー機の修理が必要な場合のチェックリストや、保守契約の種類、修理業者選びのポイントをお伝えしました。

コピー機まわりの不具合やトラブルにお困りの場合は、「スターティア訪問サポート」をご検討ください。

こちらはコピー機の設定や故障、通信障害などが発生した場合にお電話や訪問にてサポートを行うサービスです。
ご連絡いただいた際、トラブルの内容に応じてプロの担当者が対応いたします。

利用制限回数がないため、契約後は定額で何度でもご依頼が可能です。
コピー機だけではなく、オフィス環境の整備に必要なさまざま製品を提供しているスターティアだからこそ実現できるサービスのため、まずはお気軽にお問い合わせください。

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資格

一般建設業 東京都知事許可（電気通信工事業）：(般-4)第148417号
古物商 東京都公安委員会許可（事務機器商）：第304361804342号
労働者派遣事業 厚生労働省許可：派13-316331
小売電気事業者 経済産業省登録：A0689
電気通信事業者 総務省届出：A-29-16266
媒介等業務受託者 総務省届出：C1905391

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