プリンターの設定ミスが原因で、定期的に印刷トラブルを起こすオフィスは少なくありません。

多くの印刷トラブルは、ドライバーを適切にインストールしていなかったり、プリンター側の設定にミスがあったりすることで発生するものです。

そこで今回は、Windowsのプリンター設定に関する基本手順やトラブルシューティングをご紹介します。

頻繁に起こりやすいトラブルと原因、その解決策まで解説しますので、ぜひ参考にしてください。

【Windows10】プリンターの基本的な設定手順

ここでは、Windows10におけるプリンターの基本的な設定手順を解説します。

プリンターの接続

まずは、プリンターをPCに接続しましょう。

接続方法はプリンターの種類やモデルにより異なりますが、一般的にはUSBケーブルやWi-Fiを使用します。

Wi-Fi接続の場合、プリンター側でWi-Fi設定を済ませておきましょう。

プリンタードライバーのインストール

プリンターを操作するためには、適切なドライバーが必要です。

最新のプリンタードライバーはプリンターの製造元のWebサイトからダウンロードできます。

また、Windows Updateを通じてドライバーの更新も行えます。

プリンターの追加

「スタート」ボタンをクリックし、「設定」「デバイス」の順に選択します。

続いて「プリンターとスキャナー」を選び、「プリンターまたはスキャナーを追加する」をクリックしてください。

プリンターが検出されたら、「デバイスの追加」を選択しましょう。

以上、Windows 10でプリンターを設定するための基本手順となります。

これらは一般的な方法であり、プリンターのモデルや状況によって具体的な操作手順は異なります。

プリンターを追加する前に、各モデルのマニュアルや製造元のサポート情報を確認することが大切です。

よく使うプリンターを設定する方法

Windows 10では、頻繁に使用するプリンターをデフォルトとして設定できます。

印刷作業をより簡単に行えるため、あらかじめ設定することをおすすめします。

設定方法ですが、画面の左下にあるロゴをクリックし、スタートメニューを開いてください。

スタートメニューを開いたら「設定」をクリックします。

次に、設定画面で「デバイス」を選択します。

デバイス画面の左側のメニューから「プリンターとスキャナー」を選ぶと、右側にインストールされているプリンターの一覧が表示されます。

この一覧から、デフォルトに設定したいプリンターを探して、その機種名を選択し「規定に設定」をクリックします。

これにより、選択したプリンターがデフォルトのプリンターとなります。

よく使うプリンターを設定すれば、印刷時に毎回プリンターを選ぶ手間が省けます。

日々の印刷業務も、効率的に遂行できるでしょう。

もちろん、印刷ダイアログからほかのプリンターを選択することも可能です。

プリンターとPCのネットワーク接続設定とは？

ここでは、プリンターをPCに繋げるためのネットワーク設定について解説します。

IPアドレスの設定

プリンターとPCをネットワークで接続するためには、両者のIPアドレスを適切に設定する必要があります。

プリンターのIPアドレスは、「自動設定」と「手動設定」いずれかで取得するのが一般的です。

自動設定とは、プリンターをルーターに接続した際に、自動的にIPアドレスを取得する方法です。

簡単に設定できる一方、ルーターを再起動することでIPアドレスが初期化され、自動的に変わる恐れがあります。

手動設定は、ユーザー自らがプリンターのIPアドレスを設定する方法です。

設定に手間がかかるものの、IPアドレスを固定できるため、ルーターの再起動などで自動変更されることがありません。

以下、EPSONの複合機である「PX-M7090FX」において、IPアドレスを手動設定する手順をまとめました。

1. プリンターの電源を入れる
2. 操作パネルのホーム画面から「設定」を選択する
3. 「本体設定」「ネットワーク設定」「詳細設定」

なお、DHCP機能でIPアドレスを自動設定する場合、「手動設定」ではなく「自動設定」を選択してください。

プリンタードライバーのインストール

PCでプリンターの機能を使用するため、ドライバーのインストールを行います。

まず、インストールするプリンタードライバーを選び、ダウンロードしてください。

プリンターにCD-ROMが付属する場合、読み取ることでドライバーをインストールできます。

ただ、CD-ROMに収録されているドライバーのバージョンが古い可能性もあります。

基本的にはメーカーサイトから最新バージョンのドライバーをダウンロードするのがおすすめです。

プリンター設定で発生しやすいトラブルとは？

プリンター設定時に発生しやすいトラブルと、その解決策をわかりやすく解説します。

プリンターが「オフライン」や「一時停止」状態になっている

プリンターの設定が「オフライン」に設定されているか、印刷ジョブ実行中に用紙切れなどのトラブルが発生した場合、「オフライン」や「一時停止」状態になる可能性があります。

この問題は、プリンターの設定画面で「オフラインで使用する」や「一時停止」のチェックを外すことで解決可能です。

別のプリンターに繋がっている

Windows 10では、最後に使用したプリンターが自動的に「通常使うプリンター」として設定されるため、意図せず別のプリンターに接続されることがあります。

これを防ぐためには、「Windowsで通常使うプリンターを管理する」機能をオフにし、希望のプリンターを「通常使うプリンター」として設定してください。

Windows 10アップグレード後に起こるトラブル

旧OSからWindows 10へのアップグレード直後、USB接続をしたらプリンターが使えなくなることがあります。

これは、Windows Updateをインストールした後に、リストに同名のプリンターが複製されることが原因です。

複製されたプリンタを指定して印刷するか、元のプリンターのポートを複製しているプリンタのポートに変更することで解決するでしょう。

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まとめ

プリンターは初期設定でつまずきやすく、「印刷できない」「認識されない」といったトラブルがたびたび起こります。

メーカーサイトや付属の説明書を参考に、プリンターとPCの接続設定を行いましょう。

何度取り組んでも解決しない場合、スターティアをはじめとするオフィスインフラのプロフェッショナルにご相談ください。

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